8. Conceder los permisos oportunos al personal de la oficina para participar en la definición de los contenidos de los distintos servicios de la red, así como en las acciones, programas o cursos, derivados de la puesta en marcha de esos servicios.
9. Colaborar con el diseño de las bases de datos turísticas de la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK disponiendo de un sistema informático adecuado al funcionamiento y utilización de aquella, alimentar y mantener las mismas, aportando toda la información de su ámbito geográfico necesaria para la creación y mantenimiento, así como a colaborar en los diferentes servicios que se establezcan desde la misma.
10. Consultar con el Gobierno cualquier instalación o utilización de otras bases de datos turísticas o herramienta informática distinta.
11. Aportar su experiencia y conocimiento en aquellas cuestiones que les sean solicitadas y que precisen ser especialmente impulsadas en el desarrollo de la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK.
12. Aportar datos, estadísticas u otra información relativa al uso de los servicios de la oficina, así como recopilar datos para la posterior confección de estadísticas.
13. Elaborar y/o difundir agendas que contengan acontecimientos y actividades lúdicas culturales y de ocio.
14. Recibir sugerencias.
15. Deberán tener hoja de reclamaciones y ponerlas a disposición de los usuarios turísticos que las soliciten.
Para obtener los objetivos y metas generales de la red, el departamento competente en materia de turismo, prestará su colaboración a los titulares de las Oficinas y Puntos de Información Turística de la siguiente forma:
1 Suministrando material, publicaciones y estudios que edite el departamento competente en materia de turismo.
2 Estableciendo cauces e iniciativas para la participación y la colaboración con los profesionales de las distintas Oficinas y Puntos de Información Turística adheridas a la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK en la definición de sus necesidades y propuestas.
3 Diseñando y promoviendo un plan de formación y capacitación del personal de las Oficinas y Puntos de Información Turística adheridas a la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK.
4 Generando un sistema de base de datos turística homogénea.
5 Diseñando la tecnología adecuada para el intercambio y comunicación entre las Oficinas y Puntos de Información Turística integrados en la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK.
6 Aportando herramientas estadísticas y analizando los datos de consultas que cada Oficina y Puntos de Información Turística integrados en la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK recoge individualmente.
7 Aportando una identidad corporativa de la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK y defendiendo unos criterios de comunicación de la misma.
8 Asesorando y coordinando el desarrollo de la Red mediante el personal y los recursos destinados a la Red Vasca de Oficinas de Turismo - ITOURBASK.
Estos son algunos ejemplos de los sistemas y medios de los que se sirven las oficinas de turismo españolas, para la localización y obtención de la información turística.
3. Metodologías para el análisis, contraste y archivo de la información
Tras la localización y obtención de la información, los informadores turísticos deben llevar a cabo tareas de validación de la misma, con el objetivo de determinar la autenticidad de los datos que se obtienen. Es fundamental la utilización de fuentes de información fiables y con cierto reconocimiento dentro del sector con el fin de evitar errores en la documentación que presentan.
Puesto que la principal función del centro de información turística se basa en prestar un servicio de información al usuario, es de vital importancia que disponga en todo momento del material y las herramientas necesarias para desarrollar esta labor. Por este motivo, será fundamental llevar a cabo un correcto sistema de almacenaje del material turístico (principalmente los datos más demandados por los visitantes) y contar con un stock en el almacén que permita localizar la documentación (folletos, mapas, guías, etc.) de la forma más rápida y eficaz posible, para prestar un servicio de calidad.
Si se tienen en cuenta los ejemplos comentados en el apartado anterior, en el caso de la Comunidad Autónoma Andaluza según el Decreto 202/2002, de 16 de julio de Oficinas de Turismo de Andalucía (derogado en algunos artículos por el Decreto 15/2004 y modificado por el Decreto 80/2010) se establece que las oficinas de turismo deben disponer, en función de su ubicación, de una zona de exposición de material y de un pequeño almacén. Igualmente, en el caso del País Vasco, según el Decreto 279/2003, de 18 de noviembre, por el que se crea la Red Vasca de Oficinas de Turismo, se recoge que las oficinas, deberán disponer de una zona de atención y consulta, otra de autoservicio, una zona de exposición de material, una zona de trabajo interno y por último, un almacén suficiente según las características del local y la demanda. Esto, unido a la gran cantidad de material promocional o soportes informativos, hace que el tratamiento de la documentación sea muy importante si se quiere que la gestión de la información y su transmisión al consumidor sea satisfactoria. El archivo de documentación tiene un doble objetivo:
1 Permite catalogar y clasificar la información dando prioridad al material turístico más demandado, evitando de esta forma archivar documentos que carezcan de utilidad al llevar un control.
2 Previene de deshacerse de documentación de interés por no contar con un lugar de almacenaje.
La segunda etapa en el proceso de gestión documental en la oficina de turismo se puede resumir en los siguientes puntos:
Con el fin de realizar un archivo adecuado de la documentación, conviene tener en cuenta las siguientes pautas:
1 Primará la sencillez en el sistema de almacenaje elegido.
2 Es fundamental que el archivo sea flexible, y que, por lo tanto pueda ser modificado (cantidad, clasificación, etc.) según las necesidades de la oficina de turismo.
3 Conviene ordenar los documentos utilizando siempre el mismo criterio, el cual debe ser conocido por todo el personal que trabaja en la entidad.
4 Es imprescindible garantizar la adecuada conservación de la documentación, por esta razón, se harán revisiones periódicas que verifiquen el correcto estado del material y las condiciones idóneas del local.
5 Otro punto a destacar para el correcto funcionamiento del almacén, es la importancia de anotar en un registro el material que sale y entra en el mismo.
6 Etc.
A continuación se pasa a analizar como debe ser el almacenamiento de la información turística en la zona de almacén o back desk y en la zona de atención al público o front desk.
Back desk
Una vez contrastada la información, el siguiente paso sería la clasificación de la documentación en el almacén de la oficina de turismo. Ya que esta se puede realizar atendiendo a diferentes criterios de ordenación, conviene determinar cual es el más práctico y eficiente para la entidad. A continuación se exponen los métodos más utilizados tal como se recogen en el manual Fuentes de información turística (Santillana Formación S. L., 2004):
1 Clasificación alfabética. Tal y como su nombre indica, consiste en ordenar los documentos teniendo en cuenta el autor o la entidad que los edita por orden alfabético.
2 Clasificación