У нас есть документ для управления загрузкой, который релевантен для программ проектов или портфеля проектов. Для одного проекта в таком документе нет необходимости. Когда проекты между собой не очень связаны, нам нужно понимать, где задействованы наши специалисты. Этот документ называется шаблоном управления портфелем проектов.
У нас есть легенда, из которой мы делаем выпадающие списки. Этот документ нужен для управления человеческими ресурсами. В выпадающих списках зашиты фамилии участников проектной команды, артикулы проектов, ничего не нужно записывать. Код проекта вводится вручную, если это необходимо, и используется для сортировки проектов. Также указывается процент занятости сотрудника в данном проекте, статус проекта (например, планирование, защита бизнес-плана и т.д.) и уровень незаменимости сотрудника (низкий, высокий или уровень «Бог» – его мы не трогаем точно, он должен быть в этом проекте).
Пример заполненного шаблона по управлению портфелем проектов
Это самый оптимальный документ для управления загрузкой. Руководителю понятно, какие ресурсы, где находятся и как их можно перераспределить в нужный момент. Также каждый участник команды может самостоятельно залезть в этот документ и сообщить о завершении проекта или актуализировать данные по своим проектам.
Шаблон «Управление портфелем проектов»:
Легенда
Уровень загрузки
ДП – Делипий (правила деловой переписки)
Фаза реакции: реализация работ
Область реакции: команда
Валентность (уровень вовлеченности): все стейкхолдеры
Периодичность: раз в проект
Обратили внимание, как размыто и избыточно много мы переписываемся? В проектах это настоящий бич.
Чек-лист для хорошей переписки:
1. Хорошая переписка – короткая.
a. Нет ничего хуже длинного полотна, в котором все начинается с исторической сводки и рассказа о дедушке. Заявление – аргументация – вывод. Структура на 500—1000 знаков.
b. Тренируйте команду писать кратко и четко.
c. Переписка должна быть в одном месте.
d. Уточнения пишите одним письмом или сообщением.
e. Забудьте о голосовых сообщениях при постановке задач. Это адский ад.
2. Хорошая переписка – грамотная.
a. Ну, в самом деле.
b. Не используйте термины, которые не понимаете. Особенно, когда пишете в ИТ. Это смешно.
c. Не пытайтесь сделать письмо умным, лучше – понятным.
d. Сомневаетесь в написании – погуглите.
e. Давайте обратную связь по ошибкам в письмах коллег.
3. Хорошая переписка – с ограниченным количеством участников.
a. Задействуйте только тех стейкхолдеров, кому есть до этого дело.
b. Не включайте тех, кто разводит сопли.
c. В идеале – руководитель + команда.
d. Даже если заказчик