Die Lieferanten werden aufgrund der Erkundungen über die Beschaffungsmärkte und anhand der verfügbaren Informationen über die Lieferanten selbst ausgewählt. Vor dem Hintergrund der bereitgestellten Informationen wird entschieden, welche Zulieferer gewählt werden. Je größer die Zahl der gewählten Zulieferer, desto geringer erscheint die Abhängigkeit von einem bestimmten Zulieferer, desto niedriger aber möglicherweise auch die Intensität und Länge der Kooperationsbeziehung und desto höher die Kosten der Beziehungsanbahnung und Lieferantenpflege. Die bereitgestellten Informationen helfen nicht zuletzt auch bei der Wahl, wo die Materialien beschafft werden, das heißt, ob sie in der regionalen Nähe des Unternehmens oder auf Bundesebene oder auf internationalen Märkten zu beschaffen sind.
Die Pflege der Lieferanten
Sind die zu beschaffenden Materialien bestimmt und die potenziellen Zulieferer anvisiert, müssen sie als Partner gewonnen und gegebenenfalls umworben werden. Die Werbung der Lieferanten kann durch direkte oder indirekte Kontaktaufnahme erfolgen. Gelegenheiten dazu bieten Messen, öffentliche Ausschreibungen, Anzeigen in Medien (Zeitschriften, Zeitungen etc.) und die Zusendung von Informationsmaterial über den eigenen Beschaffungsbedarf.
Ist der Kontakt zum Lieferanten bereits hergestellt und bestehen schon Geschäftsbeziehungen, muss diese Beziehung gut gepflegt werden. Dabei ist wichtig, dass die Zulieferer fair und seriös behandelt werden. Dazu gehört beispielsweise, dass
die Zulieferer rechtzeitig über wichtige Ereignisse in Kenntnis gesetzt werden (zum Beispiel über künftige Änderungen des Bedarfs),
vertrauliche Kenntnisse diskret behandelt werden,
die eigene Marktmacht nicht als Druckmittel auf den Lieferanten eingesetzt wird (etwa bezüglich der Preise, Zahlungskonditionen und Lieferzeiten) und
die eigenen Verpflichtungen gegenüber den Zulieferern sorgfältig und verantwortungsvoll erfüllt werden. Das Unternehmen muss sich vor wenig kooperativen Zulieferern schützen, das heißt vor Zulieferern, die zum Beispiel vereinbarte Lieferzeiten nicht ganz genau nehmen, und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einleiten. Das Spektrum der Sanktionen gegen unzuverlässige Lieferanten kann von der Mahnung über die Verringerung der Auftragsmenge bis hin zum Wechsel des Partners und der Androhung von Schadenersatzforderungen oder Vertragsstrafen reichen.
Dabei sollte die positive Zusammenarbeit mit den Lieferanten gesucht werden. Folgende Maßnahmen dienen der Lieferantenpflege:
Dem Lieferanten werden höhere Bestellmengen in Aussicht gestellt.
Gewährung von Bürgschaften
Weiterempfehlungen an andere Kunden
Personalschulungen oder Beratungen von Mitarbeitern der Vertragspartner, in denen über die Anforderungen und betrieblichen Bedingungen von Auftraggeber und Auftragnehmer informiert und so ein gegenseitiges Verständnis geschaffen wird
gegenseitige Betriebsbesichtigungen
Insofern ein Unternehmen Leistungen bereitstellt, für die auch bei seinen Zulieferern ein Bedarf besteht, kann es den Zulieferern diese Leistungen zu Sonderkonditionen anbieten. Eine Landwirtschaftsfirma liefert einem Bäcker Mehl und der Bäcker räumt der Landwirtschaftsfirma dafür günstige Konditionen für den Kauf seiner Backwaren ein. Die Durchführung von Lieferantentagen und die Einführung eines Beschwerdemanagements für Lieferanten sind weitere Beispiele dafür, wie die Lieferanten gepflegt werden können.
Eine gute Lieferantenpflege kann dazu beitragen, dass
ein gegenseitiges Vertrauen aufgebaut und damit eine zuverlässige Beziehung aufgebaut werden kann,
das Risiko eines Lieferausfalls wichtiger Fertigungsteile gesenkt und eine bevorzugte Belieferung gesichert werden kann,
die Transaktionskosten durch gegenseitige Information, Standardisierung der Abläufe und Abstimmung gesenkt werden können,
die gewünschte Lieferqualität auch erreicht wird (zum Beispiel hinsichtlich der gewünschten Produkteigenschaften, der bestellten Mengen, des Service, des Lieferzeitpunktes).
Das Material wird beschafft
Während Ihnen in den vorangegangenen Abschnitten die Ziele und wichtige Instrumente der Materialwirtschaft vorgestellt wurden, geht es in den folgenden Abschnitten um die Materialbeschaffung, dessen Transport und Einlagerung.
Ausgehend vom Bedarf und dem bereits vorhandenen Bestand wird die Beschaffung geplant. Die zu beschaffenden Materialien sind dann zu transportieren und gegebenenfalls für die Fertigung oder den Verkauf zu lagern. Ziel ist es, ein optimales Verhältnis von sicherer und wirtschaftlicher Versorgung zu erreichen.
Der Ausgangspunkt: Die Bedarfsfeststellung
Den Materialbedarf können Sie aus der Herstellungsplanung ableiten. Die Herstellungsplanung ergibt sich aus dem erwarteten Umsatz. Den erwarteten Umsatz können Sie wiederum aus den vorliegenden Aufträgen von Kunden und Prognosen über den künftigen Absatz ermitteln. Der Bedarf, in seiner Menge und Art bestimmt, lässt sich danach einteilen,
ob er sich auf Produkte bezieht, die direkt für die Abnehmer beziehungsweise Kunden bestimmt sind (ob es sich also um die Endprodukte handelt) oder
ob es sich um Güter handelt, die als Betriebsmittel und Hilfsmaterialien in der Herstellung Verwendung finden oder
ob die Güter als Teile in die Endprodukte eingehen. Die Endprodukte werden als Primärbedarf und die Betriebs- und Produktionsmittel als Sekundärbedarf bezeichnet. Wird von dem Gesamtbedarf der Bestand an schon vorhandenen Materialien und Gütern abgezogen, so erhält man den Nettobedarf. Diesen gilt es schließlich zu beschaffen.
Bei der Ermittlung des Sekundärbedarfs können Sie auf verschiedene Verfahren zurückgreifen: Diese sogenannten verbrauchsabhängigen Verfahren beruhen auf Erfahrungswerten aus der Vergangenheit. Die Entwicklung des Materialbedarfs kann im Zeitablauf mehr oder weniger stark ausgeprägten typischen Verläufen und Schwankungen unterliegen, beispielsweise einem bestimmten konstanten Trend folgen oder saisonabhängig sein oder sehr unregelmäßig verlaufen. Zur Berechnung und Vorhersage des künftigen Bedarfs stehen entsprechende Statistiken bereit.
Eine Bäckerei benötigt zur Fertigung ihrer Backwaren Zucker. Der Bedarf an Zucker wird monatlich erfasst und auf der Basis der Technik der exponentiellen Glättung fortgeschrieben. Der Bäcker bittet Sie nun, mit dieser Technik den Zuckerbedarf für die nächsten Monate zu berechnen. Die Prognose für den gerade abgelaufenen Monat war 200 Kilo Zucker. Tatsächlich wurden aber in diesem Monat 240 Kilo Zucker benötigt. Als Gewichtung wird bei den Prognosen 0,2 als Faktorwert gewählt.
Die Formel: Pa + α (Vi − Pa) = Pz
Wobei: