Mainitud tegurite mõju oleks su kontoris väiksem, kuna ootamised, venitamised või plaanide muutused võimaldaksid sul tegeleda alternatiivselt mõnede teiste tööülesannetega. Kontorist väljas kahjuks seda tihtipeale teha ei saa.
Kõigepealt soovitan planeerida kohtumisi võimalikult varakult, et nad ei pingestaks niigi tihedat graafikut. Paratamatult pole see alati võimalik, aga proovida tasub siiski.
Üks omapärane ja praktikas läbiproovitud näpunäide on planeerida kohtumisi hommikul esimeseks või pärastlõunal esimeseks tegevuseks! Miks? Sellel on kaks olulist põhjust:
1. Ei lõhu oma tööpäeva. Oletame, et su tööpäev algab kell 8 ja sul on tunnine aeg hambaarsti juures (või kohtumine kliendiga) kell 9. Sellisel juhul jõuad sa enne kaheksat tööle, vahetad jalatsid, haarad hommikuse lehe, loed internetist uudiseid, ehk rüüpad isegi kohvi. Hiljemalt kell pool üheksa pead hakkama ennast uuesti majast välja sättima, et jõuda kella üheksasele kohtumisele. Kohtumine lõpeb kell kümme ja parimal juhul oled kontoris tagasi pisut pärast poolt ühtteist. Jällegi toimub sisseelamisperiood (ehk isegi kohviga), saad teha tunnikese tööd ja kell 12 on lõuna. Sellised on meie tüüpilised päevad, kui me ei planeeri oma kohtumiste aega! Või toome teise näite, kus kohtumine on planeeritud kella kaheksaks hommikul või kohe pärast lõunat kell 13. Nüüd sõidad kohe hommikul kohtumisele ilma töölt läbi minemata, kell üheksa on see läbi ja pool kümme oled töö juures. Seejärel tuleb jällegi pool tundi sisseelamiseks ja kella kümnest kaheteistkümneni saad teha rahulikult tööd. Logistiliselt võidad ühe pooletunnise sõiduaja ja sisuliselt võidad ligi tunni produktiivset tööd. On ju vahe?
2. Ei sõltu eelmistest kohtumistest. Teine hea põhjus, miks võiks planeerida kohtumise hommikul või pärastlõunal esimeseks, on sõltuvus eelnevatest kohtujatest. Võtame näite mu enda kogemusest. Paar aastat tagasi läksin 4 nädalat pärast põlveoperatsiooni haiglasse plaanilisele arsti vastuvõtule. Kokkulepitud aeg oli kell 11. Kohale jõudes selgus, et tänu veebruari libedatele teedele oli ukse taga palju erakorraliste vigastustega patsiente, kes samuti kõik vajasid arsti tähelepanu. Pärast kahte ja poolt tundi ootamist loobusin ning lahkusin, et leppida kokku uus vastuvõtuaeg hiljem. Antud näide on küll drastiline, kuid kas ei tule tihti ette olukordi, kus meie kohtumine hilineb 10 või 15 minutit ainult seetõttu, et keegi teine ei ole oma tööga õigeks ajaks valmis saanud?! Sestap ongi hommikul või pärastlõunal esimene aeg kohtumiseks parim, kuna enne sind lihtsalt pole kedagi seda kohtumise aega venitamas.
Teadlikult kohtumisi planeerides võid võita päevas 15 minutit, 30 minutit või tunnikese, mida saad kasutada hoopis mõnel muul otstarbel. Minupoolest, kas või lihtsalt kiiktoolis mõnulemiseks! ☺
Planeeri varuga
Planeerimise alustamisel on alati üks ohtusid planeerida liiga täpselt ja ajagraafik liiga täis. Mõtle ise – ilmselt pole võimalik vältida kõiki ootamatuid sündmusi või ajaraiskajaid. Niipea kui paanid homse päeva 100 % täis, on selge, et ühe ootamatu ajaraiskaja tõttu jääb midagi plaanist tegemata. See aga ei mõju hästi ei plaanipidamisele ega ka stressitasemele. Stressitase on, muide, otseselt seotud meie plaanist erinevate tegevuste hulgaga! Sestap on mõistlik planeerida varuga ja jätta teatud osa päevast üldse planeerimata. Ära muretse, et sul jääb see aeg kasutamata. Isegi kui mingid ootamatused seda varuaega ei täida, on sul hiljem lihtne leida ülesandeid, mis vajavad tegemist, aga pole üliolulised just sel päeval ära lõpetada. Kui suur peaks see varu olema? Ilmselt kehtib ka siin 80/20 % reegel, ehk planeeri 80 % ja jäta 20 % ajast planeerimata. 8tunnise tööpäeva mõistes võiks varu olla ca poolteist kuni kaks tundi. Loomulikult on see pigem soovitus kui raudne reegel – eks igaüks hindab ise oma plaanist ja tööülesannetest sõltuvat varuaja vajadust.
Jäta 2 tundi päevast planeerimata
Millisesse osasse päevaplaanis varu jätta? Siin tuleb lähtuda ülesannete iseloomust. Parem on jätta varu peale selliseid tegevusi, mille lõppu sa ei kontrolli (näiteks kohtumine tähtsa kliendiga). Samuti tasub jätta varuaeg ühte plokki selliste ülesannetega, mille ümberkorraldamine pole eriti keeruline (näiteks e-kirjade lugemine, telefonikõned). Ning mõistlik on planeerida varu pigem tegevusplokkide lõppu, enne lõunat ja päeva lõppu – siis on kindel, et olulised asjad toimuvad produktiivsel ajal ja mõne juhtumi venimine ei nihuta paigast järgmise tegevusploki algust.
Varu 30 minutit iseendale
Tänapäeval levinud avatud kontor mõjub kindlasti positiivselt üldisele meeleolule, organisatsiooni kultuurile, meeskonnatundele jne. Teisalt tähendab avatud kontor privaatsuse kadumist. Sa pead olema valmis selleks, et igal hetkel võib keegi tulla ja alustada sinuga vestlust, olenemata sinu hõivatusest. Stressi vältimiseks ja pisutki privaatsustunde tõstmiseks on hea planeerida igast päevast 30 minutit ainult iseendale. See ei tähenda, et samal ajal ei peaks tööd tegema ☺! Ma mõtlen siinkohal pigem katkestustevähest aega, kus sa võid rahulikult tegeleda oma asjadega, kartmata, et keegi ootamatult sisse sajab. Mida tähelepanuvõi kontsentratsiooninõudvam tööülesanne parasjagu käsil on, seda kindlamini vajad aega iseendale. Kuulus Sammalhabe Eno Raua Naksitrallides ütles: “Haudumine vajab vaikust ja rahu, transport ei tule kõne allagi.” Plaani endale päevas üks “haudeperiood”! Lihtsam on olukorda lahendada, kui kontoris on säilinud veel mõni uks – paned selle lihtsalt kinni. Kui selline käitumine pole aga üldse kombeks või kui uksi ka parema tahtmise juures ei leia, tulevad appi muud väikesed nipid, millest on juttu käesoleva raamatu ajaraiskajate osas.
Tähelepanu nõudvad tegevused tee vaikuses ja rahus
Tegele 5 minutit edasilükatud asjadega
Iga päev koguneb meie lauale pabereid ja sissetulnud e-kirja kausta kirju, mis pole hetkel piisavalt olulised ja me lükkame nendega tegelemise edasi. Sama lugu on vähe-tähtsate või mittekiirete ülesannetega, mida kipub pidevalt kogunema. Kuhjuv tegemata tööde nimekiri on üks järjekordne stressiallikas. See on nagu “nokk kinni, saba lahti” olukord – mida suurem on kuhi, seda rohkem vajab see lahendamist, samas mida suurem on kuhi, seda raskem on sellega tegelema hakata, kuna aega on ju alati vähe.
Alusta iga päev vähemalt ühte edasilükatud tegevust
Lahendusena soovitavad kogenumad ajaplaneerijad planeerida igast päevast spetsiaalsed 5 minutit, mille ajal võtad tegemata tööde kaustast ühe ülesande ja hakkad seda lahendama. Sa ei peagi kõike valmis saama, lihtsalt võta endale kohustus alustada ja tegeleda 5 minutit! Edasi hakkab tööle psühholoogiline efekt. Tihti piisab ainult kättevõtmisest, et viia alustatu eduka lõpuni. Seda ka siis, kui tööülesanne ei võta 5, vaid pigem 30 minutit. Psühholoogiliselt on lihtsam planeerida viite minutit kui kahte või kolme tundi, mida kogu see edasilükatud asjade kuhi muidu aega võtaks. Iga päev 5 minutit ja sinu tegemata tööde kuhi väheneb märgatavalt. Muide – seda samal ajal paranenud enesetundega!
Päeva planeerimine, nagu enamik ajajuhtimisest üldse, on terve mõistusega hästi arusaadav protsess. Meile kõigile on vaja lihtsalt pisukest tõuget ja nummerdatud käskude nimekirja, millele toetudes just nüüd ja praegu pihta hakata ning oma päev planeerida. Vaata näiteks lisatud päevakava ja kirjuta oma homsed tegevused sinna sisse. Lihtsalt niisama, nalja pärast. Kui hakkab meeldima, tee seda regulaarselt. Kuna kõik kohad on praegu täis igasugu abivahendeid nagu kalendermärkmikud, kalenderprogrammid, pihuarvutid, telefonide kalendrifunktsioonid jne, pole vaja joonlauda ja pliiatsit lisatud tabeli kopeerimiseks. Kasuta sellist planeerimise vahendit, nagu sulle meeldib. Tähtis on soov oma päeva planeerida.
1. Pane paika kõik kohtumised ja tegevused, mille aega sa ei saa muuta.
2. Tõmba ring ümber kellaaegadele, kus sa tunned, et oled kõige võimekam.
3. Kirjuta päevaplaani need olulised