Los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de la realización de la asamblea general o de la junta de socios las decisiones que se tomaron en ella, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o los estatutos. Si la decisión debe ser inscrita en el registro mercantil, los 2 meses se contarán a partir de la fecha de inscripción.
La Ley 1563 del 2012, al derogar de manera expresa el artículo 194 del Código de Comercio (2017), permitió que la cláusula compromisoria fuera válida para someter a la justicia arbitral las acciones de impugnación contra actos de asambleas, juntas de socios y juntas directivas. Por consiguiente, salvo estipulación contraria, los conflictos societarios se pueden resolver por vía arbitral (SSC, Oficio 220-039887, 2014).
Dentro de los derechos por la calidad de accionista o socio está el de impugnar las decisiones del máximo órgano social; no obstante, omitir el trámite de sucesión tras el fallecimiento de un socio o accionista impide ejercer el derecho a designar un representante de las partes alícuotas del capital que formen parte de la sucesión ilíquida (SSC, Oficio 220-188226, 2016).
La sociedad deberá llevar un libro debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales serán firmadas por el presidente, o quien haga sus veces, y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. El representante legal de la sociedad y cualquier persona designada por los asistentes a la reunión del máximo órgano social para desempeñarse como presidente o secretario está obligado a firmar el acta de la reunión en la que obró como tal. Si esta no es firmada, podrá suscribirla el revisor fiscal (SSC, Oficio 220-013664, 2012).
Cuando no se levanta el acta de la asamblea o cuando aquella carece de las formalidades exigidas, pueden usarse los medios de prueba previstos en la legislación civil para acreditar las decisiones adoptadas o los hechos ocurridos en la reunión (SSC, Concepto 006265, 2006).
La asamblea o junta de socios es autónoma en decidir si autoriza o no el uso de los sistemas o herramientas que considere idóneos para documentar las reuniones, ya que no existe ninguna restricción legal. Aun así, se tiene que elaborar el acta correspondiente, la cual debe ser aprobada y suscrita por los miembros competentes y cumplir con las exigencias legales (SSC, Oficio 220-122882, 2017).
2.15. Funciones de la asamblea o junta de socios
•Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.
•Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores.
•Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes.
•Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente.
•Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del revisor fiscal, según el caso.
•Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados.
•Constituir las reservas ocasionales.
•Las demás que se señale en los estatutos o las leyes.
2.16. Los administradores de la sociedad
La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones y restricciones deben constar expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil (Código de Comercio, 2017, art. 196)
Si bien en los estatutos se debe fijar el periodo durante el cual el administrador ejercerá sus funciones, el órgano competente para su designación no está imposibilitado para removerlo en cualquier momento. Esta persona, que rige los destinos de la sociedad, debe contar con el apoyo de quienes efectúan su designación. (SSC, Oficio 220-153738, 2016)
Las personas jurídicas, entre las que se encuentran las sociedades comerciales, pueden comparecer directamente dentro de los procesos judiciales, por conducto de su representante o representantes legales, independientemente de si estos tienen o no la calidad de abogado, pues el Código General del Proceso les reconoce y concede capacidad para comparecer y asumir la representación y la defensa judicial del ente societario, indicó la Superintendencia de Sociedades. Sin embargo, el representante legal puede conferir poder a un tercero para que, en nombre y representación de la sociedad, asuma la defensa judicial de los intereses de la misma, si lo considera apropiado, teniendo en cuenta lo establecido tanto en la ley como en los estatutos. En este evento, el tercero sí debe ser abogado legalmente autorizado. (SSC, Oficio 220-049065, 2016)
También de acuerdo con esta entidad de vigilancia y control, ninguna norma prohíbe ejercer simultáneamente el cargo de representante legal y contador de una compañía, siempre y cuando no exista confusión de funciones que genere traumatismos para la misma o terceros y que los estatutos no establezcan lo contrario. (SSC, Oficio 220-108782, 2014)
En ese mismo sentido, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) señaló que en la Ley 43 de 1990 no existe impedimento expreso para que el contador de una entidad pueda ser el representante legal de esta; situación distinta si pretende avalar con su firma los estados financieros en calidad de revisor fiscal, ya que el artículo 50 sí lo prohíbe expresamente (Ley 43 de 1990). Sin embargo, de acuerdo con los principios básicos de la ética profesional, el contador público no debe prestar sus servicios profesionales si alguna situación afecta su imparcialidad e influye indebidamente en su juicio profesional. Por un principio de control interno relacionado con la segregación de funciones, la existencia de dicha situación podría resultar inconveniente, dado que las funciones de aprobación y registro recaerían sobre la misma persona. En dichas circunstancias, el profesional debería decidir si ejerce como representante legal o como contador, so pena de incurrir eventualmente en riesgo de sanción por comportamiento ético inapropiado (CTCP, Concepto 868, 2015).
En concepto de la SIC, no es necesario que el suplente del representante legal demuestre ante terceros la ausencia o incapacidad del principal para ejercer el cargo, pues se presume su aptitud jurídica para actuar, según el principio de buena fe y el artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (SIC, Concepto 79411, 2013).
Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente frente a los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal. El administrador que incurra en conductas que impliquen conflicto de interés o competencia con la sociedad, en violación de la ley y sin autorización de la asamblea general de accionistas o junta de socios, responde solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que les cause a los asociados, a la sociedad o a terceros. Así lo dispuso el Decreto 1925 del 2009, el cual reglamentó el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 sobre los deberes de los administradores.
Cuando el administrador de la sociedad quiera participar en actividades que impliquen competencia con la entidad o en actos en los cuales exista conflicto de intereses, debe obtener autorización de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas (SSC, Concepto 220-008695, 2007). En ese sentido, la celebración de contratos con los accionistas mayoritarios de la compañía representa un manifiesto conflicto de interés a los administradores que participen en el respectivo negocio, teniendo en cuenta la relación de dependencia que existe entre estos últimos y los primeros, la cual es de suficiente entidad como para comprometer el juicio objetivo de aquellos funcionarios en el curso de una determinada operación. Dicho conflicto de interés se concreta en