Все перечисленные особенности и проблемы относятся к общему представлению об информационных потоках и понятию об информации. На небольших предприятиях всё может быть гораздо проще. Тем не менее, данные особенности крайне важны для оптимизации любого офисного процесса и информационного потока. Важность информации часто недооценивается, из-за чего страдает всё предприятие. Поэтому важно полностью осмыслить приведённые особенности.
В завершение раздела остановимся на потерях, которые содержатся в информационных потоках. Здесь прекрасно подходит классическая классификация «Семь видов потерь». Понимание потерь помогает по-другому взглянуть на любую работу и отделить её бесполезную часть от той, что действительно необходима.
1. Перепроизводство – изготовление информации и документов в большем количестве, чем необходимо в данный момент. Сюда же относится предоставление информации большей, чем надо внутреннему Заказчику (следующему этапу процесса) или конечному потребителю. Составление отчетов, которые никто не читает, изготовление излишнего количества копий тоже можно отнести к перепроизводству.
2. Транспортировка – движение информации, которое не создает ценности. Это перемещение документов между рабочими местами, шкафами отделов, общими местами хранения.
3. Излишние запасы – это большее, чем необходимо в данный момент количество информации, проектов, материалов в работе. Это документы и информация, ожидающие обработки, письма и электронная почта, ожидающие, когда их прочитают, неиспользуемые записи и базы данных.
4. Ожидание – простой в работе, образующийся, когда материалы, информация, сотрудники или оборудование еще не готовы. Сюда можно отнести всё: от ожидания факса, копировального аппарата, включения компьютерной системы до ожидания результата обработки запроса или результатов работы предыдущего этапа процесса.
5. Излишняя обработка или лишние этапы обработки – действия, с точки зрения Заказчика не создающие ценность. Сюда можно отнести повторный ввод данных в информационную систему, любые переписывания, дублирования работы, использование устаревших процедур и форм по привычке, которые уже не актуальны.
6. Перемещения или движения людей, которые не создают ценности, например, поиск данных в компьютере или документов на рабочем месте. Хождение к коллегам для получения данных относится к этой же категории потерь.
7. Брак – работа, содержащая в себе ошибки, необходимость переделки. Например, ошибки ввода данных, потеря документов или их части, неправильные расчёты, любые неточности в документе (опечатки, помарки, размытость и т.д.), которые приводят к повторной работе.
8. Ремонты – любой незапланированный ремонт. Например, переустановка программного обеспечения или ремонт оборудования.
9. Невостребованный потенциал