При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.
При налаживании личного контакта с собеседником следует обратить особое внимание на корректность ваших взаимоотношений с ним:
– Вступительные фразы и объяснения должны быть. ясными, сжатыми и содержательными.
– Обязательно обращайтесь к собеседникам по имени и отчеству.
– Должны быть соответствующими внешний вид и манеры поведения (одежда, подтянутость, выражение лица, тональность речи и др.).
Проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам является неотъемлемой частью любого общения, а деловой беседы – тем более….
Беседа должна строиться в форме диалога, для построения которого как можно чаще апеллируйте к мнению и ответам собеседника.
В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильные и корректные отношение к собеседнику.
Внимание. Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что собеседники не смогли наладить межличностные отношения, неверно выбрали позиции и стратегии будущих практических деловых контактов. А именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.
Типичные негативные примеры непродуктивного начала беседы
– Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности:
«Извините, если я помешал…»;
«Я бы хотел еще раз услышать…»;
«Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».
– Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику:
«Давайте с вами быстренько рассмотрим…»;
«Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»;
«А у меня на этот счет другое мнение…».
– Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.
Примеры продуктивного начала беседы:
1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов – и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.
2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Метод прямого подхода