W razie więc zmian danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym (ale nieobjętych obowiązkową treścią CEIDG-1) podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego w celu uzupełnienia danych, w szczególności wykazu rachunków bankowych.
Obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego przez podatników podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego występuje również w przypadku, gdy podatnikom tym, w wyniku utraty prawa do zwolnienia od podatku od towarów i usług lub rezygnacji z tego prawa, zmieniła się właściwość naczelnika urzędu skarbowego.
Obowiązek aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego podatnicy muszą zgłosić nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Od początku 2012 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych1. Określa ono wzory formularzy:
1) zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-2),
2) zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-7),
3) zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem (ZAP-3),
4) załączników do zgłoszenia NIP-7 i NIP-2:
a) informacji o rachunkach (NIP-B),
b) informacji o miejscach prowadzenia działalności (NIP-C),
5) załączników do zgłoszenia NIP-2:
a) informacji o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (NIP-2/A),
b) informacji o wspólnikach lub o spółkach tworzących podatkową grupę kapitałową (NIP-D),
Od 1 września 2011 r. nie stosuje się już wniosku o potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP-5). Od tej daty naczelnicy urzędów skarbowych wydają zaś:
1. zaświadczenie o nadaniu NIP podmiotowi, który się nim posługuje, na wniosek tego podmiotu;
2. informację o nadanym podmiotowi NIP , na wniosek osoby trzeciej, zawierający dane podmiotu, o którego NIP wystąpiono.
Wydanie takich informacji podlega opłacie skarbowej w wysokości 21 zł. Wzór wniosku o takie dokumenty (druk NIP-5/W)
udostępniono m.in. na stronie:
http://www.finanse.mf.gov.pl/abc-podatkow/rejestracja-podatnikow.
Przedsiębiorca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego rozpoczynający działalność gospodarczą składa wraz z wnioskiem o wpis zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 (wraz z załącznikami) ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku. Sąd rejestrowy przesyła z urzędu zgłoszenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu do wskazanego przez przedsiębiorcę naczelnika urzędu skarbowego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.
Do wniosku o pierwszy wpis do rejestru przedsiębiorca dołącza w szczególności umowę spółki oraz dokument potwierdzający uprawnienie po korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. Sąd rejestrowy przesyła do urzędu skarbowego dodatkowy odpis umowy spółki, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba oraz inne dokumenty złożone przez przedsiębiorcę wraz z wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej.
Naczelnik urzędu skarbowego przekazuje zaś informację zwrotną o NIP nadanym przedsiębiorcy rozpoczynającemu działalność gospodarczą, niezwłocznie po nadaniu, sądowi prowadzącemu rejestr przedsiębiorców2.
W razie aktualizowania danych dotyczących przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, informacja o powyższym składana jest przez ww. podmioty do naczelnika właściwego urzędu skarbowego wyłącznie w sytuacji, gdy zmiana dotyczy danych nieobjętych wpisem do rejestru przedsiębiorców, a także wówczas gdy wnioskodawca składa wniosek (wraz ze zgłoszeniem aktualizacyjnym NIP-2) w formie elektronicznej. Obligatoryjne pośrednictwo sądu rejestrowego przy aktualizowaniu danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym (NIP-2) jest wówczas wyłączone3.
Niezależnie od CEIDG-1 trzeba dokonać zgłoszenia nowopowstałej spółki cywilnej do naczelnika urzędu skarbowego (formularz NIP-2) jako płatnika podatków. Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą i nie podlega – w żadnej formie – wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna i osoba podaje swoje dane we wniosku do CEIDG. PKD i miejsce wykonywania działalności spółki podaje jako swoje. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność samodzielnie i w formie spółki cywilnej – dane adresowe i PKD podaje zarówno swoje, jak i określone w umowie spółki. Jeśli więc np. dana osoba ma swoją indywidualną działalność i udział w dwóch różnych spółkach cywilnych o różnych adresach zakładów głównych, wówczas należy podać zakłady „spółki” jako swoje dodatkowe miejsca wykonywania działalności. Spółka cywilna nie posiada firmy w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, gdyż nie jest przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są tylko wspólnicy spółki cywilnej. Do CEIDG wpisuje się osobę, a więc też jej NIP i REGON. NIP spółki cywilnej w ogóle nie jest wpisywany do ewidencji. Spółka cywilna ma swoje odrębne zgłoszenia do urzędu skarbowego (NIP), statystycznego (REGON) czy ZUS. Spółka cywilna jako forma działalności uzyskuje bowiem podmiotowość dla organów podatkowych, gdy przedsiębiorcy będący stronami umowy spółki będą płacić podatek VAT lub zatrudnią pracowników, przez co spółka zyska status płatnika. W takiej sytuacji, oprócz zgłoszenia CEIDG-1 przedsiębiorcy–wspólnika spółki cywilnej, należy odrębnie złożyć NIP-2 – zgłoszenie identyfikacyjne spółki (przed dokonaniem w ramach spółki pierwszej czynności opodatkowanej). Zgłoszenie NIP-2 składa się we właściwym organie podatkowym. Powinno być podpisane przez wszystkich wspólników bądź przez osobę przez nich umocowaną. Bezpośrednio więc do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne składają oni w imieniu spółki cywilnej, która będzie podatnikiem od towarów i usług lub płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych na formularzu NIP-2 wraz z załącznikami, m.in. NIP-D, na którym podawane są informacje o wspólnikach spółki.
3. Inne zgłoszenia w urzędzie skarbowym
Pomimo wprowadzenia „jednego okienka” oraz „zero okienka” (tj. rejestracji przez Internet) do rejestracji firmy i niezależnie od wszystkich ww. czynności, bezpośrednio w urzędzie skarbowym należy osobno dokonać:
● wyboru formy opodatkowania w podatku dochodowym (dotyczy osób fizycznych – jeśli wybierają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, kartę podatkową – w tych 2 przypadkach nie prowadzą