Las sociedades sometidas a inspección y vigilancia deberán comunicar a la SIC la fecha, la hora y el lugar en el que se verificará toda reunión de la junta de socios o de la asamblea, con el fin de que se designe un delegado, si se estima pertinente. No obstante, la SIC, retomando la Resolución Única 400 de 1995, ha puntualizado que, a menos de que esta entidad solicite en cada caso particular el envío de la información relativa a la celebración de la reunión ordinaria del máximo órgano social de una sociedad sometida a su inspección, vigilancia o control, no se debe informar al respecto.
Todo asociado puede hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o de la asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado —la persona que pueda sustituirlo—, si es el caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos señalados en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior solo requerirán las formalidades aquí previstas.
Los derechos políticos de los asociados pueden ser ejercidos directamente o no, teniendo en cuenta que esto depende de su fuero interno, por lo que no se les puede sancionar por actuar a través de un apoderado. Igualmente, los socios de cualquier compañía pueden ser representados por cualquier persona natural o jurídica (SSC, Oficio 220-082201, 2017).
El poder para hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social no debe especificar necesariamente la época para la cual se confiere; en efecto, puede otorgarse para tanto una fecha o época determinada como para un periodo o lapso, desde que los términos sean claros y se permita conocer la voluntad del poderdante, para inferir la validez y vigencia del documento. Teniendo en cuenta que la ley no consagró requisitos adicionales a los previstos en el artículo 184 del Código de Comercio (2017), entre ellos, que conste por escrito y que se indique de manera clara el nombre del apoderado y el de la persona que lo pudiere sustituir, si es el caso, no es jurídicamente viable exigir a los asociados que deseen otorgar poder que el apoderado detente la calidad de abogado y que se realice presentación personal del documento, por lo que la administración no puede hacer obligatorias dichas exigencias (SSC, Oficio 220-034525, 2016).
La titularidad de los derechos que tienen los accionistas, los cuales son personalísimos y no deben tener en cuenta el monto del aporte o la participación porcentual que tenga cada uno dentro de la composición del capital social, indica como no viable jurídicamente establecer en los estatutos la obligación de los accionistas minoritarios de ser representados por un apoderado previamente postulado por ellos. Una situación distinta es que uno o varios accionistas, de manera individual o conjunta, decidan voluntariamente nombrar un apoderado que los represente en sus actuaciones frente a la sociedad. Los accionistas pueden disponer de los mencionados derechos, de manera individual y concreta, teniendo en cuenta que la administración respectiva les debe brindar a los asociados un tratamiento equitativo que los cobije a todos por igual (SSC, Oficio 220-022296, 2016).
La asistencia del asociado supone la revocatoria tácita del poder otorgado. Por ello, en principio, no deben asistir en forma concurrente a las reuniones del máximo órgano social el poderdante y el apoderado social.
En lo que a reuniones no presenciales se refiere, siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata, de acuerdo con el medio empleado. Para evitar que se vean atropelladas las mayorías accionarias en las asambleas y juntas directivas donde se va a utilizar este nuevo mecanismo, es obligatorio tener la presencia de un delegado de la SSC, que deberá solicitarse con 8 días de anticipación (SSC, Oficio 220-000817, 2005).
Para adoptar válidamente las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva, al amparo del artículo 20 de la Ley 222 de 1995, relativo a otro mecanismo para la toma de decisiones, es requisito sine qua non que todos y cada uno de los accionistas expresen de manera inequívoca el sentido del voto, sin que el silencio pueda entenderse como voto positivo, ya que la norma, cuyo carácter es imperativo, no lo permite, so pena de resultar viciadas de ineficaces las decisiones cuando alguno no se manifieste expresamente o se exceda del término legal exigido. Al modificar el libro segundo del Código de Comercio, la disposición mencionada estableció la posibilidad tanto de celebrar reuniones no presenciales como de adoptar decisiones por escrito, sin la necesidad de convocatoria o concurrencia a un lugar específico en el domicilio del ente social, ni la premura de reuniones concertadas y rígidas, las cuales, actualmente, son más difíciles de lograr (SSC, Oficio 220-042770, 2016).
Los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o de la junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. Según la SSC, el término empleado no se restringe al trabajador de la compañía, sino a cualquier persona que preste servicios. Además, como el contador guarda estrecha relación con la información reflejada en los estados financieros, no puede aprobar o improbar aquello en cuya creación participó (Oficio 220-038772, 2012).
El socio que tenga carácter de administrador (representante legal o miembro de la junta directiva) está impedido para representar cuotas o acciones diferentes a las propias en las reuniones del máximo órgano, así como para votar en los balances. De esta manera, si en la votación el socio no ostenta tal calidad, no será sujeto de la restricción (SSC, Oficio 220-083324, 2017). Esta prohibición, prevista en el artículo 185 del Código de Comercio (2017), no aplica en los casos de curaduría, pues esta figura comporta la representación del pupilo por disposición de la ley, precisó la Superintendencia. Conforme al Código General del Proceso, incumbe al tutor o curador representar o autorizar al pupilo en los actos judiciales y extrajudiciales que le conciernan y puedan menoscabar sus derechos e imponerle obligaciones. La entidad recordó que la norma solo aplica para los casos expresamente contemplados en esta (representación legal), por lo que no es posible extenderla por analogía (SSC, Oficio 220-152722, 2015).
Las reuniones se realizarán en el domicilio principal de la sociedad, según lo dispuesto en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. En caso de que la asamblea o junta de socios no se pueda llevar a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de personas, cualquiera sea la cantidad de acciones representada. La nueva reunión debe efectuarse no antes de 10 días ni después de treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión (Código de Comercio, 2017, art. 429).
Una vez reunida la junta de socios o la asamblea general, las decisiones que se tomen, de acuerdo con los estatutos o la ley, obligarán a todos los socios —aun a los ausentes o disidentes—, siempre y cuando tengan un carácter general. A su turno, el artículo 430 del Código de Comercio (2017) prescribe que:
[…] las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas. Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos.
Según la SSC, las deliberaciones de la asamblea deben reanudarse dentro