3 Descripción detallada: descripción ampliada del motivo del procedimiento y de las actividades implicadas.
4 Responsabilidades: describe quién ha de realizar la acción; operario, jefe, encargado, etc.
5 Documentos aplicables y de referencia: referencias a normativas aplicadas, a documentos anexos o normativas internas.
6 Definiciones y siglas: listado de definiciones de términos y siglas utilizadas en el texto del documento.
7 Formatos: son los formularios que se han de cumplimentar en el caso de ser necesaria una toma de datos.
Revisión y verificación
Terminada la transcripción del procedimiento, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Para una correcta revisión de un procedimiento se han de seguir al pie de la letra las indicaciones que en él se describen y en el orden en el que se señalan, corrigiendo o añadiendo detalles que se hayan podido pasar por alto en su redacción.
Aprobación
Después de efectuar esta revisión, deberá someterse el manual a la aprobación de las autoridades correspondientes. Ha de constar la persona o cargo y fecha de aprobación.
Identificación
Cada procedimiento ha de tener un identificador único que haga referencia al procedimiento de manera inequívoca.
Este identificador, junto al nombre del proceso, se utilizará para hacer referencia a él en otras fichas de procesos o subprocesos.
Utilizando como ejemplo de identificador DI-MC-IN-001, del ejemplo de la primera tabla, se tiene que:
1 DI: hace referencia al catálogo de procedimientos del Departamento de Informática.
2 MC: hace referencia a la colección Mantenimiento Correctivo.
3 IN: hace referencia al grupo Incidencia.
4 001: es un registro numérico único y puede servir como versionado del procedimiento.
Registro
Todos los procedimientos, debidamente revisados, aprobados e identificados, deberán de incluirse en un manual que englobe todos los procedimientos de la organización. A esta recopilación o conjunto de procedimientos se le denomina catálogo de procedimientos. Constituye un listado a modo de índice donde se agrupan los distintos procedimientos, bien por secciones o bien por la temática a cubrir (a definir por la organización que elabora el catálogo).
Distribución
Una vez que el catálogo de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre el personal responsable de su aplicación.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de procedimientos, dependerá de la determinación del número personas que debe contar con este instrumento administrativo.
Capacitación
Como capacitación se entiende a la preparación de una persona para que sea apta o capaz para hacer una cosa. Identifica los conocimientos necesarios para la buena práctica o realización de las actividades del procedimiento.
El proceso de implantación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos, considerar tiempos de capacitación o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades.
Nota
Esta actividad complementaria de formación se ha de especificar en la documentación del procedimiento, en la sección Descripción Detallada.
Un ejemplo de capacitación, para el caso que se está estudiando, podría ser el tiempo necesariamente empleado en la formación en el manejo de los aparatos de certificación de cableado estructurado en redes telemáticas, o la formación necesaria en el manejo de software propietario.
Actividades
3. Elabore y documente brevemente un procedimiento en el caso de avería de uno de los conmutadores troncales de una organización, creando un encabezado común para todas las hojas, una lista breve de actividades y su secuencia, elaborando su diagrama de flujo y el desarrollo del procedimiento, donde se indicará el objeto y su descripción.
4. Descripción y ejemplificación de modelos de formato de procedimientos operativos
La recogida de información, en procedimientos que lo requieran, ha de modelarse en el procedimiento y ha de recoger la información específica y necesaria.
El modelo de formato es una pieza de papel impresa o formulario que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser rellenados con información variable. En el caso del formato en papel, puede contar con uno o varios ejemplares que pueden tener destinos distintos.
Estos modelos se han de ajustar a las especificaciones detalladas en la ficha del proceso, recogiendo la información necesaria para la actividad asociada.
Seguidamente, se muestra un ejemplo de modelo que registra, de forma muy abreviada, el resultado de las pruebas de certificación en una instalación horizontal.
Este modelo servirá como base para la resolución de incidencias en la certificación del cableado horizontal en otro procedimiento vinculado.
| Cliente: | MODELO: CER-SIM-02 | ||
| Fecha: | Operarios: | ||
| PATCH PANEL | BOCA/ETIQUETA | ROSETA | PASA/FALLA |
| PPA07 | 1 / D27 | D27 | PASA |
| PPA07 | 2 / D28 | D28 | PASA |
| PPA07 | 3 / D29 | D29 | FALLA |
| ... | ... | ... | ... |
Ejemplo de modelo de formato
En la parte superior derecha se observa la identificación única del modelo que viene dada de imprenta. No es actualizable ni rellenable y es utilizada para hacer referencia al modelo desde un procedimiento.
Hay tres espacios de datos variables en la cabecera: cliente, fecha y operarios que realizan la actividad. En el cuerpo del modelo se van a registrar los datos referentes a:
1 La identificación del panel de parcheo.
2 El número de boca de parcheo, su etiqueta o ambos.
3 La etiqueta de la roseta final de la unión.
4 El resultado global de la certificación de la unión.
4.1. Aplicación práctica
Se va a abrir una nueva oficina justo en la acera de enfrente, a pocos metros de la actual, donde trabajaran dos personas con un tráfico de datos normal al de cualquier usuario que realice actividades propias de oficina.
Le piden que estudie la mejor manera de proceder con la interconexión entre oficinas para aprovechar los recursos de impresión y servicios de conexión a Internet de la oficina actual.
Entre las soluciones presupuestadas le proponen la conexión entre oficinas mediante cable coaxial soterrado (20000 euros de presupuesto), fibra óptica soterrada (con 30000 euros presupuestados) y enlace inalámbrico (2500 euros de presupuesto).
Una vez decidida la mejor opción, lleve a cabo usted el procedimiento de implantación de manera esquemática, indicando secuencia