При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку и удалиться.
Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны.
Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица. Ни в коем случае нельзя вмешиваться в действия своего руководителя, прерывать его и т. д. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать записку и сделать замечание в очень корректной форме.
Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, тогда глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, участвующего в переговорах, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры.
Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Возможные темы:
• Как долетели?
• Какое первое впечатление о стране, городе?
• Какая погода в вашей стране? И т. п.
Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.
Если возникает затруднение при ответе на непредвиденный вопрос, следует говорить: «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином…», «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос» и т. д. Не торопитесь с ответом, особенно в том случае, если ваши партнеры – представители азиатских стран.
Нужно соблюдать основные требования к стилю ведения переговоров: вести себя доброжелательно, быть внимательным и вежливым, уметь слушать; свои мысли нужно выражать кратко и четко.
Необходимо помнить, что у фразы, произнесенной без пауз и состоящей из более 14 слов, начало быстро забывается, в памяти остается лишь конец предложения.
Нужно внимательно следить не только за тем, что говорит ваш собеседник, но и за своими высказываниями, словно они произнесены не вами, а другим человеком.
Ведение переговоров требует строгой дисциплины и полного подчинения руководителю, отвечающему за результаты работы.
Существуют различные мнения зарубежных специалистов в области переговоров о том, с чего начинать переговорный процесс.
Одни рекомендуют начинать его со сложных вопросов, а затем постепенно переходить к более простым.
Другие, напротив, предлагают идти от простого к более сложному.
Автор не решается определить,