3. Identificación y descripción breve de las distintas fases de la elaboración de procedimientos
Como se ha descrito anteriormente, el procedimiento operativo estándar debe recoger las fases en las que se ha de realizar un procedimiento. Estas fases han de comprender las tareas más relevantes en su creación y puesta en marcha.
Cada procedimiento ha de estar perfectamente delimitado y se han de diseñar teniendo en cuenta los siguientes puntos:
1 Motivo del procedimiento que se va a analizar.
2 El punto donde se inicia el procedimiento.
3 El punto donde termina.
Nota
En cualquier caso, la clave de cualquier procedimiento es hacerlo simple.
A continuación, se describen las fases más importantes que puede recoger un procedimiento operativo estándar, en la elaboración de procedimientos específicos.
Preparación de la documentación
Consiste en recabar y recopilar los documentos y datos que, una vez organizados, analizados y sistematizados, permiten conocer los procesos tal y como operan en el momento actual.
Se pueden utilizar distintas vías de obtención de datos:
1 Investigación documental: se seleccionan y analizan aquellos escritos que tienen datos de interés relacionados con los procedimientos, siguiendo el flujo de los mismos, determinando dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
2 Entrevista directa: básicamente consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles para recopilar información.
3 Observación de campo: consiste en ir al lugar donde se desarrolla la actividad de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor, anotando lo que se considere relevante. Se puede complementar con la información obtenida en entrevista directa para contrastar la información.
Por ejemplo, en la elaboración del procedimiento de compras, se pueden mantener reuniones con los sujetos implicados en el proceso:
1 Con los actores que pueden originar entradas de información y con la persona encargada de la recepción y tratamiento de esa entrada de información.
2 Con la persona que ha de validar y autorizar la compra en función de los datos de entrada.
3 Con la persona que debe efectuar el pedido.
4 Con la persona que vaya a recepcionar el pedido.
5 Con la persona que distribuya el pedido.
Como documentación se pueden recoger los catálogos de material, los formularios utilizados en las peticiones de compra, los libros de registro de entradas y salidas de material, etc.; y se observan in situ algunas peticiones de compra desde su origen hasta su entrega final al sujeto que inició la petición, anotando todos los pormenores y detalles que se crean más convenientes.
Listado de las actividades necesarias y su secuencia
El listado de actividades resultante mediante la investigación, las entrevistas y/o la observación de campo se ordenará en consecuencia, originando la secuencia de actividades.
Un ejemplo de secuencia de actividades con las columnas mínimas necesarias sería el siguiente:
| N° ORDEN | RESPONSABLE | ACTIVIDAD |
| 1 | Jefe de proyecto | Realizar cronogramas del proyecto. |
| 2 | Jefe de proyecto | Repartir a los responsables las fichas de tareas a realizar. |
| 3 | Encargado | Preparación de los materiales necesarios para las actividades. |
| ... | ... | ... |
Ejemplo de secuencia de actividades
Elaboración del diagrama de flujo
Existe una serie de símbolos normalizados (normas ANSI y ASME) que se utilizan para la representación formal de los diagramas, aunque en la práctica cada organización hace su interpretación de algunos de los símbolos.
Los símbolos más utilizados se representan en la tabla siguiente:
| Simbología utilizada en diagramas de flujo | ||
| Continuidad | Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma leyenda en su interior. Se utilizan para evitar un exceso de flechas de conexión. | |
| Procedimiento documentado | La flecha discontinua indica simplemente una relación entre dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento señalado. | |
| Tarea | Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso. | |
| Subtarea | Un rectángulo indica una actividad o acción dentro del proceso. | |
| Decisión | Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en función de estas respuestas. | |
| Terminal | Carácter de inicio o parada. Un rectángulo con los laterales redondeados y con la palabra “INICIO” o “FIN” en su interior, indica el inicio o final del proceso. En la mayoría de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma continua. | |
Su empleo tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja es que permite una comunicación con una única interpretación; lo que se conoce como lenguaje común. No obstante, requiere que todo el mundo esté familiarizado con su significado.
A modo de ejemplo, se presenta un diagrama de flujo de un procedimiento para la solicitud de un cambio de ubicación del puesto de trabajo.
Ejemplo de diagrama de flujo
Actividades
1. Recopile más símbolos utilizados en los diagramas de flujo y redacte un cuadro resumen con el símbolo, nombre y su descripción de uso.
2. Continúe el diagrama de flujo a partir del conector 1; opción de no conforme.
Desarrollo del documento
Esta fase completa la visión global del procedimiento y se detallan partes concretas en la ejecución de alguna actividad o proceso. Se nombran normativas aplicadas, referencias a otros procedimientos, detalles de instalación, aplicación u operativa de llenado de algún modelo utilizado en el procedimiento, anexos, etc.
Los puntos básicos que se han de abordar en esta fase del procedimiento son:
1 El objeto del procedimiento: se describirá la finalidad que se quiere conseguir con el procedimiento.
2 Su