Один из способов учета расходов на ремонт основных средств, выбранный организацией, должен быть обозначен в приказе об учетной политике организации для целей налогообложения и утвержден руководителем.
Таким образом, лучшим вариантом во избежание ведения двойного учета расходов на ремонт основных средств является выбор одного способа и для целей бухгалтерского, и для целей налогового учета: либо путем включения в состав расходов суммы фактических расходов на ремонт, либо путем создания резерва на ремонт основных средств.
Если налогоплательщик принимает решение о создании резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, то в течение налогового периода (календарного года) в состав прочих расходов равномерно списываются отчисления в резерв. При этом фактически осуществленные затраты на ремонт списываются за счет средств созданного резерва. Но в случае если сумма фактических затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превысит сумму созданного резерва, то сумма превышения включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода.
Порядок формирования резерва определен ст. 324 Налогового кодекса Российской Федерации.
Резерв создается путем отчислений, производимых в течение налогового периода на последний день определенного отчетного периода.
Размер отчислений рассчитывается исходя из совокупной стоимости основных средств и нормативов отчислений, утверждаемых организацией самостоятельно в учетной политике для целей налогообложения.
Совокупная стоимость образуется как сумма первоначальной стоимости всех амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию, по состоянию на начало налогового периода, в котором формируется резерв.
При определении нормативов плановых отчислений в резерв организации необходимо рассчитать предельную сумму отчислений в резерв исходя из периодичности осуществления ремонта основных средств, частоты замены элементов основных средств (узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости ремонта. При этом вводится ограничение суммы резерва: она не может превышать средней величины фактических затрат на ремонт, сложившейся за последние три года.
Поскольку налоговое законодательство ограничивает сумму резерва, принимаемую для целей налогообложения, то во избежание ведения двойного учета организациям следует в бухгалтерском учете начислять резерв в том же порядке, что и в налоговом учете.
Пример
Организация согласно принятой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета на 2004 г. осуществляет резервирование сумм на проведение ремонта объектов основных средств. При этом для целей бухгалтерского учета сумма резерва определяется по тем же правилам, что и для целей налогового учета, т. е. в порядке, предусмотренном ст. 324 Налогового кодекса