Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (tzw. dowody wewnętrzne).
Powinny one określać:
● przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
● a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody takie mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych – PKWiU ex 02.30.40.0 (przy czym oznaczenie „ex” wskazuje, że zakres wymienionych wyrobów jest węższy niż określony w podanym grupowaniu PKWiU);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych wymaganych dla dokumentu księgowego; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
4.3. Paragony
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być (poza przypadkiem zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych udokumentowanego dowodem wewnętrznym) dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Na tych samych zasadach wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.
PRZYKŁAD:
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą. Kupił na targowisku artykuły biurowe za sporą sumę od Ukraińca, który nie wystawił żadnego dokumentu sprzedaży. Czy może sam wypisać dowód wewnętrzny i będzie można zaksięgować tę kwotę w koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. W przypadku więc zakupu materiałów biurowych przepis wymaga udokumentowania zakupu co najmniej odpowiednio opisanym paragonem.
PRZYKŁAD:
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium Niemiec czy Austrii na zakup paliwa, które są udokumentowane paragonem fiskalnym, mogą zostać ujęte w prowadzonej dla celów tej działalności podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jako koszt uzyskania przychodów zgodnie z treścią § 14 ust. 5 ww. rozporządzenia, o ile paragon ten zawiera datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, ilość, cenę jednostkową oraz wartość za jaką dokonano zakupu, a także zostanie uzupełniony przez umieszczenie na odwrocie nazwiska Wnioskodawcy (nazwy zakładu), jego adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru. Za koszty uzyskania przychodu nie mogą zostać natomiast uznane wydatki na nabycie narzędzi, udokumentowane paragonami fiskalnymi.
Powyższe uprawnienie, wynikające z § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie dotyczy bowiem wydatków poniesionych tytułem innych wydatków, niewymienionych w tych przepisach 8.
4.4. Dokumenty będące podstawą korekty kosztów
Ogólnie rzecz ujmując, obecnie kosztem uzyskania przychodu nie może być wydatek, który ujęto w kosztach, lecz nie został opłacony i minęło:
● 30 dni od upływu terminu płatności, lub
● 90 dni od daty wystawienia faktury – w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.
Jeżeli upłynął jeden z terminów wymienionych powyżej, to koszty trzeba zmniejszyć o kwotę zaległej płatności. Jeśli nie ma kosztów do pomniejszenia, to trzeba zwiększyć przychody za ten okres. Natomiast po dokonaniu zapłaty, ponownie zwiększamy koszty za okres przypadający na termin dokonania płatności.
Jak wskazano wcześniej, w związku z wprowadzeniem konieczności korekty kosztów z powodu nieterminowego regulowania zobowiązań, w katalogu dowodów księgowych dla celów zapisów w PKPiR pojawiły się nowe dokumenty:
1. dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody),
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2. dowody zwiększenia