eventuelle Transport- und Lagerkosten des Fremdbezugs relativ gering sind. Auch wenn der Trend eindeutig in Richtung Outsourcing geht, das letzte Wort ist hier noch nicht gesprochen. Derzeit beginnen einige Unternehmen, Aufgaben wieder zu integrieren. Je nach Gegebenheit müssen Sie in der Praxis daher eben immer sowohl die Vor- als auch die möglichen Nachteile einer Make-or-Buy-Entscheidung abwägen.
Der Beschaffungsmarkt wird erkundet
Ist unternehmensintern geklärt, ob und welche Leistungen oder Produkte intern bereitgestellt und welche extern zu beschaffen sind, müssen die erforderlichen Informationen über den Beschaffungsmarkt systematisch gewonnen, aufbereitet, analysiert und verfügbar gemacht werden. Dies sind vor allem Informationen über Produktalternativen, über die Märkte und Lieferanten sowie über die Produktkonditionen, die bei der Beschaffung von Interesse und daher auch Gegenstand der Erkundung in diesem Zusammenhang sind.
Vor der Beschaffung: Den Informationsbedarf bestimmen
Vor der Beschaffung ist zunächst zu entscheiden, was überhaupt beschafft werden soll, das heißt, die zu beschaffende Leistung oder das zu beschaffende Produkt ist näher zu betrachten. Hierzu müssen Sie sich im Klaren sein,
wofür das zu beschaffende Produkt benötigt wird (zum Beispiel für welche Arbeitsschritte eine Maschine genau eingesetzt werden soll),
welche Eigenschaften oder Qualität die zu beschaffende Leistung haben soll (zum Beispiel wie lange die zu erwartende Lebensdauer dieser Maschine sein soll),
welche funktionalen Alternativen es zu diesem Produkt oder dieser Leistung gibt (zum Beispiel ob es grundsätzlich noch andere Fertigungsverfahren gibt oder ob es alternative Maschinen mit vergleichbarem Leistungspotenzial gibt).
Wenn Sie wissen, was beschafft werden muss, müssen Sie auch wissen, wo und wie Sie das bekommen, das heißt, wie der Beschaffungsmarkt aussieht. Hierzu gehört die Erforschung der Beschaffungsmärkte im engeren Sinne. Dabei werden Antworten auf die folgenden Fragen gesucht:
Welche und wie viele potenzielle Anbieter gibt es in dem Markt? Welche Struktur hat dieser Markt? Wird der Markt von einem Unternehmen dominiert oder gibt es viele kleinere Anbieter im Markt, die sich gegenseitig Konkurrenz machen?
Wo ist der Markt beziehungsweise ist ein entsprechendes Angebot zu finden (zum Beispiel international, national oder regional)?
Wie sieht das Leistungsangebot in dem Markt insgesamt aus und welche Produktentwicklungen gibt es? Welche Leistungskapazitäten hat der Markt?
Auf welchem Niveau sind die Preise und welche Entwicklungen sind hier erkennbar? Inwiefern unterscheiden sich die Anbieter in ihrer Preispolitik und hinsichtlich ihrer Produktkonditionen?
Welche und wie viele Nachfrager gibt es in dem Markt?
Wie ist die eigene Position gegenüber den Anbietern relativ zu den anderen Nachfragern einzuschätzen?
Sind die Produkteigenschaften und die dazu gehörenden Produktmärkte bekannt, wird die Entscheidung über die Auswahl der Lieferanten gefällt. Wenn Sie wissen möchten, ob das Leistungsangebot eines bestimmten Zulieferers geeignet ist, dann sind vor allem Informationen zu folgenden Fragen zu beschaffen:
Wie ist der Preis im Vergleich zu anderen Anbietern einzustufen?
Wie sind die Zahlungsbedingungen des Lieferanten zu bewerten?
Passen die Lieferfristen und wie zuverlässig ist der Lieferant in dieser Hinsicht?
Welchen Service oder Kundendienst bietet der Lieferant? Wie qualifiziert und kompetent sind seine Mitarbeiter?
