Buchführung und Jahresabschluss nach Handels- und Steuerrecht. Jörg Graetz

»Hauptbuch« ermöglicht es, zu jedem beliebigen Zeitpunkt den Stand eines jeden Kontos in übersichtlicher Form anzuzeigen. Die Abbildungen 2.16 und 2.17 im folgenden Kapitel verdeutlichen das für die vier Geschäftsvorfälle. Zudem verdeutlicht die bereits dargestellte Buchungstechnik, dass stets mindestens zwei Konten berührt sind. Eine einseitige Eintragung auf einem Konto ohne entsprechende Gegenbuchung ist nicht möglich. Zudem ist die Ermittlung des Periodenerfolgs auf zwei Wegen möglich. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den Periodenerfolg unmittelbar durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen einer Periode an. In der Bilanz wird der Gewinn ebenfalls erkennbar als Veränderung des Reinvermögens gegenüber der Vorperiode.

      2.2.2.3 Organisation der Buchführung

      Dem Grundsatz der Übersichtlichkeit der Buchführung folgend wird in der Praxis die Vereinheitlichung der Ordnung der Konten angestrebt. Zu diesem Zweck werden Kontenrahmen festgelegt, die einem festgelegten Prinzip folgend die Konten ordnen. Dabei unterscheidet sich die eingesetzte Ordnung deutlich nach der Branche der betreffenden Unternehmen (Einzelhandel, Großhandel, Banken, Versicherungen, Industrie). Kontenrahmen werden von Wirtschaftsverbänden für die Unternehmen der betreffenden Branche entwickelt. In der Praxis weit verbreitet sind die von der DATEV entwickelten Standardkontenrahmen. Das jeweilige Unternehmen leitet sich aus dem Kontenrahmen nach seinen Erfordernissen den individuellen Kontenplan ab.

      Unabhängig von der Branche kann danach unterschieden werden, ob die Ordnung nach dem Abschlussgliederungsprinzip erfolgt oder nach dem Prozessgliederungsprinzip. Beim Abschlussgliederungsprinzip folgt die Ordnung der Konten dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Das Prozessgliederungsprinzip knüpft an den betrieblichen Leistungsprozessen des Unternehmens an und ordnet die Kontenreihenfolge auf dieser Basis.

Den nachfolgenden Ausführungen liegt der Industriekontenrahmen in der Form zugrunde, wie er für Aus- und Fortbildungszwecke verwendet wird¹¹. Er ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip geordnet. Der Kontenrahmen arbeitet mit vierstelligen Zahlen, die eine bestimmte Bedeutung haben: Beispielsweise ist für das Konto »Kasse 1« die Kontonummer 2880 belegt. Jede Ziffer in der vierstelligen Zahl hat eine spezifische Bedeutung ( Abb. 2.13).

Abb. 2.13: Aufbau Kontonummer

      Die Kontenklasse wird durch die erste Ziffer in der Kontonummer angezeigt. Sie wird durch die oberste Gliederungsebene von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestimmt ( Abb. 2.14).

      BilanzSollHaben

      Abb. 2.14: Kontenklassen

      Gewinn- und VerlustrechnungSollHaben

      Auch die Kontengruppen folgen den Strukturvorgaben der Bilanz, jedoch in der zweiten Gliederungsebene. Für das Umlaufvermögen ergibt sich die in Abbildung 2.15 dargestellte Zerlegung.

      Abb. 2.15: Kontengruppen und -arten

      Die dritte Gliederungsebene differenziert innerhalb der Kontengruppen nach Kontenarten. Diese Differenzierung sieht das Gliederungsschema der Bilanz jedoch nicht vor. In der Bilanz erscheint der Wert aller Kontenarten, die einer Kontengruppe zugehören, zusammengefasst. Gleiches gilt auch für die Kontenunterarten als letzte Gliederungsebene. Hier könnte beispielsweise für jedes Bankkonto eine eigene Kontonummer bestimmt werden (Konto Commerzbank 2801; Konto Deutsche Bank 2802, …). Die beiden Bereiche sind damit der betriebsindividuellen Belegung vorbehalten, woraus sich dann der betriebliche Kontenplan ergibt. Sollte ein Unternehmen Konten des Kontenrahmens nicht benötigen, werden sie im betrieblichen Kontenplan weggelassen. Unternehmensindividuelle Erweiterungen sind ebenfalls möglich.

