Следующий квадрант «B» – «не срочно, но важно». Задачи в этом квадранте следует планировать как можно тщательнее. Сюда относятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Здесь есть шанс того, что вы добьетесь своих целей только в размеренном темпе планирования. Сюда относятся текущая работа и задачи, которые есть у вас в рамках проектов и процессов. К этим задачам относятся профилактические мероприятия и любые другие, направленные на улучшение процессов или непрерывные изменения. К этому квадранту также относятся задачи для вас и ваших сотрудников, ориентированные на развитие профессиональных компетенций.
Квадрант «C» – это задачи, которые являются срочными, но не важными. Эти задачи не помогают достичь цели, они иногда мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Такие задачи могут быть срочными по причине того, что в них нуждается кто-то другой. Будьте внимательны к этим задачам, делегируйте их, чтобы не отвлекать себя от действительно важных задач. К этому квадранту могут относиться простые дела, но в сжатые сроки – короткие задачи, которые необходимо сделать сейчас, например, ответить на письмо, выполнить просьбу, помочь другим отделам или своим коллегам. Помните, что, делегируя задачи, необходимо регулярно запрашивать обратную связь.
Четвертый квадрант «D» – не важные и не срочные задачи, так называемое «мусорное ведро». К этим задачам относятся приятные дела, которые не приносят пользы. Отдых важен, но он не должен мешать выполнению других задач. Сюда относятся любая второстепенная информация, поглотители времени, разговоры, корпоративные конфликты и прочее, что не влияет напрямую на достижение стратегических целей компании или отдела. Постарайтесь не тратить своё время на подобные задачи в рабочие часы, оставляйте для них легальное время после работы или в рамках обеденного перерыва.
Чтобы понять, является ли задача важной, подумайте, насколько она прямо или косвенно влияет на стратегический успех компании, отдела или проекта. Если она имеет прямое влияние, задача является важной. Если задача носит больше сервисный характер и помогает организовать или улучшить процесс, она тоже важная, но менее важная. Это те задачи, которые относятся больше к текучке, гипотетически их можно передать другому специалисту.
Чтобы определить срочность задачи, в первую очередь, обращайте внимание на установленные сроки. Те задачи, у которых есть четкие сроки и последствия от их нарушения, всегда относят к срочным. Те задачи, которые можно переносить бесконечно, относятся к несрочным.
• Распределите задачи по матрице Эйзенхауэра.
• Спланируйте задачи из квадранта «B». Используйте для планирования любую диаграмму (Гантта, линейчатую), либо запланируйте их в свой ежедневник или календарь.
• Составьте список задач, которые нужно делегировать. Определите сотрудников, которым будут делегированы те или иные задачи.
• Посмотрите на задачи из квадранта «D». Выделите