Die Lagerbuchführung, die Lohn- und Gehaltsbuchführung und die Anlagenbuchhaltung sind weitere praxisrelevante Nebenbuchhaltungen. In allen drei Fällen werden Informationen mitverarbeitet, die in der Finanzbuchführung aufgrund der Fülle an Daten nicht erfasst werden können. So werden in der Lagerbuchführung nicht nur die wertmäßigen Veränderungen der Vorräte erfasst, sondern auch die zugehörigen Mengenbewegungen getrennt nach Material- bzw. Warenarten. Für ein elektronisches Lagerbestandsverzeichnis bzw. ein elektronisch basiertes Materialbestellwesen ein unverzichtbares Hilfsmittel. Vergleichbares gilt für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aufgrund der Fülle an notwendigen Informationen für die Erstellung ordnungsgemäßer Gehaltsabrechnungen. Die Anlagenbuchhaltung benötigt ebenfalls diverse Daten, insbesondere für die Berechnung der planmäßigen Abschreibungen.
Für die ordnungsgemäße Führung der Buchführung ist schließlich das Belegwesen zu organisieren. Die Belege bilden die Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Es gilt der Grundsatz »Keine Buchung ohne Beleg«. Es wird zwischen Fremdbelegen (Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, …) und Eigenbelegen (Materialentnahmescheine, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, …) unterschieden. Erstere gelangen von außen in das Unternehmen, letztgenannte werden im Unternehmen erstellt. Die Belege bilden die Grundlage für die Verbuchung. In der Buchhaltung werden aus organisatorischen Gründen zunächst die eingegangenen Belege sortiert (nach sachlichen Kriterien: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kassenbelege, Materialentnahmescheine, …) und mit einem Buchungsstempel versehen. Neben der Nummerierung der Belege wird auf dem einzelnen Beleg die Vorkontierung notiert. Das ermöglicht die Kontrolle und die Nachverfolgung der Verarbeitung von Geschäftsvorfällen. Ausgehend vom Beleg kann die zugehörige Buchung identifiziert werden. Ausgehend von der Buchung im Journal bzw. auf einem Konto des Hauptbuches kann der zugehörige Beleg ermittelt werden. Die Belege sind dann geordnet und vollständig aufzubewahren.
In Abbildung 2.18 sind die im weiteren Verlauf verwendeten Abkürzungen für die verschiedenen Belegarten dargestellt.
AbkürzungenBeschreibung
Abb. 2.18: Abkürzungen Belegarten
2.3 Gesamtablauf einer Buchführung anhand eines praktischen Beispiels
Nachdem die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle vorgestellt worden ist, schließt sich nachfolgend die Anwendung auf ein praktisches Beispiel an. Am Beispiel eines gegründeten Unternehmens wird zunächst der Startpunkt der Buchführung, die Eröffnungsbilanz vorgestellt. Darauf aufbauend werden für zwei Monate des Rumpfgeschäftsjahres die laufenden Geschäftsvorfälle verarbeitet.
Das folgende Beispiel dient zugleich der Vermittlung der Technik, wie Konten der Buchführung am Geschäftsjahresende in ein Konto »Bilanz« zusammengeführt werden, so dass die erste sogenannte »Schlussbilanz« entsteht. Zu Beginn des folgenden Geschäftsjahres muss aus dem einen Konto »Bilanz« die Eröffnung der Unterkonten erfolgen. Es handelt sich jeweils um technische Vorgänge, die ebenfalls mittels Buchungen erfasst werden.
2.3.1 Ausgangssituation
Folgende Ausgangssituation liegt dem nachstehenden praktischen Beispiel zugrunde:
Peter Brätt, genannt Pitt, 29 Jahre alt, unverheiratet, wohnhaft in Düsseldorf, hat nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre bei einer großen Möbelfabrik in Köln als Angestellter im kaufmännischen Bereich gearbeitet.
Aufgrund seiner raschen Auffassungsgabe und seines guten Verhandlungsgeschicks hat er es in kurzer Zeit bis zum Geschäftsführer gebracht. Maßgebend dafür ist insbesondere der von ihm eingeführte Vertrieb von hochwertigen Möbeln italienischen Designs, der zu einem durchschlagenden Erfolg geführt hat. Der Geschäftsinhaber hat ihm daraufhin die Teilhaberschaft in Aussicht gestellt.
