7. Märgi plaani 5 minutit edasilükatud ülesannete alustamiseks.
8. Vaata plaan üle – kas jäi piisavalt varu, ega ei jäänud liiga palju planeerimata ruumi?
Juhtimisvõtted – ole efektiivsem
Halb reegel ütleb, et on ainuke ja parim lahendus probleemile.
Hea reegel ütleb, et on üks paljudest lahendustest.
Liikluses on reeglid, märgid ja märguanded vajalikud selleks, et liiklejad saaksid suhelda ja koordineerida omavahelist tegevust. Reeglitele lisaks on vajalikud ka õiged juhtimisvõtted ehk oskused ja tehnikad, millega tagatakse efektiivne ja ohutu sõit. Järgnevad praktilised näpunäited on mõeldud juhtimisvõtetena ajajuhtijale, mis õigel ajal ja õiges kohas kasutades aitavad kaasa aja efektiivsemale kasutamisele, mis toob omakorda kaasa aja juhi isikliku rahulolu.
Juhtimisvõte nr 1 − töökuhjade haldamine
Tegemata tööde hulk suureneb alati kiiremini kui tehtud tööde hulk.
Meil kõigil on komme jagada töid ja ülesandeid eri gruppidesse. Nimetame neid edaspidi näiteks töökuhjadeks. Gruppide arv ja teemad sõltuvad suuresti töö iseloomust ja ajakasutaja isiklikest eelistest. Ehkki gruppidesse võib jagada nii e-kirju, kirju, tööülesandeid kui ka kõike muud taolist, vaatame praegu töökuhjade kasutust laua peal kasutatavate riiulite või dokumenditaskute näitel. Mitut sellist riiulit kasutad sina? Üht, kaht? Või 5, 10 ja enam?
Hea näide on minu enda kogemus. Olin aastaid tagasi arvutifirmas Microlink noor tootejuht, kes uude kontorisse kolides sai võimaluse korraldada ise oma töölaud ja töövahendid. Tootejuhina tegelesin argiselt paljude töökuhjadega – näiteks mitmesuguste arvutikomponentide tootjad, transpordifirmad, turundusplaanid, hinnakirjad, turuanalüüsid jne. Tubli noore ametnikuna jagasin kogu nende teemadega seotud paberimajanduse viieteistkümnesse kategooriasse ehk töökuhja ning ostsin oma lauale 15 dokumendiriiulit. Järgmisena sildistasin kõik need riiulid ja sorteerisin olemasolevad dokumendid viieteistkümne riiuli vahel ära. Neli aastat hiljem, järgmisse töökohta kolides, võtsin samadest riiulitest samad neli aastat vanad paberid ja viskasin kõik prügikasti.
Seega polnud noorukesel mineviku-minal hoolikalt planeeritud süsteemist mittemingisugust kasu. Põhjus oli ilmselt süsteemi liigses keerukuses. Ka teistpidi, jagades kogu informatsiooni ühte-kahte töökuhja, muutub süsteem kasutamatuks, kuna me ei suuda sealt vajalikke dokumente õigel ajal üles leida. Milline on siis optimaalne dokumendiriiulite arv? Või kuidas rakendada süsteemi, kus oleks pidev ülevaade tehtavatest töödest ja samas ei peaks kulutama kahte kuud mingi uudse metoodika õppimiseks? Pakun siinkohal välja ühe lahenduse, mida saab kasutada pea kõikides valdkondades. Süsteem toimib mitmete eri liiki töökuhjade puhul, olgu need siis paberid, e-kirjad või tööülesanded.
Hästi hallatav töökuhjade arv on 3
Valdkonnast olenemata võib paberid ja tööülesanded jagada kolme kategooriasse. Kolm on hea number. Seda suudab inimene veel mugavalt hallata ja samal ajal on ta piisav, et lahendada meie jaoks efektiivsusülesanne. Kolm töökuhja gruppi võiks pealkirjastada järgmiselt:
Sisse
SISSE-töökuhi tähistab sissetulevaid töid või dokumente, millega sa ei ole veel tegelema hakanud. Need on asjad, mille jaoks sa pead aega leidma, mis on sinu tööülesannetega seotud, aga sul pole veel erilist aimu, et kas, kes ja millal peaks need lõplikult ära tegema. Väldi tähelepanu hajumist ja aja raiskamist, kuid registreeri kõik uued kohustused näiteks kirjeldava märkusena eraldi paberile. Hea oleks, kui kirjutad kohustuse juurde, milline on kõige esimene tehtav samm. See muudab planeerimise konkreetseks.