      Für Zwecke der Erstellung von Jahresabschlüssen werden in der Kontenklasse 8 noch separate Konten geführt. Neben dem Eröffnungsbilanzkonto (Konto 8000) und dem Schlussbilanzkonto (Konto 8010) ist das Gewinn- und Verlustkonto (Konto 8020) hervorzuheben. Schließlich kann in der Klasse 9 eine Kostenrechnung geführt werden.

      In der betrieblichen Praxis werden regelmäßig elektronische Buchführungssysteme eingesetzt. Sie ermöglichen die Erfassung einer hohen Anzahl von Buchungsdaten innerhalb kurzer Zeit, deren automatische Weiterverarbeitung sowie die Auswertung und Speicherung. Aufgrund dieser Daten kann jederzeit der Stand der Konten abgerufen werden.

      >Die vier Geschäftsfälle sind unter Anwendung der folgenden Kontonummern erfasst worden: Bank (Konto 2800); Kasse (Konto 2880); Waren (Konto 2280), Umsatzerlöse für Waren (Konto 5100) und Aufwendungen für Waren (Konto 6080).

      Wie bereits erwähnt, werden in der Buchführung sowohl das Grundbuch (auch Journal genannt) als auch das Hauptbuch geführt. Die folgenden Abbildungen vermitteln einen Überblick über die Struktur und die jeweils ausgewiesenen Informationen.

      In chronologischer Reihenfolge der Buchungen werden im Grundbuch je Buchung neben den betroffenen Konten und den gebuchten Beträgen auch das Buchungsdatum, der Beleg (KA steht für Kassenbeleg 1; ME für Materialentnahmeschein) und der Buchungstext mitgeführt ( Abb. 2.16).

      JournalSeite …DatumBelegBuchungstextKontierungBetrag in EURSollHabenSollHaben

Abb. 2.16: Grundbuch (Journal)

      Im Hauptbuch erscheinen nur die Buchungen, die das betreffende Konto verändert haben, hier im Beispiel die Kasse. Die mitgeführten Informationen sind ansonsten vergleichbar ( Abb. 2.17).

      Konto: 2880 Kasse DatumBelegBuchungstextGegenkontoBetrag in EURSollHaben

Abb. 2.17: Hauptbuch am Beispiel des Kontos Kasse

      In elektronisch geführten Buchungssystemen ist eine einmalige Erfassung der Buchungen in einer Buchungsmaske erforderlich. Nach Abschluss der Buchung erfasst das System die Buchung automatisch im Grundbuch und im Hauptbuch.

      Zusätzlich zu diesen beiden Büchern kommen in Buchführungssystemen noch sogenannte »Nebenbuchhaltungen« zum Einsatz. Ihre Aufgabe besteht darin, bestimmte Sachkonten näher zu erläutern bzw. wichtige weitere Informationen zu verarbeiten.

      Beispielsweise ist es unzweckmäßig, die Forderungen gegenüber verschiedenen Kunden aufgrund von Lieferungen alle auf einem Konto zu buchen (hier Sachkonto 2400). Eine effektive Kontrolle von Zahlungseingängen und die Mahnungen säumiger Kunden wären wegen der eintretenden Vermischungen auf einem Konto kaum möglich. Der Geschäftsverkehr mit den einzelnen Kunden wird daher auf Unterkonten geführt, den sogenannten »Personenkonten«. In der sogenannten »Kontokorrentbuchhaltung« wird für jeden Kunden (»Debitor«) ein eigenes Personenkonto geführt, das alle Geschäftsvorfälle mit dem betreffenden Kunden erfasst. Entsprechendes gilt für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aufgrund von erhaltenen Leistungen durch Lieferanten (»Kreditoren«). Die Personenkontennummern sind fünfstellig aufgebaut, wobei ein bestimmter Bereich den Kunden zugeordnet ist (Konto 10000