Päevaplaan − millest alustada?
Päeva planeerimiseks on peale otsuse “millal planeerida” ka muid häid praktilisi näpunäiteid.
Leia homses päevakavas planeeritav aeg
Selleks et homsesse mingeid tegevusi planeerida, tuleb eelkõige teha selgeks planeerimiseks vaba aeg. Ehk siis vaata üle oma kohustused, kohtumised ja muud ülesanded, mis on homseks juba kirjas. Nii mõningadki neist võivad olla sinu jaoks force majeure, kus sa lihtsalt pead leppima, et koosolek toimub näiteks kl 10 või et kell 14 pead minema kliendiga kohtuma. Neid ei ole sageli võimalik muuta. Seetõttu on PLANEERITAV aeg sinu jaoks see aeg, mille kohta sa saad ise otsustada, et kas ja missuguseid ülesandeid sinna kirja panna.
Esmalt planeeri olulised tegevused
Kõigepealt pane päevaplaani kõige olulisemad tegevused. Lihtne, eks? Aga millised on need kõige-kõige? Siinkohal tasub järgida mõnda kuldreeglit.
Homme on kõige olulisemad tegevused, mis olid tänase tähtajaga, aga mingil põhjusel ei jõudnud valmis. No ikka juhtub – kas tuli mõni ootamatu külaline või jooksis arvuti kokku. Loomulikult ei tohi teadlikult venitada, aga alati peab olema valmis ootamatusteks. Nii, kribinal-krabinal kirja siis ülesanded, mis olid tänaseks, aga ei jõudnud valmis.
Teine kuldreegel väidab, et igas päevas on 1–2 üliolulist tegevust, mis annavad 80 % kogu päeva töötulemusest. Sul on lihtsalt vaja need 1–2 olulist asja üles leida ja kohe esimesena ära planeerida. Tegelikult on ju lugu nii, et kõiki töid ei jõua me iga päev ülitäpsest planeerimisest hoolimata tehtud. Oluline on alustada ja teha ära enim tulemust andvad tööülesanded. Siis ei ole väga lugu, kui mõned vähema tähtsusega tegevused tõesti teise päeva lähevad. Hea planeerija arvestab alati tegeliku eluga, mis teatavasti pole täiuslik. Me ei saa kõike ette näha ja ennetada. Küll aga saame me kõigepealt teha ära olulised asjad ja alles seejärel ülejäänud, mis tagab meile keskmisest parema efektiivsuse oma tööülesannete täitmisel.
Igas päevas on 1 – 2 üliolulist tegevust
Veel üks esmapilgul väheoluline otsus on see, et kuhu need 1–2 tähtsat tegevust homses päevas planeerida? Tegelikult pole see nii väheoluline midagi. Teatavasti sõltub töö efektiivsus tugevasti meie fookustamisest ja vaimsest valmisolekust. Seetõttu tuleb jälgida oma produktiivset aega!
Öökull vs lõoke
Minule tehti juba keskkoolis väike test, et kas ma olen öökull või lõoke. Mitte et ma lennata oskaks, vaid kas minu füsioloogiliselt aktiivne aeg jääb hommikusse või pigem õhtusse. Kindlasti oled tähele pannud, et osa inimesi tahavad tulla tööle teistest varem, et teha rahulikult hulk tööd ära enne, kui enamik kolleege kontorisse saabuvad. Muidugi võib olla üks põhjusi lihtsalt vaiksem keskkond või vajadus viia lapsed varakult lasteaeda, samas on mitmel sellisel inimesel hommikune aeg tõesti produktiivne. Töö lausa lendab käes ja tavaliselt saab enamik päeva tööst tehtud just neil varastel hommikutundidel. Nendel ei ole probleem ka varakult ennast voodist välja ajada. Siiralt võib loota, et televisioonis hommikul “Terevisiooni” saate tegijad kõik on hommikuinimesed. Ei tahaks kuidagi õhtuinimesi kell 3 hommikul tõusma sundida.
Teine osa inimesi on need, kes hommikul kohe kuidagi maast lahti ei saa, kelle arusaamine varasest tõusmisest jääb kella 10–11 vahele ja kes käivad hommikul kontoris ringi krillis silmadega, kohvikruus käes, ning üritavad tänast kuupäeva meelde tuletada. Ehk siis mina ☺! Teiste minusuguste jaoks on hommik ilmselt vale aeg mingit tööd ära teha. Meie produktiivne aeg jääb pärastlõunasse või õhtusse. Õhtuinimesed võivad jääda tavalisest kauemaks tööle, teha enamiku tööst pärast seda, kui teised on läinud. Nende jaoks ei ole mingi probleem istuda kontoris kella kaheksa või üheksani igal õhtul.