Sissetulevate tegevuste ja paberite kuhi näitab sisuliselt seda, kui palju sul tööd on. Kui sinna üldse midagi ei lisandu, oled sa kas väga mugava ja igava töökoha leidnud või nõuavad sinu tööülesanded väga pikaajalist tegevust ühe juhtumi kallal. Või siis jätad tegevused registreerimata ning riskid unustamisega. Ülisuur ja aktiivne sissetulevate tegevuste kuhi näitab sinu hõivatust ja ühtlasi tähtsust ettevõttele. Ilmselt on mõistlik leppida iseendaga kokku, kui palju sinna töökuhja võib maksimaalselt tegevusi laekuda enne, kui sa nende täitmisega jänni jääd. Jällegi – see sõltub täielikult tööülesannete iseloomust. Hea oleks endaga leppida kokku teatavad reeglid. Näiteks – minu sissetulevate e-kirjade kataloogis võib olla maksimaalselt 50 lugemata e-kirja. Või – paberikuhi minu laual ei tohiks ületada 10 cm. Järgides endale seatud mõõdetavaid reegleid, on tunduvalt lihtsam hoida sissetulevate ülesannete töökuhi stabiilselt kontrolli all.
Töös
TÖÖS-grupp ehk töösolevate ülesannete kuhi on ilmselt need paberid või tegevused, millega oled juba tööd alustanud, aga ühel või teisel põhjusel pole nad valmis. Tuleb tähele panna, et töösolevate tegevuste hulka kuuluvad ka tööülesanded, mis sa oled kellelegi teisele edasi delegeerinud, aga mille korraliku täitmise eest vastutad ikkagi sina.
TÖÖS-kuhi aitab sul ka visuaalselt omada ülevaadet pidevalt käimasolevatest projektidest ja tegevustest. Nagu eelpool soovitatud, on hea omada selliste ülesannete kohta maksimaalset piirmäära. Loomulikult sõltub see number ka kohustuste mahust. Sestap on täitsa mõistlik seada endale maksimaalne üheaegsete tööülesannete hulk nii lihtsatele, keskmistele kui ka mahukatele tegevustele.
Välja
VÄLJA- ehk väljaminevate asjade töökuhi moodustub ülesannetest, mis on lõpetatud ja mis ei vaja enam sinu tähelepanu. Aeg-ajalt küsitakse koolitustel, et miks see töökuhi siis üldse olemas on. Tegelikult ei liigu valminud aruanded või tööülesanded sinu panuse lõppemisel sinu tööruumist kohe minema. Võib juhtuda, et nad ootavad konkreetset koosolekut, kus tulemused ette kanda. Võib olla, et sinu töö oli üks osa suuremast projektist ja teiste osad ei ole veel valmis. Põhjuseid on tavaliselt palju. Ole mureta – väljaminevate ülesannete töökuhi ei ole kunagi liiga suur. Pigem on suur valminud tegevuste hulk tunnustuseks heast tööst. Kui suur sissetulevate või töösolevate kohustuste hulk suurendas meie stressitaset, siis kogukas valminud ülesannete hulk pigem vähendab seda stressi.
Alustamata tööd on stressi allikas. Lõpetatud tööd on selle ravi.
Täpselt sama kolme töökuhja loogikat kasutan ma ise e-kirjade haldamiseks. Sissetulevad e-kirjad (need, mille kallal ma pole veel tööd alustanud) on kõik sissetulevate e-kirjade kataloogis LUGEMATA-tähisega (unread). Kasutan vormivaadet, kus lugemata e-kirjade esimesed paar rida on näha ja nii ma umbes tean, mis tüüpi sõnumiga on tegemist − on ta oluline või mitte. Töösoleva töökuhja moodustavad kõik LOETUD-(read) – tähisega e-kirjad samas, sissetulevate e-kirjade kataloogis. Seega on mul alati lihtne ülevaade − kataloogis olevate kirjade arv näitab minu tähelepanu nõudvate tegevuste hulka. Nendest loetud osa on töös ja lugemata veel mitte. Kolmanda ehk väljaminevate e-kirjade hulga moodustavad kirjad kõikides muudes kataloogides. Ehk siis − kui ma saan oma panuse antud kirjaga tehtud ja ma soovin seda edaspidiseks alles hoida, siis liigutan ta sissetulevate kaustast kuhugi temaatilisse kataloogi arhiveerimiseks. Sellist lihtsat süsteemi kasutades ei unusta ma teistes kataloogides asuvaid kirju ära, kuna kõik tähelepanu nõudvad lahtised tööd asuvad ühes primaarses kataloogis.
Üks asi korraga
Eelpoolkirjeldatud kolme töökuhja süsteem toimib hästi ainult siis, kui seda pidevalt ja enda vastu aus olles kasutada. Sealjuures on oluline lähtuda reeglist “üks asi korraga”. Nimetatud reegel tähendab, et ühest töökuhjast teise liigutatakse üks tegevus korraga. Eriti oluline on, et sissetulevate ülesannete kuhjast võetud