Если можно не звонить – не звоните! Напишите короткое сообщение с вопросом. Не нужно отрывать коллег и подчинённых от работы!
Реагируйте быстро на сообщения – дайте понять, что информация принята. «+» или «ок» будет достаточно. Если вам необходимо время подумать, так и напишите: «Беру брейк на мысли до завтра». Не оставляйте сообщения без ответа.
Не пишите 100500 сообщений после своего вопроса с содержанием: «Эй? Ты где? Почему молчишь? Ау? Ну, я жду?». Если вопрос действительно важный, а вам срочно нужен ответ – позвоните. Один раз.
Не разбивайте сообщение на слова! Это неудобно для восприятия (1), неудобно для копирования (2), если в это время вам пишут ответ, его приходится менять, если ответ – на аудио, оно может сорваться (3).
Не присылайте номера и ссылки, логины и пароли скриншотами. Вы же не настолько глупы, правда?
И очень важное правило! Слова благодарности пишутся полностью! «Спс» и «пжл» больше похожи на коммунистические аббревиатуры или наименования заболеваний и точно не вызывают тех эмоций, для которых и придуманы слова благодарности.
Используйте голосовые сообщения только с теми, кто согласен на такой формат общения. Если вы не растекаетесь по древу и говорите четко и ясно, аудио может быть намного эффективнее. Но если вы начинаете издалека, льете воду, не структурируете речь и нужно сильно прислушиваться, чтобы вас разобрать – пишите текстовые сообщения.
Если вы переписываетесь с кем-то с помощью писем:
Обращайтесь по имени. Это несложно, но делает ваше письмо более адекватным. «Добрый день!» и «Добрый день, Ирина!» – разница заметна. В первом случае я, скорее всего, отложу письмо – ведь оно может быть не для меня. Зачем в него сейчас погружаться?
В начале письма всегда пишите, в чем суть. На другом конце хотят знать, чего вы добиваетесь, особенно, если письмо длинное и с тысячей вложений. Читается как детектив: «Ну же?? Кто убийца???»
Если указываете какую-то информацию, проверьте, чтобы она не вызывала новых вопросов. Например: «Скоро мы направим инструкцию». Когда скоро? Завтра? Через час? На следующей неделе? Или моё любимое: «Мы всё обсудили, в целом всё хорошо, есть несколько правок». И? Каких? Когда и в каком виде они будут?
Если получаете от кого-то письмо с важной информацией, не поленитесь подтвердить получение документов и информации ответным письмом. Простого «Принято» достаточно.
Ставьте в копию только тех, кто действительно имеет отношение к обсуждаемому вопросу. Те, кто там не нужен, привыкают вас игнорировать.
Письмо – юридический инструмент. Относиться к нему следует соответственно:
Письма – не короткие сообщения. Для обсуждения оперативных вопросов используйте мессенджер или звонок.
Письма – не для решения конфликтов. Полотна из эмоций никто не читает. Используйте для решения конфликтов личное общение.