2. Praktische Vorüberlegungen
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Internationale Restrukturierungsmaßnahmen bedürfen von Beginn an einer globalen und koordinierten Herangehensweise. Da eine internationale Restrukturierung verschiedene Etappen durchläuft, ist eine frühzeitige Planung sowohl in praktischer als auch in rechtlicher Hinsicht unumgänglich. Dafür ist es erforderlich, alle (rechtlich) notwendigen Schritte zu identifizieren. Hierzu zählen in der Regel die folgenden Schritte:
– Planung der internationalen Restrukturierung;
– Durchführung der Informations- und Konsultationspflichten;
– Anzeige gegenüber Behörden/Behördenkommunikation (sofern sinnvoll bzw. eine entsprechende Verpflichtung besteht);
– Implementierung der Restrukturierungsmaßnahme;
– Durchführung von eventuellen Gerichtsstreitigkeiten.
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Der erste Schritt wird bereits vor Beginn der eigentlichen Restrukturierung relevant, ist aber für deren Erfolg sehr wichtig.
a) Planung der internationalen Restrukturierung
aa) Frühzeitige Mandatierung eines geeigneten Rechtsberaters
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Für Großunternehmen, die über eine eigene Rechtsabteilung verfügen, besteht die Möglichkeit, Restrukturierungen auch ohne Inanspruchnahme externer Rechtsberatung umzusetzen. Immer mehr Unternehmen verfügen über große Rechtsabteilungen mit Juristen verschiedenster Rechtsgebiete, einschließlich Arbeitsrechtsexperten, und können mithin Restrukturierungen grundsätzlich mit ihren eigenen Ressourcen stemmen. Ein Trend in Richtung großer Rechtsabteilungen hat sich in den letzten Jahren klar abgezeichnet.
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Manchen Unternehmen mit großen Rechtsabteilungen fehlen teilweise aber auch die personellen Ressourcen, da oftmals mehrere Großprojekte parallel betreut werden müssen. In diesem Fall stellt sich, wie auch in Unternehmen mit keiner oder kleineren Rechtsabteilungen, die Frage, welche Kanzlei am besten für die Umsetzung einer internationalen Restrukturierung geeignet ist. Diese Frage lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten, sondern hängt immer von dem konkreten Vorhaben ab.
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Eine Möglichkeit ist die Mandatierung einer großen internationalen Wirtschaftskanzlei. International agierende Kanzleien sind mehr oder minder weltweit vernetzt und können innerhalb kürzester Zeit ein globales Team aus bestens qualifizierten Rechtsexperten in verschiedenen Rechtsgebieten zusammenstellen. Dies gilt auch für Jurisdiktionen, in denen die Wirtschaftskanzlei selbst keinen Sitz hat. Hier kann in der Regel auf ein weltweites Netz von Partnerkanzleien zurückgegriffen werden. Sofern während des Projektverlaufs neue Jurisdiktionen hinzukommen oder ein weiterer Expertenkreis benötigt wird, kann dies ohne Verzögerung bewerkstelligt werden. Im Gegenzug ist die Mandatierung einer internationalen Wirtschaftskanzlei allerdings in der Regel mit hohen Kosten verbunden – dafür ist die Vorgehensweise sehr effizient.
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Als kostengünstiger kann sich die Beauftragung mehrerer kleinerer Kanzleien erweisen, die jeweils nur für ihre entsprechende Jurisdiktion eingesetzt werden. Dies kann insbesondere für Unternehmen mit eigener Rechtsabteilung sinnvoll sein, sind diese doch oftmals lediglich in einzelnen Jurisdiktionen auf externe Rechtsberatung angewiesen. Doch auch für Unternehmen ohne eigene oder mit kleiner Rechtsabteilung kann es sinnvoll sein, mehrere kleinere Kanzleien zu mandatieren, wenn nur eine überschaubare Anzahl von Jurisdiktionen involviert ist. Je mehr Jurisdiktionen involviert sind, desto höher ist allerdings das Risiko, dass die Weitergabe von Informationen zwischen den einzelnen Kanzleien zu Verzögerungen führt und gleichzeitig der Überblick über das „große Ganze“ verloren geht.
