Natomiast dopuszczalna ładowność pojazdów oraz liczba miejsc (siedzeń), o których mowa pod lit. f), określona jest na podstawie wyciągu ze świadectwa homologacji lub odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym. W dokumentach tych musi być określone, jaka jest dopuszczalna ładowność bądź liczba miejsc, ponieważ w przeciwnym wypadku samochody takie uznawane są także za samochody osobowe12.
Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.
Podatnicy tracący uprawnienie do zwolnienia od VAT13 ze względu na niewielkie obroty, dokonują, po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie wartości sprzedaży, o której mowa w art. 113 ust. 1 i 2 ustawy o VAT (tj. 150.000 zł w skali roku – z przekroczeniem tego limitu podatnik traci prawo do zwolnienia od VAT), korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część naliczonego podatku od towarów i usług, którą odliczają od podatku należnego.
Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).
Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych limit otrzymanych przychodów w poprzednim roku podatkowym w kwocie stanowiącej równowartość 25 000 euro jest warunkiem korzystania z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych14.
4. Przykład ogólny księgowania w PKPiR
Przedstawione poniżej w przykładach zapisy księgowe dotyczące 2014 r. są jedynie przykładowym zobrazowaniem technicznych wymogów prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, które szczegółowo opisane zostały w niniejszym rozdziale. Ilość zapisów jest tutaj przykładowa, podobnie jak daty, numery faktur i nazwy kontrahentów, rodzaje oraz wartość zaksięgowanych transakcji.
W tym przypadku suma strony stanowi jednocześnie sumę zapisów dotyczących wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie miały miejsce w przykładowym miesiącu (przy większej ilości zapisów w danym miesiącu należy wykorzystać również wiersz „Przeniesienie z poprzedniej strony” przy ustalaniu wpływów i wydatków z danego miesiąca). Suma ta stanowi także sumę zapisów w poszczególnych kolumnach w ujęciu rocznym. Podatnik może bowiem, w wierszu „Razem od początku roku” na bieżąco – po zamknięciu kolejnego miesiąca, dodawać do siebie podsumowania następujących po sobie miesięcy, w ramach odpowiednich kolumn. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku podatkowego musi on na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne.
Bardziej szczegółowy opis zdarzeń gospodarczych, mogących się znaleźć wśród zapisów księgi przychodów i rozchodów, został zamieszczony w kolejnych rozdziałach niniejszej książki, usystematyzowanych w oparciu o funkcjonujący wzór księgi i wprowadzony tam podział na kolumny z uwagi na mały stopień trudności jej prowadzenia. Nie należy się sugerować zapisami dotyczącymi liczb porządkowych, dat zdarzeń gospodarczych, a przede wszystkim zgrupowaniem w następującej po sobie kolejności początkowo dokumentów dotyczących sprzedaży towaru czy usługi, następnie pozostałych wydatków, zakupów towarów handlowych i materiałów, kosztów reprezentacji i reklamy, wynagrodzenia, i pozostałych wydatków. W prawidłowo prowadzonej księdze przychodów i rozchodów zdarzenia gospodarcze z poszczególnych kolumn księgi zapisywane są w kolejności uwzględniającej daty ich zaistnienia.
5. Księgowanie przychodów
5.1. Przychód z działalności gospodarczej
Za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny VAT.
UWAGA!
i w podatku dochodowym.
Jeżeli strony ustalają, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych (tzw. usługi ciągłe) – za datę uzyskania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Rozliczenie w okresach rozliczeniowych stosuje się również odpowiednio do dostawy energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego.
W przypadku innych, niż wymienione powyżej, rodzajów przychodów z działalności gospodarczej, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.
Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się zaś na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Natomiast kwoty uprawniające do odliczenia od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub obniżenia podatku, wydatki oraz podatek, wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku lub zapłaty podatku.
Ustawodawca, do przychodów z działalności gospodarczej, poza wpływami uzyskiwanymi z prowadzonej przez przedsiębiorcę z działalności zarobkowej w postaci produkcji, handlu czy też świadczenia usług, zaliczył i inne przychody związane z tą działalnością, w tym np.:
I. przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku, będących:
a) środkami trwałymi,
b) składnikami majątku, o których mowa w art. 22d ust. 1 ustawy (tj. środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł), z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza 1.500 zł,
c)