Выработка критериев приёмки «гибких» проектов сложна. Сами критерии могут носить не конкретный характер, а описывают параметры, позволяющие покровителю принять на себя ответственность за результаты на долгосрочной основе.
Во многих проектах трудно определить точную дату окончания, поскольку у различных составляющих проекта могут быть разные время и способ завершения. Однако каждое окончание проекта предоставляет возможность доставить удовольствие заказчику проведением презентации удачных результатов. Поэтому важно уделить внимание процедуре поставки проекта или демонстрации заказчику того, что требуемые результаты достигнуты. Для этого подготовьте презентацию как процедуру окончания проекта, чтобы сформировать впечатление. Правда, формирование впечатлений не является целью демонстрации окончания проекта. Гораздо важне отразить наиболее важные результаты проекта и способы его достижения.
Из других способов сообщения об успешном завершении проекта/этапов проекта выделяются:
– Информирование посредством презентации;
– Информирование посредством бюллетеней;
– Информирование посредством публичных объявлений.
Они должны быть спланированы заранее.
Подписание акта не говорит о завершении всех действий. Необходимо предусмотреть:
– завершение заключительных задач;
– расформирование команды;
– «разбор полётов»;
– заключительное собрание;
– разрешение возникших проблем.
При завершении проекта необходимо проверить, все ли цели его были выполнены. Для этого часто предусматривают критерии, логически вытекающие из целей проекта. Эти критерии должны отражать следующие моменты:
– все ключевые этапы завершены;
– результаты отвечают требованиям спецификации;
– акт сдачи–приемки подписан;
– проект выполнен в срок и в рамках согласованного бюджета.
Заключительным этапам проекта нужно уделять не меньше внимания, чем начальным. Неэффективное управление на последних этапах может очень незаметно привести к ухудшению итоговых показателей. Тем не менее, для завершения проекта и обеспечения выполнения требуемых технических работ необходимо предпринять ряд действий. Для этого необходимо разработать контрольный список действий на заключительном этапе проекта. Контрольный список действий – это список, рассматривающий проведение отдельных действий по завершению проекта (можно рассматривать как мини-проект). Он может включать в себя ответы на следующие вопросы:
– Завершена сдача по всем направлениям работы.
– Все результаты официально приняты и подписаны заказчиком или покровителем проекта.
– Составлен итоговый отчет о завершении проекта.
– Завершены все финансовые процедуры и составлены отчеты.
– Завершена ревизия проекта.
– Проведена