• «Класс». Участники располагаются как ученики в классной комнате (сидят за столами, глядя в одном направлении). Перед ними находится либо президиум, либо трибуна. Целесообразно использовать для проведения конференций, так как есть возможность воспользоваться столом.
• «Театр». Участники сидят как при рассадке «Класс», только отсутствуют столы, что позволяет поставить большее количество стульев. Удобно в тех случаях, когда нужно рассадить много людей.
• «Амфитеатр». Данный вариант рассадки удобен в залах, которые в ширину больше, чем в длину. Ряды стульев при этом для удобства зрителей, сидящих по краям, закругляют. Используется для проведения конференций, брифингов и других мероприятий с большим количеством участников.
Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между которыми объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов.
За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.
После перерыва полномочия предыдущего председателя – руководителя одной из делегаций – передаются руководителю другой.
По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ. Завершает переговоры торжественный прием.
Особенности подготовки переговорных комнат
Переговоры, деловые встречи и совещания (далее по тексту «переговоры») проводятся в специально отведенном и приспособленном для этого помещении.
Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.
Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.
Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.
Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола