Las cámaras de comercio no matricularán a un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, en virtud del control de homonimia; tampoco se podrán registrar como nombre las expresiones y abreviaturas que identifiquen el tipo de sociedad (limitada, sociedad anónima [S. A.], sociedad por acciones simplificada [S. A. S.], etc.) o palabras destinadas para instituciones financieras (“compañías de financiamiento”, “compañías de Leasing”, “cajas de ahorro”, etc.).
La matrícula mercantil de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio deberá renovarse en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año, cualquiera que sea la fecha de la matrícula mercantil (Decreto Reglamentario 668 de 1989). El inscrito informará a la cámara de comercio la pérdida de calidad de comerciante o cualquier cambio referente a la actividad comercial.
La pérdida de la calidad de comerciante o cierre del establecimiento de comercio lleva implícita la petición de la cancelación de la matrícula mercantil; cuando el comerciante no haya cancelado las renovaciones atrasadas, deberá hacerlo de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado (Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015).
2.2.2. Del registro de auxiliares del comercio y actos
Los auxiliares del comerciante, como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, deben registrarse ante cámara de comercio dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades (Código de Comercio, 2017, art. 28). La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) señala en su Circular Externa 10 del 2001 que las cámaras de comercio deberán tener los libros necesarios para el registro de actos y documentos (tabla 1).
Tabla 1. Libros necesarios para el registro mercantil
| Libro | Asuntos |
| Libro 1. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales. | — Escritura pública o documento privado de celebración.— Sentencia o escritura pública de liquidación de la sociedad conyugal. |
| Libro 2. De las incapacidades e inhabilidades. | — Providencia que declara la inhabilidad e incapacidad.— Providencia que suspenda o dé por terminada la inhabilidad e incapacidad.— Acta o diligencia de posesión que inhabilita al comerciante.— El documento que acredita la cesación de inhabilidad. |
| Libro 3. Del concordato y la liquidación obligatoria. | — La providencia de apertura o cumplimiento del concordato.— La providencia de apertura o terminación de la liquidación obligatoria. |
| Libro 4. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones. | — Las autorizaciones y revocaciones a menores de edad para que ejerzan el comercio. |
| Libro 5. De la administración de los bienes del comerciante. | — Todo acto que confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes del comerciante. |
| Libro 6. De los establecimientos de comercio. | — La apertura y cierre de sucursales y agencias.— Los actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio.— La oposición de los acreedores de enajenar el establecimiento de comercio.— Actos que protocolizan que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia.— El documento por medio del cual se haga constar una situación de control o de grupo empresarial. |
| Libro 7. De los libros. | — Los libros de comercio y demás actos por los cuales la ley establezca la formalidad de registro.— La dirección de la página web y sitios de internet, respecto de las personas naturales. |
| Libro 8. De las medidas cautelares y demandas civiles. | — Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas.— Las demandas u otras medidas cautelares dentro del proceso de liquidación obligatoria.— La parte pertinente de la providencia que da inicio al proceso de reorganización.— La providencia que dio origen al proceso de liquidación. |
| Libro 9. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. | — La escritura de constitución, reforma y disolución de las sociedades comerciales e instituciones financieras.— El acto en el que conste la designación, remoción y revocación de los administradores y de los revisores fiscales.— La aprobación de la liquidación de las sociedades comerciales y financieras. |
| — La certificación del revisor fiscal sobre el capital suscrito y pagado.— La resolución por la cual se autorice la remisión de bonos.— La escritura de escisión de una sociedad o institución financiera.— El acuerdo o adquisición de una sociedad financiera.— Entre otras. | |
| Libro 10. De la reserva de dominio. | — Según la Ley 1676 del 2013, ya no es necesario llevarse a registro mercantil, en virtud de la inscripción que se hace en el registro de garantías mobiliarias. |
| Libro 11. De la prenda sin tenencia. | — Según la Ley 1676 del 2013, ya no es necesario llevarse a registro mercantil, en virtud de la inscripción que se hace en el registro de garantías mobiliarias. |
| Libro 12. De la agencia comercial. | — El contrato de agencia comercial, su modificación o cancelación. |
| Libro 13. De las sociedades civiles. | — Constitución, reforma y disolución de las sociedades civiles.— El acta en el que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales.— La certificación de revisor fiscal sobre el capital suscrito y pagado. |
| Libro 14. De las empresas asociativas de trabajo. | — Acta de constitución, acompañada de los estatutos, reformas disoluciones y liquidaciones.— El acta que conste la designación o remoción del director ejecutivo.— La comunicación emanada por parte del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, mediante la cual se solicita la cancelación de la personería jurídica. |
| Libro 15. De los matriculados. | — La matrícula y las mutaciones referentes a la actividad comercial.— Las cancelaciones de las matrículas. |
| Libro 16. De las sociedades comerciales de hecho. | — Copia de las providencias judiciales relacionadas con la disolución y liquidación de las sociedades de hecho. |
| Libro 17. De los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. | — La escritura de constitución de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y demás actos que ordenen la inscripción de actos relacionados con dichos fondos. |
| Libro 18. De los acuerdos de reestructuración. | — El aviso que informe sobre la promoción del acuerdo de reestructuración.— La parte pertinente del acuerdo de reestructuración, en la que se establezca la obligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación de los bienes de la empresa.— La constancia de terminación del acuerdo. |
| Libro 19. De las providencias jurisdiccionales y de los actos y documentos proferidos en desarrollo de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial. | — La providencia que decreta el inicio del proceso de reorganización, así como el aviso que informa su expedición.— La providencia que ordena la celebración del acuerdo de adjudicación— El acuerdo de reorganización o adjudicación.— La providencia que decreta la terminación del acuerdo de reorganización.— La providencia que dispone el archivo del expediente, una vez terminado el proceso de liquidación judicial. |
| Libro 20. De los contratos de fiducia mercantil. | — Los contratos de fiducia mercantil que consten en documento privado. |
| Libro 21. De la representación legal de las sucursales del banco de la república. | — El acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación del representante legal.— El acto que afecte o modifique la representación legal y sus facultades. |
| Libro 22. Del registro de personas naturales o jurídicas que ejerzan las actividades de vendedores de juegos de suerte y azar. | — Actos y documentos de los vendedores de juegos de suerte y azar, respecto de los cuales la ley exija su inscripción, esto es, para la constitución de persona jurídica, los nombramientos, las reformas estatutarias, la disolución o administración de sus bienes y las incapacidades e inhabilidades. |
Fuente: elaboración propia con base en SIC (Circular Externa 10 del 2001).
2.2.3. Del registro de libros y documentos del comerciante
La norma comercial señala que, para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Código de Comercio, 2017, art. 49). Así, y de conformidad