Welche Produkte hat der Anbieter beziehungsweise wie sieht sein Sortiment aus?
Welche Qualität weist das Leistungsangebot auf und ist die Qualität auf gleichbleibend hohem Niveau?
Auf welchem Stand der Technik sind die Produktionsanlagen des Anbieters?
Welche Garantieleistungen werden geboten?
Wie flexibel ist der Anbieter?
Wo hat der Anbieter oder Lieferant seinen Firmensitz? Welche Transportkosten müssen berücksichtigt werden? Bei ausländischen Anbietern: Sind eventuelle Wechselkurse zu berücksichtigen?
Welche Marktstellung hat der Anbieter?
Aufgaben und Methoden der Beschaffungsmarktforschung
Aufgabe der Beschaffungsmarktforschung ist es, Informationen über die Produkte, Märkte und Lieferanten zu liefern. Diese Aufgabe erledigt sie hauptsächlich mithilfe von drei Vorgehensweisen:
Systematische Beschreibung der jeweiligen Situation bezüglich der zu beschaffenden Güter und Materialien, Beschaffungsmärkte und Lieferanten zu bestimmten Zeitpunkten.
Systematisches Aufspüren und Analysieren von Entwicklungen bezüglich der zu beschaffenden Materialien, der Beschaffungsmärkte und Lieferanten.
Ableitung von Prognosen, die Aussagen über zukünftige Ereignisse und Zustände zur Vorbereitung von Beschaffungsentscheidungen liefern. Die Daten für die Beschaffungsmarktforschung können mittels der Primär- und der Sekundärerhebung gewonnen werden.
Bei der Primärerhebung liegen die Daten noch nicht vor und müssen aus erster Hand durch Befragungen, Beobachtung oder Experiment erst noch gewonnen werden. Als Informationsquellen im Rahmen der Primärerhebung bieten sich unter anderem an:
schriftliche oder fernmündliche Befragung von Lieferanten mittels Fragebogen
mündliche Interviews mit potenziellen Lieferanten auf Messen und Ausstellungen
Betriebsbesichtigungen und Beobachtungen bei Zulieferern vor Ort
Expertenbefragungen und Erfahrungsaustausch unter Fachleuten
Test und Analyse von Probelieferungen
Daten, die auftragsgemäß speziell zu diesem Zweck von Marktforschungsinstituten bereitgestellt werden
Die Sekundärerhebung beruht auf Informationen, deren Basisdaten bereits vorliegen. Informationsquellen sind hier:
Geschäftsberichte, Kataloge, Adressbücher und sonstige Dokumente der Lieferanten
allgemein zugängliche und dokumentierte Daten der amtlichen Statistik
Publikationen von anderen staatlichen Institutionen, privaten Kreditinstitutionen, privatwirtschaftlichen Wirtschaftsverbänden und Vereinigungen
allgemeine Nachrichtenmedien (zum Beispiel Fernsehen, Tageszeitung, Fachzeitschriften) In Bezug auf die Brauchbarkeit der durch die Primär- und Sekundärerhebung gewonnenen Informationen kommt es insbesondere auf die Gültigkeit (Validität) und Zuverlässigkeit (Reliabilität) der Messungen an:Valide sind die Messungen dann, wenn das, was gemessen werden sollte, tatsächlich abgebildet wird (zum Beispiel, dass ein Thermometer die Temperatur misst und nicht den Luftdruck).Zuverlässig sind Messungen, wenn wiederholte Messungen bei gleichen Bedingungen auch gleiche Messergebnisse bringen (zum Beispiel wenn das Thermometer bei wiederholten Messungen bei 30 Grad Celsius auch immer wieder genau 30 Grad Celsius anzeigt).
Für die praktische Umsetzung der Erhebungen ist es erforderlich, dass die durch die Beschaffungsmarktforschung gewonnenen Erkenntnisse aktuell und objektiv sind (wobei die Objektivität die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse durch andere Personen bedeutet).