Чтобы контролировать, Вы должны иметь план, показывающий, что и когда должно произойти и информацию о том, что происходит в действительности. Сбор информации о происходящем и сравнение ее с планом мы называем мониторингом, осуществляя который мы можем выявить отклонения от плана. Более точно мониторинг можно охарактеризовать как: непрерывное сопоставление достигнутого прогресса с планом посредством повседневного и систематического сбора и анализа информации. Целями мониторинга являются отслеживание происходящих изменений, проведение регулярных проверок того, соответствуют ли наши предположения о том, что должно происходить, тому, что происходит в действительности.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно либо внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых или изменившихся обстоятельств. При этом учитывают взаимозависимость систем; рассматривают отчеты о состоянии проекта; разрабатывают график совещаний по проекту; обеспечивают поддержание баланса между тремя измерениями проекта и проводят отслеживание прогресса и изменений в проекте.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых знаний или изменившихся обстоятельств.
Контроль является важной частью управления проектом и предусматривает:
– представление отчетов о прогрессе в реализации проекта в сравнении с планом;
– анализ причин обнаруженных отклонений от плана;
– принятие мер для устранения отклонений.
Ключевые элементы контроля показаны на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Ключевые элементы контроля над проектом
К ключевым элементам контроля относятся:
– стандарты, содержащиеся в плане проекта,
– сбор информации в процессе мониторинга,
– механизм сравнения прогресса в реализации проектам с планом для выявления отклонений,
– процесс выявления причин проблем и выработка решений проблем, планирование соответствующих действий,
– завоевание поддержки предлагаемых изменений плана,
– осуществление корректирующих действий для приведения деятельности в соответствие с исходным или скорректированным планом.
Для осуществления мониторинга необходим сбор информации на двух уровнях:
– на макроуровне, к которому относятся сведения об общих бизнес-целях проекта, сроках, бюджете и стандартах качества;
– на микроуровне, к которому относятся сведения о выполнении индивидуальных задач (о дате начала выполнения каждой задачи, прогрессе