Disuelta la sociedad, se procederá de inmediato a su liquidación; en consecuencia, esta no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. El nombre de la sociedad disuelta deberá adicionarse siempre con la expresión “en liquidación”. Los encargados de realizarla responderán de los daños y perjuicios que se deriven por dicha omisión.
Las sociedades en liquidación no pueden arrendar sus bienes. El liquidador y el revisor fiscal que no se opongan a su celebración serán responsables frente a la sociedad, los asociados y los terceros, en forma ilimitada y solidaria (SSC, Concepto 220-12669, 2005). No obstante, las sociedades en liquidación pueden conservar su establecimiento de comercio si prueban que es necesario que opere para cumplir los fines de la liquidación y mantener su integridad económica, con el objeto de que sea enajenado. En todo caso, el establecimiento debe transferirse cuando llegue la fecha de extinción de la sociedad (SSC, Oficio 220-126592, 2011). La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador especial, nombrado conforme a los estatutos o la ley.
Quien fue representante legal de una sociedad puede ser su liquidador siempre que los socios aprueben previamente las cuentas de su gestión (Código de Comercio, 2017, art. 230; SSC, Concepto 220-001773, 2007). La persona designada frente a una sociedad para adelantar el trámite de liquidación judicial funge en su múltiple condición de auxiliar de justicia, administrador, representante legal y liquidador, cuya capacidad jurídica le permite formar parte y, por supuesto, actuar en representación de la empresa en liquidación. De esta manera, puede asumir legalmente la defensa ante cualquier acción legal en contra de la compañía; por lo tanto, el liquidador, como representante legal de la sociedad en liquidación, es la persona facultada para ser notificada de cualquier acción jurisdiccional o administrativa en contra de esta (SSC, Oficio 220-004640, 2016).
Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán informar a los acreedores sociales el estado de liquidación en el que se encuentra la sociedad. Una vez disuelta, deberá anunciarlo mediante un aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en un lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad (Código de Comercio, 2017, art. 232).
El inventario que servirá de base para la liquidación de la sociedad incluye, además de la relación pormenorizada de los distintos activos sociales, todas las obligaciones, con especificación de prelación y orden legal para su pago, incluso de aquellas cuyo cumplimiento está pendiente, al igual que las condicionales o litigiosas, respecto de las cuales deberá constituirse una reserva adecuada en poder de los liquidadores, si llegan a hacerse exigibles, que se distribuirá entre los asociados en caso contrario. La SSS (Oficio 220-037109, 2016) afirmó que, si termina la liquidación sin que se haya definido la suerte de las obligaciones pendientes, la reserva tendrá que depositarse en un establecimiento bancario, según lo dispone el artículo 245 del Código de Comercio (2017).
Si se omite relacionar una acreencia en la elaboración del inventario que sirve como base para la liquidación privada de una sociedad, se incurre en un error que puede generar la nulidad de lo actuado, porque el proceso liquidatorio no se da por cumplido hasta tanto el crédito no esté recaudado o castigado (SSC, Concepto 220-51819, 2004).
Los liquidadores deben elaborar un inventario en el que se incluya, además de la relación de los activos sociales, todas las obligaciones de la sociedad. Por ello, si se omite indicar las obligaciones existentes a cargo de su administración, se le podrá exigir judicialmente el reconocimiento de indemnizaciones (SSC, Oficio 220-158516, 2016).
Por otro lado, la muerte del usufructuario, que trae como consecuencia la extinción del usufructo, implica la terminación de la existencia de la persona natural o la persona jurídica, si es el caso. La terminación de esta última se lleva a cabo a través de la culminación del proceso de liquidación, por lo que es posible equiparar la muerte de las personas naturales con la liquidación de las personas jurídicas. Por lo tanto, si la sociedad receptora del derecho de usufructo se liquida, este no es susceptible de repartirse entre sus accionistas como un derecho que forma parte del activo social. La consecuencia de la liquidación, que trae aparejada la terminación de la existencia de la persona jurídica, es la extinción del usufructo. En todo caso, las utilidades pendientes de ser repartidas, es decir, aquellas que se generaron y que no hayan sido percibidas por el usufructuario durante el proceso de liquidación, le pertenecerán a este, de acuerdo con lo establecido en el artículo 849 del Código de Comercio (2017), como frutos civiles, día por día (SSC, Oficio 220-201132, 2016). Dentro de las funciones de los liquidadores están:
•Continuar y concluir las operaciones sociales pendientes al momento de la disolución.
•Cobrar los créditos activos de la sociedad, incluidos los que correspondan a capital suscrito y no pagado en su integridad.
•Obtener la restitución de los bienes sociales que estén en poder de los asociados o de terceros, a medida que se haga exigible su entrega, así como restituir las cosas de las que la sociedad no sea propietaria.
•Vender los bienes sociales, con excepción de aquellos que por razón del contrato o disposición expresa de los asociados deban distribuirse en especie.
•Llevar y custodiar los libros y la correspondencia de la sociedad y velar por la integridad de su patrimonio.
•Liquidar y cancelar las cuentas de los terceros y de los socios.
•Rendir cuentas o presentar estados de la liquidación, cuando lo considere conveniente o se lo exijan los asociados.
•Pagar las obligaciones sociales, de acuerdo con las disposiciones legales sobre prelación de créditos.
Pagado el pasivo externo de la sociedad, se distribuirá el remanente de los activos sociales entre los asociados, conforme a lo estipulado en el contrato o a lo que ellos acuerden. La distribución se hará constar en un acta, la cual se protocolizará en una notaría. Hecha la liquidación de lo que a cada asociado corresponda en los activos sociales, los liquidadores convocarán a la asamblea o a la junta de socios para que aprueben las cuentas finales de la liquidación.
Es pertinente advertir que ante la cámara de comercio se debe presentar el paz y salvo de pago de los impuestos a cargo de la empresa, para que aquella cancele la inscripción de la sociedad en el registro mercantil.
Cuando la sociedad se encuentre liquidada, esto es, con la inscripción en el registro mercantil del acta contentiva de la cuenta final de la liquidación, solo subsisten acciones de los asociados y de los terceros contra el liquidador. Como lo prevé el artículo 255 del Código de Comercio (2017), ya no se trata de acciones contra la sociedad que puedan seguirse contra el liquidador como administrador de ese patrimonio social, sino de acciones derivadas de sus funciones; adicionalmente, la providencia recordó que las acciones contra los liquidadores prescriben en 5 años, a partir de la fecha de aprobación de la cuenta final de la liquidación. Así mismo, la efectividad de los derechos de los terceros contra el liquidador por actos de la sociedad solo puede intentarse