5. Protección de datos personales
7. Procesos administrativos y contables
8. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
10. Evaluación de servicios y suministros
12. Formalización de contratos. Documentación
13. Supervisión y control del desarrollo del evento
15. Documentos de control del evento
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 1
El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados
1. Introducción
Este primer capítulo supone un acercamiento al término “turismo de reuniones”. Se comenzará por centrar el tema en una somera explicación de la evolución del concepto de “turismo” hasta ir concretando en el subsegmento de reuniones.
La complejidad de la industria turística, y en especial de su demanda, hace necesario conocer las características peculiares de cada uno de los segmentos que la componen. Por esto hay que conocer qué características peculiares presenta el turismo de negocios frente a otros tipos de turismo, como, por ejemplo, el turismo vacacional. Resulta evidente que no va a esperar lo mismo de un hotel una persona que quiere pasar una semana de vacaciones en la playa que otra que va a organizar una pequeña reunión para presentar sus productos a los distribuidores de la zona.
Y precisamente para atender mejor a cada segmento, no solo los servicios turísticos tradicionales (alojamiento, transporte, servicios de intermediación, etc.) deben cumplir con unos requisitos especiales, sino que además esto generará la aparición de agentes especializados en cada tipo de segmento, como, por ejemplo, OPC, Brokers, Airbrokers, etc.
2. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
El turismo es una actividad que ha sido ampliamente estudiada desde la segunda mitad del siglo xx, tanto desde el punto de vista socio-antropológico como desde el punto de vista económico.
Desde el punto de vista social y antropológico, la necesidad de desplazamiento ha estado ligada a la propia naturaleza del ser humano desde sus orígenes, ya en la primeras civilizaciones nómadas, pasando por las grandes concentraciones humanas en las culturas clásicas (olimpiadas y otras celebraciones) hasta la aparición del “turismo de masas” y del concepto moderno de turismo (ligado al desarrollo de los medios de transporte acaecido en el siglo xx y a la creación del viaje combinado).
Desde el punto de vista económico, el turismo se considera una industria ligada directamente a las actividades de exportación, con efectos directos en la balanza de pagos de los países y en el desarrollo económico y social de los núcleos de destino.
La OMT (Organización Mundial del Turismo) define turismo como:
Un fenómeno social, cultural y económico relacionado con el movimiento de las personas a lugares que se encuentran fuera de su lugar de residencia habitual por motivos personales o de negocios/profesionales. Estas personas se denominan visitantes (que pueden ser turistas o excursionistas; residentes o no residentes) y el turismo tiene que ver con sus actividades, de las cuales algunas implican un gasto turístico.
Nota
La OMT (en inglés, UNWTO) es una organización de carácter intergubernamental, dependiente de la ONU (Organización de Naciones Unidas) cuyo objetivo fundamental será la promoción y desarrollo del turismo con vistas a contribuir al desarrollo económico, la comprensión internacional, la paz, la prosperidad y el respeto universal.
En aras de una mejor satisfacción de la demanda y de un mejor entendimiento de la realidad turística, el mercado turístico se subdivide en diferentes “segmentos”, atendiendo a sus distintas motivaciones. Es decir, en grupos de individuos que, compartiendo una motivación común, se comportan de una manera homogénea entre ellos, pero diferenciada con respecto a otros grupos.
Uno de estos segmentos es el llamado turismo de negocios, que se caracteriza por que el motivo que origina el desplazamiento es la realización de actividades comerciales, laborales y profesionales.
El turismo de negocios, a su vez, puede subdividirse en diferentes subsegmentos:
1 Individual o corporativo: son aquellos desplazamientos llevados a cabo por un individuo (máximo 2 o 3) que, por cuestiones inherentes a su actividad laboral, se ve obligado a desplazarse entre dos ciudades o países. Se incluirían en este apartado, por ejemplo: una visita comercial a un cliente, un desplazamiento individual para ejercer la actividad profesional, etc.
2 Grupales o MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions): como su propio nombre indica, estaría constituido por la organización de:Reuniones (Meetings): que, a su vez, pueden ser:Internas (para los miembros de una compañía).Externas (para el mercado donde esa compañía opera (proveedores, clientes u otros grupos de interés).Organización de congresos o conferencias.Eventos (exposiciones universales, Olimpiadas, premios de motociclismo, etc.).Viajes de incentivo.Ferias comerciales y exposiciones.Etcétera.
Por último, cabe señalar que el desplazamiento ligado a motivaciones comerciales ha existido desde antes de que naciera el concepto de turismo moderno. Basta pensar en, por ejemplo, en la ruta de la Seda.
Actualmente el segmento de viajes de negocio sigue en constante crecimiento. Atendiendo a los datos ofrecidos por la OMT, de los 1.087 millones de turistas