Простая заметка в телефоне. Даже это лучше, чем ничего.
Главное – выбрать тот инструмент, который удобен именно Вам, и выработать привычку фиксировать в нем все задачи, как большие, так и маленькие, как рабочие, так и личные. Сам факт "выгрузки" задач из головы на внешний носитель уже приносит облегчение и снижает тревогу.
Оценка времени: учимся "прикидывать" реалистично
Еще одна распространенная проблема – мы часто недооцениваем, сколько времени на самом деле займет та или иная задача. Нам кажется, что "это я быстро сделаю", а в итоге тратим на это полдня. Или, наоборот, какая-то большая задача кажется настолько неподъемной, что мы даже боимся к ней подступиться, хотя если разбить ее на части, то каждая из них окажется вполне выполнимой за разумное время.
Поэтому, записывая задачу, старайтесь хотя бы примерно прикинуть, сколько времени Вам на нее потребуется. Поначалу это может быть сложно, и Ваши оценки будут неточными. Но со временем, анализируя свой опыт, Вы научитесь более реалистично оценивать временные затраты. Это поможет Вам лучше планировать свой день и избегать ситуаций, когда Вы запланировали слишком много и ничего не успели.
Планирование дня и недели: создание временных блоков и буферного времени
Когда у Вас есть список задач и примерное понимание, сколько времени они займут, можно переходить к планированию. Планировать можно как на день вперед, так и на неделю.
Выделяйте конкретные временные блоки для важных дел. Вместо того чтобы просто иметь длинный список задач, попробуйте распределить самые важные из них по времени в течение дня или недели. Например: "С 10:00 до 12:00 – работа над отчетом", "В 15:00 – звонок клиенту", "Вечером – час на изучение английского".
Оставляйте буферное время. Это очень важный момент! Не планируйте свой день впритык, минута в минуту. Всегда оставляйте небольшие "зазоры" между задачами. Это буферное время понадобится Вам на непредвиденные обстоятельства (кто-то позвонил, что-то срочно понадобилось), на короткий отдых и переключение между задачами, или просто на случай, если какая-то задача займет чуть больше времени, чем Вы планировали. Отсутствие буферного времени – прямой путь к стрессу и ощущению, что Вы постоянно опаздываете.
Приоритезация: что действительно важно? (Подробнее в следующей главе)
Конечно, просто составить список дел и распланировать их по времени – это еще не все. Очень важно научиться отличать действительно важные задачи от второстепенных, те, что ведут Вас к Вашим целям, от тех, что просто "съедают" Ваше время. Подробно о методах приоритезации мы поговорим в следующей главе, но уже сейчас, при планировании, старайтесь задавать себе вопрос: "А что из этого списка действительно важно сделать в первую очередь?"
Анализ