La etiqueta inteligente que aparece a la derecha de la celda al añadir una nueva columna a una tabla, se llama Opciones de autocorrección y le permite eliminar el autoformato establecido.
9. Cambie la función de ambos subtotales por Máx.
10. Ahora ya sabe cuál es el coste máximo de las referencias visibles. Guarde los cambios para terminar y pasar al próximo ejercicio.
009 Crear esquema por subtotales de la tabla
EL COMANDO SUBTOTAL, INCLUIDO EN EL grupo de herramientas Esquema de la ficha Datos de Excel 2013, puede calcular subtotales de forma automática en celdas concretas de las tabla, siempre que haya algún dato común y que éste se encuentre en la primera fila de datos.
1. Seleccione la columna D, Editorial, active la ficha Datos y pulse sobre el botón Borrar del grupo Ordenar y filtrar para eliminar el filtro aplicado.
2. Con la columna aún seleccionada, coloque el puntero en borde del ratón en su cabecera. Cuando se transforme en una cruz con puntas en flecha, pulse sobre el mismo y, manteniendo el botón pulsado, presione también la tecla Mayúsculas sin soltarla y arrastre la columna hacia la izquierda, hasta situarla sobre la columna A.
3. De este modo la columna movida se inserta a la derecha de la columna en la que ha sido soltada.
4. Seleccione la celda A1 y pulse a continuación sobre el botón Subtotal del grupo Esquema, también en la ficha Datos.
5. En el cuadro Subtotales se indica que se calcularán los subtotales para cada cambio en la columna Editorial (es decir, para cada nuevo nombre de la empresa). Despliegue el campo Usar función y escoja la opción Promedio.
6. Calcularemos los promedios de las columnas PV sin IVA y PVP. Seleccione estas opciones en el siguiente campo, active las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos y pulse el botón Aceptar.
Las vistas esquemas le permiten presentar grandes cantidades de datos de forma más cómoda y manejable.
7. Se muestran del lazo izquierdo de la tabla los símbolos del esquema. Para visualizar mejor lo que ha sucedido, pulse sobre el número 2 que está en la cabecera,
8. Bajo los datos de cada editorial se ha insertado una fila con la función Subtotal, que nos muestra el promedio de cada editorial. Además, al final de la tabla se ha insertado otra fila que calcula el promedio general de los precios de todos los títulos. Pulse sobre el símbolo Mas (+) que se encuentra a la derecha de la fila 8, que contiene el promedio de 2001 Editors Choice.
9. De este modo puede expandir cualquiera de los grupos creados para el esquema y mostrar los detalles del mismo. Seleccione ahora las columnas E, F y G desde sus cabeceras y despliegue el comando Agrupar.
10. Pulse sobre la opción Agrupar de este comando.
11. También podría haber pulsado directamente sobre el icono del comando Agrupar. Como podrá ver, se ha creado un nuevo grupo que une las tres columnas seleccionadas. Contráigalo haciendo clic en el símbolo Menos (-) del grupo.
12. Guarde los cambios para terminar.
IMPORTANTE
La opción Autoesquema crea grupos automáticamente en conjunto de datos siempre que éstos sean analizados por funciones que proporcionen totales parciales o subtotales. Además, deberá haber una primera fila o columna que proporcione los rótulos (por ejemplo, la columna Editorial en este caso), y no puede haber filas en blanco.
010 Crear un esquema de forma automática
EL GRUPO DE HERRAMIENTAS ESQUEMA DE la ficha Datos de Excel 2013 incluye la opción Autoesquema, dentro del comando Agrupar, que permite crear complejos esquemas de forma auto-mática, siempre que los datos estén presentados de la forma correcta. Los datos deben estar agrupados por fórmulas o funciones que calculen totales parciales, no puede haber filas o columnas en blanco en medio de los datos a agrupar, y las celdas que actúan como rótulos de grupo deberán estar en alguno de los extremos de los datos, nunca en medio de éstos.
1. Antes de comenzar este ejercicio descargue de nuestra web el archivo Ejemplo2 y guárdelo en su equipo.
2. Vamos a crear un esquema que organizará toda la información de la hoja de cálculo con un solo clic, pero antes vamos a analizar sus contenidos. En primer lugar, puede ver que los datos están divididos en Ingresos y Gastos. Al pie de cada categoría se presenta el total de cada una. Seleccione la celda B7.
3. En ella se suman los valores de la misma columna para las filas 5 y 6, y así en todas las columnas.
4. Luego son sumados los totales trimestrales para cada concepto en las filas E, I, M y Q, de nuevo con una sencilla función SUMAR. Compruébelo, por ejemplo, en la celda E5.
5. Una vez analizados los datos, y sin importar cuál es la celda seleccionada, despliegue el comando Agrupar del grupo Esquema, que se encuentra en la ficha Datos, y seleccione la opción Autoesquema.
En este ejemplo, la presencia de la función SUMA en diversas celdas de la hoja es fundamental para el correcto funcionamiento de la función Autoesquema.
6.