Mit dem Wissen um Zielkategorien können Sie einen Zielstrukturplan erstellen. Hierbei handelt es sich letztlich um ein Instrument, mit dem Ziele und die entsprechenden Zielkategorien visualisiert werden können. Das schafft Transparenz in Bezug auf die Projektinhalte und verdeutlicht jedem Projektbeteiligten, was mit dem Projekt erreicht werden soll (Leistungsziele) und wie die Rahmenbedingungen sind, damit es erreicht werden kann (wirtschaftliche Ziele und Terminziele). Eine vereinfachte Darstellung eines Zielstrukturplans könnte folgendermaßen aussehen:
Abbildung 4-2: Einfacher Zielstrukturplan mit den vier Zielkategorien und mehreren Unterzielen
Bevor Sie sich jetzt direkt auf die Suche nach einer schicken Software machen, mit der Sie einen solchen krass professionellen Zielstrukturplan erstellen können, lesen Sie noch kurz weiter. Wir raten davon nämlich ab. Sehen Sie zu, dass Sie sich eine Metaplanwand in Ihren Projektraum stellen, und erarbeiten Sie mit Ihrem Team gemeinsam den Zielstrukturplan – ganz einfach mit Zetteln und Stiften wie die vordigitalen Höhlenmenschen an der Höhlenwand. Das hilft Ihnen insbesondere auch dabei, das Verständnis über Ihre Ziele im Team zu synchronisieren, sodass im Verlauf des Projekts keine unterschiedlichen Vorstellungen zu beklagen sind. Gemeinsames Erarbeiten ist immer noch die einfachste Methode, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen und ein gemeinsames Verständnis darüber entsteht, was man tut, warum man es tut und wohin man will.
KAPITEL 5
Das Projekt, die Welt und ich – Umfeldanalyse und Stakeholdermanagement
Im Leben eines Projektmanagers gibt es immer wieder Phasen, in denen man so tief im Projektgeschäft steckt, dass man das Gefühl bekommt, es gäbe nichts anderes mehr als dieses Projekt und das Projektteam, mit dem man zusammenarbeitet. Das liegt sicherlich auch am Wesen des Projekts, das ja als eine der wesentlichen Eigenschaften seine Einzigartigkeit hat, das »so nie Dagewesene«. Schnell kann man der Illusion verfallen, man würde in einem seltsamen Projektvakuum arbeiten, und nur der tägliche Feierabend und seine Banalitäten wie Busfahren, Abendessen und Zähneputzen erinnern den Projektmanager dann daran, dass es noch eine Welt außerhalb des Projekts gibt.
Genau so, wie es eine Welt außerhalb des Projekts gibt, die gar nichts mit Ihrem Projekt zu tun hat oder zu tun haben will, so gibt es eine Welt, die in Ihrem Projektalltag zwar nicht dauernd vorkommt, aber sehr wohl eine große Rolle spielt und sich auch sehr für Ihr Projekt interessiert. Wir reden hier von Ihren Vorgesetzten, Ihren Geschäftsführern, Ihren Kunden oder Anwendern, die zwar nicht zu Ihrem Projektteam gehören, aber trotzdem einen Einfluss auf Ihr Projekt haben oder von Ihrem Projekt direkt betroffen sind, die Sie im besten Fall in Ruhe arbeiten lassen oder im schlimmsten Fall belagern oder kontrollieren wollen.
Darüber hinaus gibt es eine weitere Welt, der Ihr Projekt zwar eher egal ist, die die Entscheidungen, die Sie als Projektmanager treffen müssen, aber durchaus beeinflusst. In der IT sind Sie zum Beispiel auch immer Marktentscheidungen von Dritten ausgeliefert, wenn Technologien nicht mehr unterstützt werden oder andersrum dringend eine Version für ein neues Betriebssystem entwickelt werden muss.
Mit diesem Projektumfeld und den Menschen, die darin vorkommen, müssen Sie umgehen können. Sie müssen wissen, wer alles ein Interesse an Ihrem Projekt hat, wie dieses Interesse aussieht und wie eine konkrete Instanz Ihr Projekt beeinflussen kann. Wie Sie überhaupt erst herausfinden, wer außer Ihnen und Ihrem Team noch wichtig für Ihr Projekt ist und wie Sie mit einschränkenden Rahmenbedingungen, unterschiedlichen Interessen und den daraus resultierenden Störungen und Konflikten umgehen können, verraten wir Ihnen im folgenden Kapitel.
