· Каждый работает на себя, отсутствуют отношения по принципу «Заказчик – Поставщик».
Об этом можно почитать по ссылке. Суть проблемы достаточно проста, обратите внимание на рисунок.
Именно так работают классические офисные процессы: горы документов, отсутствие активных коммуникаций между отделами и отдельными специалистами, а также незнание потребностей своих внутренних Заказчиков. На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда определённая работа над документами (оформление, расчёты, форматирование, копирование, заполнение) оказывается невостребованной следующими по потоку специалистами. Говоря привычными словами – большое количество потерь. Это обусловлено множеством перечисленных выше особенностей, в первую очередь тем, что информационные потоки не видны и бесполезную работу заметить в них гораздо сложнее.
Если мы прикрепим пятое колесо к автомобилю и завернём его в подарочную упаковку, это сразу станет заметно всем. Никто не усомнится, что это бесполезная работа. Какой абсурд, подумают все. Но при работе с информацией такое встречается постоянно и никто этого просто не замечает. Основная причина этого – незнание отдельными специалистами (службами) того, что именно нужно тем, кто пользуется результатами их труда (внутренние заказчики). В процессе преобразования информации часто не учитывается, какая именно информация нужна, кому и для чего? Это и есть смысл отношений по принципу «Заказчик – Поставщик». Любой специалист выполняет определённую работу для кого-то. В работе любого специалиста есть действия, создающие и не создающие ценность. Отличить одни от других не сложно. Нужно всего лишь определить внутреннего Заказчика – того, для кого вы выполняете ту или иную работу. Нужно понять, что именно ему требуется (какие данные, какая информация), для чего именно это ему. Уже этого достаточно, чтобы понять, какая работа нужна, а какая является бесполезной. Так как информационные потоки могут сильно разветвляться, а один специалист может выполнять множество различной работы, у каждого будет по несколько внутренних Заказчиков, поэтому работу в соответствие с этим принципом следует рассматривать применительно к конкретному информационному потоку.
Оптимизируя информационные потоки, мы всегда стремимся прийти к быстрому движению информации без искажения и дополнительной обработки. Обратите внимание на рисунок.
Один