Sabía que...
Se entiende por cliente potencial, aquel que aún no se ha desplazado al lugar elegido para el viaje; y cliente real, el visitante que se encuentra ya en el destino.
La primera etapa en el proceso de gestión de la documentación va a consistir en los siguientes pasos:
Una vez realizada la búsqueda y localización de las fuentes de información, tal y como se recoge en el esquema anterior, será de vital importancia para la oficina de turismo llevar a cabo la valoración y el análisis de las mismas. Entre otros aspectos a valorar destacan, tal y como se recoge en el manual Fuentes de información turística (Santillana Formación S. L., 2004):
Autor o editor de la obra
A la hora de valorar una fuente de información, conviene prestar atención a quien ha sido la persona que ha escrito el manual o documento de estudio a consultar (si se trata de un autor de reconocida fama dentro del sector y con experiencia); o en su defecto, si este detalle carece de relevancia habría que determinar el prestigio del editor de la obra.
Contenido
Otro aspecto de especial interés es el contenido proporcionado por la fuente. Si este se adapta o no al tipo de información que se está buscando en la oficina de turismo para satisfacer las demandas de los usuarios. Conviene determinar a priori los puntos de interés por parte del informador turístico, para posteriormente enfocar la búsqueda sin intentar abarcar un abanico demasiado amplio de información. De esta forma se podrá especializar la información encontrada para cubrir aquellos recursos o servicios turísticos más demandados.
Formato
La presentación de la información en la fuente utilizada deberá ser lo más clara y bien estructurada posible para facilitar su consulta. Una forma de hacerla más atractiva es mediante el uso de fotografías, gráficos, etc., que permitan interpretar los datos más fácilmente.
En el caso de publicaciones impresas en formato papel se prestará atención a la encuadernación de la obra y el grado de legitimidad.
Objetividad
Serán de mayor utilidad las fuentes de información que no sean subjetivas y que, por lo tanto, traten de evitar en la manera de lo posible, las opiniones del autor de forma reiterada durante la narración. Cualquier tema puede ser tratado desde distintos puntos de vista dependiendo de la persona; por lo que, la objetividad en la fuente será otro aspecto positivo a valorar.
Actualización
Tal y como será comentado en puntos posteriores, la actualización de la información en la oficina de turismo se considera una actividad fundamental para el éxito del servicio de información que se desempeña diariamente. Por esta razón, es necesario contar con fuentes de información que proporcionen datos actualizados y veraces en todo momento, con el objetivo de transmitir profesionalidad en el servicio y buena imagen.
Contenidos en internet
En el caso de contenidos en internet se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
1 Las credenciales de los autores, la popularidad de la página.
2 La utilidad, la vigencia o actualización de los contenidos.
3 La inteligibilidad del mensaje.
4 La imparcialidad.
5 La facilidad de uso.
6 Las fuentes de procedencia del documento, etc.
Las fuentes de información pueden ser divididas atendiendo a diferentes criterios, a continuación se desarrollan las principales clasificaciones recogidas por diversos autores.
Fuentes orales o documentales
Si la información se transmite verbalmente o si se consulta a través de documentos, manuales, etc.
Fuentes públicas o privadas
Las primeras son proporcionadas por organismos públicos y a ellas tiene acceso cualquier usuario que lo demande. Por otro lado, para obtener información de las fuentes privadas el demandante tendrá que ponerse en contacto con la empresa en concreto y solicitar su acceso y uso.
Fuentes gratuitas o de pago
Se habla de fuente gratuita cuando su consulta no cuesta nada. El centro de información turística debe hacer gran uso de estas fuentes debido al ahorro que supone en el presupuesto de la misma. Lo contrario serán las fuentes de pago, las que para poder consultarlas, es necesario pagar.
Fuentes internacionales, nacionales, autonómicas, regionales o locales
Según la cobertura geográfica que proporcionen en cuanto a información suministrada.
Fuentes impresas o digitales
Dependiendo del soporte utilizado (papel o electrónico).
Fuentes generales o especializadas
Las primeras tratan diversos temas, mientras que las segundas profundizan en un determinado aspecto.
Fuentes turísticas o no turísticas
En función de si la fuente pertenece o no a una entidad, organismo, empresa o institución del sector turístico.
Uno de los criterios más consolidados en la clasificación de las fuentes de información utilizadas en una entidad de turismo, es según la procedencia de la información que facilitan: dividiéndolas en internas y externas.
1 Fuentes de información internas son aquellas generadas por la propia actividad de la oficina de información turística. Por ejemplo, las estadísticas en las que se recogen el número de personas que visitan la oficina o la nacionalidad y tipo de material turístico solicitado por las mismas. Desviaciones sobre presupuestos, cuota de ventas (si la oficina comercializa algún tipo de producto), etc.
2 Fuentes externas son todas aquellas procedentes del exterior del entorno de la entidad, pero susceptibles de ser utilizadas por la dirección o los informadores turísticos en el desarrollo de su actividad. Por ejemplo, información sobre hoteles, restaurantes, museos, páginas web de estadísticas, destinos turísticos, etc.
Aplicación práctica
Imagine que trabaja en una oficina de turismo y necesita consultar diversas fuentes de información para elaborar material turístico. Ponga un ejemplo atendiendo a los criterios que se recogen a continuación: fuentes públicas o privadas y fuentes turísticas o no turísticas.
SOLUCIÓN
1 Fuentes públicas o privadas: Instituto Nacional de Estadística (INE) sería pública ya que existe libre acceso; y la información interna de un determinado hotel sería privada, ya que se necesita el permiso de dicha empresa para consultar los datos.
2 Fuentes turísticas o no turísticas: un ejemplo de las primeras corresponde a la información que proporcionan los patronatos de turismo; mientras que no turística, se consideran