Umfeldanalyse
Kein Mensch ist eine Insel, vollständig für sich allein; jeder Mensch ist ein Stück des Kontinents, ein Teil der Heimat.
– John Donne, Meditation XVII
Nachdem Sie definiert habe, was Sie mit Ihrem Projekt eigentlich erreichen wollen, schauen Sie sich an, in welchem Umfeld Ihr Projekt stattfinden wird. Sie machen also eine Analyse Ihres Projektumfelds. Was meinen wir aber denn damit? Projekte stehen häufig im Fokus der Öffentlichkeit. Repräsentative Beispiele haben wir in Deutschland im Moment genügend. Prominenteste Beispiele sind der Berliner Flughafen oder Stuttgart 211. Diese Projekte finden in einem Umfeld statt, das geprägt ist durch die öffentliche Meinung und die Politik.
Die Umfeldfaktoren »Öffentlichkeit« und »Politik« beeinflussen das Projekt, umgekehrt wird aber auch die öffentliche Meinung durch das Projekt beeinflusst. Projekt und Umfeld stehen in diesem Sinne in einer Wechselwirkung zueinander. Dabei gibt es eine Reihe von Faktoren, die sogenannten Umfeldfaktoren, die für diese Wechselwirkung prägend sind: Projekte finden beispielsweise in einem kulturellen, wirtschaftlichen, organisatorischen, gesellschaftlichen oder ökologischen Umfeld statt. Alle diese Faktoren können das Projekt beeinflussen. Wenn Sie beispielsweise Projekte im Ausland haben, finden diese in einem Umfeld statt, das nicht nur geprägt ist durch eine andere Kultur, als wir sie kennen, sondern eventuell auch durch andere gesetzliche Rahmenbedingungen. Es ist wichtig, dass Ihnen diese Rahmenbedingungen bewusst sind, ansonsten warten unter Umständen unschöne Überraschungen auf Sie.
Wir müssen aber nicht ins Ausland gehen, um die Wirkung des Umfelds auf unsere alltägliche Projektarbeit beobachten zu können. Es reicht, wenn Sie sich ganz normale kleine Projekte in Ihrem Unternehmen anschauen, denn auch diese finden zwangsläufig in einem politischen Umfeld Ihres Unternehmens statt, in dem es unterschiedliche Interessen und bestimmte Rahmenbedingungen gibt. Diese Rahmenbedingungen und Interessen gilt es zu analysieren, damit Sie sicher und erfolgreich innerhalb des Projektumfelds agieren können.
Die frühzeitige und vorausschauende Betrachtung des Projektumfelds hilft Ihnen dabei, Probleme zu verhindern bzw. zu entschärfen. Mit dem Wissen um Ihr Projektumfeld betreiben Sie proaktives Projektmanagement. Zu häufig haben wir miterlebt, wie auf Probleme, die aus dem Umfeld des Projekts resultieren, nur mehr reagiert wurde. Hier hätte eine systematische Betrachtung im Vorfeld zumindest dazu beitragen können, nicht überrascht zu sein.
Die Methodik, die durch das Projektmanagement vorgeschlagen wird, ist nicht kompliziert. Hier hilft ein einfaches Portfolio, in dem das Projektumfeld wie in Abbildung 5-1 kategorisiert wird.
Abbildung 5-1: Das Umfeldportfolio kategorisiert die Faktoren, die das Projekt beeinflussen, und differenziert dabei zwischen sachlichen und sozialen Faktoren auf der einen und externen und internen Faktoren auf der anderen Achse.
Die Kategorien Sozial und Sachlich sowie Extern und Intern helfen uns dabei, in Bezug auf die Analyse des Projektumfelds den richtigen Fokus zu setzen. Haben Sie ein Projekt, in dem es um den Umbau Ihrer Organisation geht, liegt der Fokus auf den internen Umfeldfaktoren. In diesem Fall müssen Sie überlegen, inwieweit Ihr Projekt durch den Betriebsrat beeinflusst werden kann, wie Sie die Geschäftsführung mitnehmen oder in welchem Ausmaß andere Abteilungen von dem Projekt betroffen sind. Handelt es sich um ein IT-Projekt in Ihrem Unternehmen, müssen Sie in jedem Fall schauen, inwieweit die neue Software mit der vorhandenen IT-Infrastruktur kompatibel ist, Sie müssen die IT-Richtlinien berücksichtigen, und vor allem dürfen Sie nicht vergessen, dass zukünftig ganz konkret Mitarbeiter mit der neuen Software arbeiten müssen. Sie können natürlich ganz locker all diese Faktoren ignorieren und hoffen, dass schon