Actividades
6. Realice un diagrama en el que se muestre todas las fases en la gestión de cambios.
5. Seguimiento de costes
El seguimiento de costes es una labor propia del responsable o jefe de proyecto. Para poder realizar el seguimiento necesitará de las suficientes entradas de datos iniciales, como el presupuesto del plan previsto, el estado de costes estimados, planes generales anuales y/o mensuales, márgenes de ganancia, etc.
Periódicamente deberá realizar actualizaciones de la planificación, obteniendo nuevas estimaciones, a veces, prácticamente iguales a la anterior; otras, donde las fechas o los gastos difieran sustancialmente de la precedente.
Los documentos generalmente utilizados para la recogida de datos son: facturas o albaranes de entrega valorados, donde la cantidad y su valor será reflejado y comparado con lo previsto; calendario de recursos humanos, donde se verán reflejadas las incidencias y previsiones de asistencia del personal; plan de cambios proporcionado por el cliente; recortes presupuestarios estipulados por dirección, etc.
Las nuevas estimaciones se deberán difundir a los diversos responsables para su actualización o para que actúen en consecuencia y puedan adoptarse las medidas correctoras necesarias.
6. Ejemplificación de distintos tipos de documentos producto del seguimiento y control
Para un seguimiento y control exhaustivo de un proyecto no existen documentos estandarizados que sirvan por igual para todos los proyectos que se tengan que realizar. Cada uno exigirá de parámetros de control concretos y de protocolos de seguimientos concretos. Se darán situaciones propias en cada proyecto que deberán ser evaluadas y resueltas independientemente.
Se podrán crear documentos de control o de seguimiento propios, en función de los datos y parámetros que se quieran controlar.
6.1. Documentos de control
Uno de los más utilizados es el parte de trabajo diario. Sobre este se reflejarán las acciones realizadas y los recursos utilizados. Una lista de posibles datos a reflejar en la cabecera de la ficha podría ser:
1 Fecha del día.
2 Nombre y apellidos del operario.
3 Turno (si procede).
Para el detalle de la ficha se podrán requerir los siguientes datos:
1 Hora de inicio.
2 Duración de la tarea en minutos.
3 Descripción de la tarea realizada.
Se puede añadir una sección al parte de trabajo diario donde especificar los recursos utilizados, como herramientas o material, añadiendo, por ejemplo, los siguientes campos para la recogida de datos:
1 Tipo (material, herramienta y otros).
2 Descripción del recurso utilizado.
3 Cantidad o tiempo (cantidad de material o cantidad de tiempo requerido en su utilización).
Ejemplo de plantilla de control de tareas
Otro documento muy utilizado en el control de recursos humanos es la típica tarjeta horaria (o tarjeta de fichar), o en su versión más moderna los sistemas de control horario.
Permiten llevar un control de presencia del personal, con el que determinar si los planteamientos de personal iniciales van cumpliendo las previsiones, o por el contrario se han de tomar decisiones tanto a favor como en contra de aumentar o disminuir recursos asignados.
6.2. Documentos para el seguimiento
Como documento tipo para realizar tareas de seguimiento están los cronogramas o diagramas de Gantt.
Nota
Henry Laurence Gantt, ingeniero industrial mecánico estadounidense, fue quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó el diagrama que recibe su nombre.
Estos documentos pueden ser generados mediante programas especializados, como Microsoft Project, o se pueden crear utilizando otro tipo de software, más enfocado a otras tareas, como, por ejemplo, hojas de cálculo como las de LibreOffice Calc.
Básicamente, se necesita una columna con la lista de las tareas y subtareas a realizar, otra columna con la duración, otra con la fecha de inicio y otra con la tarea precedente.
Los programas informáticos especializados reflejan estos últimos datos de forma gráfica, visualmente más legible.
Ejemplo de cronograma básico
6.3. Documentación anexa
Existe toda una serie de documentación paralela a las instalaciones de infraestructuras de comunicación, específica de normativas que se han aplicado y que se cumplen debidamente, tanto en materia de seguridad como de especificaciones técnicas.
La mayoría viene soportada de serie por el material utilizado y raramente se han de realizar mediciones para determinar rangos de actuación por interferencias, niveles de ruido, potencia nominal, rangos ambientales, etc.
Esta documentación técnica, específica de cada material en cuanto al cumplimiento de normativa se refiere, se ha de anexar como documentación final de ejecución a la documentación general del proyecto.
Ejemplo
Documentos que suelen anexarse son los llamados “DataSheet”, donde se resumen las características de algún componente electrónico, con el suficiente detalle técnico como para tenerlo en cuenta para la fase de implantación de este componente sobre algún sistema más complejo.
7. Resumen
En la ejecución de implantación de infraestructuras de redes telemáticas, al igual que en cualquier otra fase del proyecto, se han de establecer distintas operaciones de seguimiento y control, vigilando fechas de comienzo y final de tareas, estableciendo diferentes puntos de control en temas de seguridad, normativas, etc.
Se intentará seguir sin variaciones el plan previsto inicialmente, plasmando, si las hubiese, variaciones de cualquier índole (de recursos humanos, de material, presupuestarios, etc.) sobre una nueva instancia del plan programado, de forma que se puedan hacer comparaciones con la realidad anterior, determinado nuevas previsiones.
Al finalizar la ejecución, se actualizarán y plasmarán todos los datos sobre el plan real, el cual dará una imagen exacta del estado real del proyecto. Se realizarán reuniones periódicas con el personal del proyecto y se establecerán mecanismos de comunicación para la coordinación entre fases del proyecto.
Por medio de programas informáticos o con medios propios se realizarán seguimientos en puntos muy concretos del proyecto.
Se tratarán las incidencias que se vayan originando en el transcurso de la ejecución del proyecto, registrando, analizando su impacto y proponiendo la mejor