Kolmandaks võib eristada pärastlõunainimesi – need, kelle aktiivsem aeg on just pärast lõunat. Huvitaval kombel kuuluvad tavaliselt nende hulka müügimehed. Kõige rohkem suuri müügitehinguid tehakse ära pärastlõunases saginas, kui ümberringi helisevad telefonid ja kolleegid sagivad siia-sinna. Võib ju olla, et osa tehingute õnnestumises on süüdi pärastlõunaselt unisemad kliendid, aga see ei muuda fakti, et pärastlõunatüüpi inimesed aktiveeruvad just pärast keskpäeva.
Muide – ega asjata määrata produktiivset aega just õpilastel. Teatavasti on õppimise edukus otseselt sõltuv sinu keha kellast. Hommikuinimestel soovitatakse tegeleda õppimisega ja eksamiks valmistumisega võimalikult vara päeval – igal juhul mitte hilja õhtul. Õhtuinimesed seevastu võivad rahulikult just õhtul oma eksamiküsimuste tuupimise kallale asuda.
Järgmine kord, kui jääd sissemagamise tõttu kontorisse hiljaks, süüdista selles oma vanemaid. Ei ole muidugi teada, kas su boss seda vabandusena aktsepteerib, aga nii igatahes väidab Inglismaal Surrey Ülikooli teadlane Malcolm von Schantz.
Tema juhatusel tehti uuring, kuhu kaasati 12 vabatahtlikku nn pika versiooniga PERIOD3-geenist ja 12 vaatlusalust sama geeni lühema versiooniga10. Esimesed on õhtuinimesed − hilja voodi ja hilja üles. Lühema versiooniga pigem hommikuinimesed. Uuringu käigus jälgiti katsealuste käitumist vähese une korral. Selle tulemusena leiti, et “öökullidel”esines liiga varase ärkamise korral häireid kognitiivses tegevuses. Tegelikult olid nad lausa 2 korda kehvemad kui nende “hommikugeeniga” kaaskatsejänesed. Kognitiivse võimega on seotud meie tähelepanu, meeldejätmine, suure pildi nägemise võime, teabe mõistmine, õpitu kasutamine ja muud igapäevaselt hädavajalikud oskused. Siit moraal − õhtuinimest ei tohiks varasel hommikutunnil oluliste tööülesannete juurde lasta!
Millist tüüpi sina oled? Oled sa hommikuinimene, õhtuinimene või pärastlõunainimene?
Olles endale teadvustanud oma produktiivset aega, tuleb seda arvestada meie päevaplaneerimise juures ja planeerida sinna need 1–2 kõige olulisemat tegevust!
Oma produktiivse aja kasutamine tähtsate ülesannete korraldamiseks aitab tõsta tunduvalt töö efektiivsust. Füsioloogiliselt aktiivsel ajal teed sama töö lihtsalt kiiremini ja hoiad kokku aega. Lisaks on raskete probleemide kallal töötamine kergem endale aktiivsuselt sobivamal ajal. Kasuta seda teadmist ja jälgi edaspidi, kuhu planeerid oma olulised ülesanded!
Planeeri päev plokkidena
Plokkidena planeerimine ehk ühesuguste tegevuste grupeerimine päevaplaanis on mitmete ajajuhtimistehnikate oluline osa. Kogu soovitus baseerub faktil, et logistiliselt ja kontsentratsiooni mõttes nõuab ühesuguste tegevuste tegemine vähem aega ja ressurssi kui erisuguste ülesannete vaheldumisi täitmine.
Ühesugused tegevused tee korraga
Kõige lihtsam näide on ilmselt kontorist väljas toimuvad kohtumised. Kui sa juba oled sunnitud pea ees liikluskeerisesse tormama ja porikalossid jalga tõmbama, siis miks mitte käia läbi kõik vajalikud kohtumised korraga?! Kui sa aga oled võtnud arvuti taga töötamiseks eraldi aja, siis tee ära nii palju, kui korraga võimalik. Näiteks võrdluseks halb ja hea päevaplaan (sama taustaga tegevused on sarnased):