Allerdings hat die neue Geschäftsidee von Peter, die Möbel nicht nur aus Italien zu beziehen, sondern selbst zu fertigen, einen heftigen Streit um die weitere Entwicklung des Unternehmens ausgelöst. Peter kündigt daraufhin zum 30. September 04 und gründet sein eigenes Unternehmen in Düsseldorf. Er wählt die Rechtsform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufgrund diverser Empfehlungen. Als Firmenname findet Peter »PB Möbel-Design GmbH« passend.
Von seinem Vater hat er sich das Startkapital von EUR 100.000 geliehen. Zudem wäre sein Vater auch bereit, sein Wertpapierdepot als Sicherheit für Bankdarlehen zur Verfügung zu stellen.
Den Hauptlieferanten der italienischen Möbel kann Peter dafür gewinnen, in Zukunft den Deutschlandvertrieb über »PB Möbel-Design GmbH« abzuwickeln. Zudem ist geplant, dass Peter ab Januar 05 mit der Herstellung von Möbeln in Düsseldorf beginnt; hierzu kann Peter gegen Entgelt auf Zeichnungen und Muster des italienischen Herstellers zurückgreifen.
Um die Anlaufkosten gering zu halten, kümmert sich Peter zunächst auch um das Rechnungswesen. Zur Abwicklung des Rechnungswesens hat Peter eine Standardsoftware für Buchhaltung und Jahresabschluss erworben. Er nutzt seine freie Zeit bis zum Start des Unternehmens u. a. auch damit, sich mit der Software vertraut zu machen. Aus der Zeit seines Studiums ist er mit den theoretischen Grundlagen des Rechnungswesens noch gut vertraut, aber praktische Erfahrungen hat er leider keine.
Bei der Auswahl der Software hat Peter darauf geachtet, dass ein aktuelles Zertifikat bestätigt, dass die Software entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) arbeitet. Somit ist sichergestellt, dass die beschriebenen gesetzlichen Anforderungen an die Gestaltung einer Buchführung systemseitig erfüllt werden (Hinweis: Bei den Geschäftsjahren 04 und 05 handelt es sich jeweils um fiktive Geschäftsjahre. Anzuwendendes Recht ist jeweils das HGB bzw. EStG mit dem Rechtsstand 2019).
2.3.2 Gründung der PB Möbel-Design GmbH
Nach intensiver Beratung durch den Notar und Rechtsanwalt Erich Ehrlich hat Peter einen Gesellschaftsvertrag entwickelt und unterzeichnet. Der Notar hat die erforderliche Beurkundung vorgenommen und die Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet. Das laut Gesellschaftsvertrag vorgesehene Stammkapital beträgt EUR 100.000,00 und ist eingeteilt in 10 Geschäftsanteile im Nennbetrag von jeweils EUR 10.000,00. Peter hat als Alleingesellschafter alle Geschäftsanteile übernommen. Laut Gesellschaftsvertrag sind die Stammeinlagen mittels Banküberweisung auf das Bankkonto der Gesellschaft zu leisten und sofort fällig. Peter hat die zugehörige Überweisung von EUR 100.000,00 auf das eingerichtete Konto der PB Möbel-Design GmbH zeitgerecht veranlasst.
Für den Zeitraum 01. November bis 31. Dezember 04 ist ein Rumpfgeschäftsjahr vorgesehen. Im Übrigen beginnt das Geschäftsjahr am 01. Januar und endet am 31. Dezember. Peter ist zum alleinigen Geschäftsführer bestellt und von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit.
2.3.3 Eröffnungsbilanz der PB Möbel-Design GmbH
Auf den Zeitpunkt der Gründung (01. November 04) ist die Eröffnungsbilanz der PB Möbel-Design GmbH aufzustellen. Sie weist das Stammkapital aufgrund der Einzahlung des Gesellschafters aus. Das zugehörige Konto für die Stammeinlage trägt laut Kontenrahmen die Bezeichnung »Gezeichnetes Kapital«.
Zur Herleitung des Buchungssatzes für die Erfassung der Einzahlung des Stammkapitals hat Peter folgende Übersicht erstellt (
GeschäftsvorfallBelegPostenV,