W przypadku większej firmy, wymagającej skomplikowanych rozliczeń z fiskusem, bardziej opłacalne może okazać się przekazanie prowadzenia księgowości wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Przed rozpoczęciem współpracy warto zapytać, ilu biuro ma klientów, jak długo działa, czy jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej (posiada ewentualnie dodatkowe ubezpieczenie). Zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów z ewidencją VAT to koszt od ok. 200 zł do 1500 zł. Zakres współpracy z biurem może być węższy lub szerszy – to determinuje również cenę za te usługi. Cena zależy też od formy prawnej przedsiębiorcy, miejscowości, rozmiaru działalności, a co za tym idzie – ilości faktur, formy opodatkowania i ewidencji, ilości pracowników itp. Oddając rozliczanie podatków w ręce biura, praktycznie pozostaje tylko dokonanie wpłaty podatku – biuro lub doradca podatkowy robi wszystko – od obliczenia, przez sporządzenie deklaracji, po kontakty z urzędami i reprezentowanie w sądzie. Wystarczy tylko udzielać biuru wskazanych przez jego pracowników informacji i przekazywać dokumenty księgowe.
Jeśli na zlecenie podatnika prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostało powierzone biuru rachunkowemu (tzn. przedsiębiorcy uprawnionemu na podstawie przepisów o rachunkowości do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie), to podatnik jest obowiązany:
1) w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;
2) prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących), a w razie wykonywania działalności kantorowej bądź prowadzenia lombardów – także odpowiednio: ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych bądź ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Podobnie przedsiębiorca może także powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów doradcy podatkowemu lub spółce doradztwa podatkowego.
Podatnik jest obowiązany zbroszurować ww. ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu. Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji sprzedaży jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Podatnicy, korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług (VAT), jeżeli nie prowadzą odrębnej uproszczonej ewidencji sprzedaży5, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług od czynności podlegających opodatkowaniu VAT (wg art. 5 ustawy o VAT) oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
ROZDZIAŁ II
ZASADY PROWADZENIA PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
1. Wzór księgi
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie są obowiązane prowadzić księgę według następującego wzoru:
W celu ustalenia właściwej wysokości uzyskanego przychodu, wydatkowanych kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dochodu, a co za tym idzie – właściwej wysokości należnego fiskusowi podatku, ustawa zobowiązuje podatnika do prowadzenia rzetelnej ewidencji podatkowej mających miejsce zdarzeń gospodarczych.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów6 określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.
2. Zasady przewodnie
Podatnik jest obowiązany prowadzić PKPiR rzetelnie i w sposób niewadliwy.
UWAGA!
należnego podatku.
Organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:
1) brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia, lub
2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub
3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.
Organ podatkowy odstąpi od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Organ podatkowy (organ kontroli skarbowej), podejmując decyzję o zastosowaniu szacunku (według art. 24b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), zobowiązany jest więc udowodnić, że – obiektywnie rzecz biorąc – nie miał możliwości uzupełnienia, czy też potwierdzenia danych wynikających z wadliwych czy nierzetelnych ksiąg za pomocą innych wiarygodnych i rzetelnych dowodów (np. opinii biegłych, informacji zebranych w toku oględzin).
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.
Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgę uznaje się za rzetelną także, gdy:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego