Los anteriores libros (excepto los de contabilidad), para que puedan servir de prueba deben haberse registrado previamente ante la cámara de comercio y demás autoridades competentes. Solo se pueden registrar libros en blanco; para registrar un nuevo libro, se requiere que al anterior le falten pocos folios por utilizar o que deba restituirse por faltas ajenas al ente económico (Decreto Reglamentario 2649 de 1993).
En los libros de comercio está prohibido alterar sus asientos, dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos, borrar o tachar en todo o en parte los asientos y arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilarlas (Código de Comercio, 2017, art. 57).
Así mismo, la norma comercial señala que el registro de los libros de comercio se puede hacer sobre archivos en medios electrónicos; se entiende como tal cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medio electrónico, óptico o similar, que garantice las condiciones y requisitos para su conservación (Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015).
El registro de estos libros debe surtirse ante la cámara de comercio del domicilio de comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para el efecto, mediante instrucciones que imparta la SIC, de manera que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información (Decreto Único Reglamentario 1077 del 2015).
2.2.4. Registro regular de la contabilidad como deber del empresario
El segundo de los deberes del comerciante es llevar la contabilidad regular de sus negocios. El Decreto Ley 19 del 2012 suprimió el registro de los libros de contabilidad ante la cámara de comercio; no obstante, se mantiene este deber, entendiendo que la contabilidad se debe llevar en idioma castellano, por el sistema de partida doble y en libros, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.
La Superintendencia de Sociedades señala que la contabilidad debe continuar siendo llevada según los principios generalmente aceptados, de manera que garanticen la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. Los libros de contabilidad pueden llevarse en archivos electrónicos; para ello, seguirán las condiciones establecidas en la Ley 527 de 1999, así: a) la información que contenga debe ser accesible para su posterior consulta; b) el mensaje de datos o el documento debe conservarse en el formato que se haya generado; c) los archivos deben permitir determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento (SSC, Circular Externa 100-000003, 2015).
Los libros de contabilidad se asentarán en orden cronológico, con las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, con el comprobante que lo respalde. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación, en el cual se indicará el número, la fecha, el origen, la descripción y la cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
2.2.5. El deber de conservar los libros y documentos del comerciante
Con la entrada en vigencia de la Ley 962 del 2005, el comerciante deberá conservar sus libros y documentos por el término de 10 años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, a través de cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Tal como se mencionó en el aparte anterior, cuando se utilice para su conservación un medio electrónico, se debe garantizar el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley 527 de 1999.
A su vez, la Ley 795 del 2003 reglamentó que los libros y documentos de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deben conservarse por un periodo no menor de 5 años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales.
2.2.6. Reserva y exhibición de los libros de comercio
Según lo descrito en los apartados anteriores, es importante resaltar que los libros y documentos del comerciante son reservados: no pueden examinarlos personas distintas de sus propietarios o quienes no estén autorizados para los fines indicados en la Constitución Política de Colombia de 1991 (2016).
Para efectos tributarios o judiciales, así como para casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley (Constitución Política, 2016, art. 15).
Los funcionarios de la rama judicial y ejecutiva del poder público solo podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y documentos del comerciante en casos relacionados con la tasación de los impuestos o para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común; también para la investigación de delitos y en procesos civiles (Código de Comercio, 2017, art. 63). El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros que violen la reserva de estos serán sancionados conforme lo establece el Código Penal (Ley 599 del 2000), sin perjuicio de las demás sanciones que resulten pertinentes.
El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en pena de prisión de 5 a 8 años, siempre que la conducta no constituya un delito sancionado con pena mayor (Ley 599 del 2000, art. 194).
El Código General del Proceso señala que la exhibición de los libros y documentos del comerciante puede ordenarse de oficio o a solicitud de parte. La diligencia se practicará ante el juez del lugar en que los libros se lleven y se limitará a los asientos y documentos que tengan relación necesaria con el objeto del proceso y la comprobación que cumplen con las prescripciones legales. El comerciante que no presente ninguno de sus libros, a pesar de habérsele ordenado la exhibición, quedará sujeto a los libros de su contraparte que estén llevados en forma legal, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio (Ley 1564 del 2012, art. 268). Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar de oficio o a instancia de parte la exhibición y examen general de los libros y documentos de un comerciante, en los casos de quiebra y liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades (Código de Comercio, 2016, art. 64).
2.3. Eficacia probatoria de los libros y documentos de comercio
Los libros y documentos del comerciante, con el lleno de los requisitos y formalidades que exige la ley comercial, constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí. En las demás cuestiones, aún entre comerciantes, solo harán fe contra quien lo lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que sea desfavorable. En las cuestiones no mercantiles con personas no comerciantes, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará sea completada con otras pruebas (tabla 2) (Ley 1564 del 2012, art. 264).
Tabla 2. Eficacia probatoria de los libros y documentos de comercio
| Reglas | Valor probatorio |
| 1. Los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales | Se decide conforme al contenido de sus asientos. |
| 2. Los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan. | Los libros y documentos constituyen una confesión. |
| 3. Los libros de una de las partes no se ajustan a la ley. | Se decide conforme a los de la contraparte que los lleva debidamente, siempre que no se desvirtúe su contenido. |
| 4. Los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales. | Se prescinde de esta prueba. |
| 5. Los libros de una de las partes se ajustan a la ley, mientras que la otra no los lleva, los oculta o no los presenta. | Se decide conforme a los de aquella, sin admitir prueba en lo contrario. |
Fuente: elaboración propia con base en (Ley 1564 del 2012, art. 264).
2.4. Prohibición de ejecutar actos de competencia desleal
Otro deber que se indica al empresario es que debe