– название проекта;
– краткое описание ключевого этапа, освещаемого в отчете;
– имя работника, ответственного за этот ключевой этап;
– дата отчета;
– действительный прогресс в достижении «вех» проекта в сравнении с запланированным прогрессом;
– резюме о прогрессе на рассматриваемом ключевом этапе, включая объяснения всех случаев отставания и описания принятых корректирующих мер;
– проблемы или спорные вопросы, ожидающие решения;
– вехи, которые должны быть достигнуты в следующем отчетном периоде, и дата следующего отчета.
Центральными вопросами, которые, как правило, интересуют руководство и заказчиков проектов, это:
– Соблюдается ли график реализации проекта?
– Реализуется ли проект в рамках выделенного бюджета?
– Достигнуты ли все намеченные вехи?
– Какие меры приняты для устранения отставания, если таковое допущено?
Для урегулирования вопросов, которые возникают в ходе реализации проекта, проводятся совещания. Для ответа на вопрос, какие совещания нужны для процесса мониторинга, Вы должны спросить себя:
Кто нуждается в информации?
О чем должна быть эта информация?
Как часто она должна предоставляться?
Какими способами она должна предоставляться?
Для обеспечения эффективного общения на совещаниях могут потребоваться:
– Формальные протоколируемые совещания, график проведения которых может определяться вышестоящими инстанциями.
– Совещания с покровителем проекта (возможно, «один на один»).
– Рабочие совещания с командой проекта.
– Индивидуальные совещания с членами команды.
– Специальные совещания для решения возникших проблем.
Мониторинг связан также и с достижением баланса трех основных измерений проекта:
· затраты – выделенные ресурсы
· время – график выполнения работ
· качество – соответствие характеристик конечных результатов потребностям заказчиков проекта.
Для этого необходимы системы для мониторинга:
– времени, затрачиваемого на выполнение задач по проекту,
– использования ресурсов (людей, материалов и оборудования),
– соответствия результатов стандартам качества.
Эти три системы призваны поставлять данные в реальном времени и имеют ключевое значение для поддержания баланса в управлении проектом. Получив с помощью мониторинга информацию, подсказывающую необходимость осуществления корректирующих действий, Вы можете воспользоваться широким спектром способов поддержания баланса. Они помогут:
1. Отказаться от строгого соблюдения очередности ключевых этапов, если отсутствует такая необходимость.
2. Сэкономить время и ресурсы, аннулировав или сократив резервы на непредвиденные обстоятельства.
3.