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Auch die Mandatierung von sog. „Boutiquen“, die auf einen bestimmten Rechtsbereich spezialisiert sind und oftmals in kleineren Einheiten arbeiten, kann sich in bestimmten Fällen anbieten, z.B. wenn die Rechtsabteilung des Unternehmens zwar gesellschaftsrechtlich gut aufgestellt ist, aufgrund der Komplexität der arbeitsrechtlichen Maßnahmen jedoch auf besondere arbeitsrechtliche Expertise angewiesen ist. In solchen Fällen kann sich die Mandatierung einer Boutique für den arbeitsrechtlichen Teil empfehlen. Nachteil ist jedoch, dass die Boutique in der Regel nicht auf andere Fachexpertise zurückgreifen kann, sollten im Laufe der Beratung andere Rechtskreise hinzukommen. Die in den letzten Jahren steigende Zahl an Boutiquen hat andererseits aber auch dazu geführt, dass diese inzwischen immer besser vernetzt sind und immer öfter ebenfalls auf ein Netzwerk von Partnerkanzleien zurückgreifen können.
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Diese Erwägungen zeigen, dass bei der Kanzleiauswahl immer das konkrete Vorhaben, die eigenen Ressourcen sowie die gewünschte Schwerpunktsetzung zu berücksichtigen sind.
bb) Erstellen eines Legal Steps Plans
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Zur Identifizierung aller rechtlich notwendigen Schritte ist es hilfreich, frühzeitig einen sog. Legal Steps Plan zu erstellen. Hier werden einzelne Handlungsschritte gemeinsam mit der Festlegung der Verantwortlichkeiten, einer Zeitachse sowie dem jeweils aktuellen Status aufgeführt. Gerade bei umfangreichen Restrukturierungen, die Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretungen auslösen und bei denen eine Vielzahl von Jurisdiktionen sowie unterschiedlichen Beratergruppen betroffen ist, ermöglicht es der Legal Steps Plan, den Überblick zu behalten.
cc) Kommunikationsplan
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Unternehmen sollten auch rechtzeitig einen Kommunikationsplan erarbeiten, der die Kommunikationsabfolge innerhalb des Unternehmens – abseits vom Zeitpunkt der Einbindung der Arbeitnehmervertretungen (siehe Rn. 181ff.) – vorgibt. Je nach Struktur des Unternehmens wird die Restrukturierungsmaßnahme möglicherweise nicht direkt von der Geschäftsführung des Unternehmens, sondern von dessen Gesellschafter(n), z.B. einer im Ausland ansässigen Muttergesellschaft, getroffen. Oftmals soll das Vorhaben zunächst vertraulich behandelt werden, doch ist man auch auf die Mitwirkung der nationalen Geschäftsführung und bestimmter Mitarbeiter angewiesen. Hier gilt es, den richtigen Spagat zwischen Vertraulichkeit und rechtzeitiger Einbindung von bestimmten Arbeitnehmern zu finden, auf deren Mitwirkung das Unternehmen im Zuge der Umsetzung angewiesen ist.
dd) Berücksichtigung von Kostenfaktoren
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Die Durchführung einer internationalen Restrukturierung und insbesondere der Abbau von Personal ist häufig mit erheblichen Kosten verbunden. Zu berücksichtigen sind nicht nur die eigenen Beraterkosten, sondern möglicherweise auch die Übernahme der Kosten der anwaltlichen Beratung der Arbeitnehmervertretung. Hinzukommen die durch die Umsetzung der Maßnahme entstehenden Kosten, wie z.B. Abfindungszahlungen. Die Höhe der Kosten ist jedenfalls von vielfältigen Faktoren abhängig und kann daher stark variieren. Es empfiehlt sich daher, bereits vorab ein Budget zur Orientierung zu vereinbaren.
(1) Timing
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Wichtiger Kostenfaktor ist das Timing der Restrukturierungsmaßnahme. Während das Unternehmen in der Regel den Zeitplan vorgibt, sollte dieser an die gängige Beteiligungspraxis mit Arbeitnehmervertretungen des Unternehmens (sog. past practice) angepasst werden. Haben sich längere Verhandlungsphasen mit den Arbeitnehmervertretungen etabliert, wird man dies bei der Kostenberechnung einpreisen müssen. Im Rahmen einer Restrukturierungsmaßnahme von der Past Practice abzuweichen, empfiehlt sich ohne triftigen Grund nicht. Dies würde gegenüber den Gremien zu Recht falsche Signale senden und auch im Hinblick auf zukünftige Maßnahmen das