Вся материальная отчётность, учёт рабочей силы по объектам работ, кассовая отчётность, и все прочие конторские работы по хутору ведутся двумя лицами: бухгалтером и простым писарем. Бухгалтерия двойная, с учётом доходности по каждой отдельной культуре, по крупному рогатому скоту, овчарне, свинарнику, и пр.
Обязательная доходность для каждого хутора фиксирована и счисляется в 6% со стоимости земли под хутором. Цены же на землю для отдельных хуторов различные, в зависимости от качества земли (чернозём, суглинок, подзол и пр.), и удобства расположения земельных площадей по отношению рынков сбыта продукции. Таким образом, земельная рента для хуторов была различная. С дохода, полученного сверх установленной ренты 20%, выдавалась в виде премии всем постоянным служащим и годовым рабочим пропорционально, получаемого ими жалования.
Несмотря на то, что на долю каждого рабочего и служащего приходилась небольшая премиальная сумма, эта система являлась серьёзным стимулом для получения максимального дохода с хозяйства при рациональном его ведении.
Бригадиры, или как они назывались, старшие рабочие, своим примером понуждали прикреплённых к ним летних рабочих отдавать максимум своих усилий на работе, выполняя её так, как этого требовала техника для достижения лучших результатов.
Управляющие и ближайшие их помощники соревновались с другими соседними хуторами того же владельца в чёткости и своевременности выполнения работ, так как лучшие достижения в этом ставило их в первом ряду в конце отчётного года.
В целях сохранения на низком уровне оплаты рабочей силы полетчиков и подёнщиц, которых особенно много требовала культура сахарной свёклы, сельские районы, из которых обычно черпалась нужная рабочая сила для хуторов, были строго разграничены между отдельными хуторами и цены на рабочую силу для них были строго фиксированы. Работника или работницу, не из отведённого хутора района, предлагающих свой труд, даже при нужде в рабочей силе, управление хутора не имеет право нанять. Переизбыток рабочей силы в деревне и крайняя нужда малоземельных крестьян, несмотря на эту капиталистическую систему эксплуатации труда, вынудила с этим смириться.
Попытки забастовок при найме летних сезонных рабочих обычно не имели успеха, так как распоряжением главной управления хутор, в котором полетчики требовали увеличения сезонной платы привозил артели татар из вечно голодных районов Инсарского и Саранского уездов Пензенской губернии. Эта мера обычно срывала забастовки, и хозяйство вновь обеспечивалось дешёвой рабочей силой.
Кроме центральной усадьбы Богородицкого хутора, на которой сосредоточивалось главное управление, конюшни рабочих лошадей и заводских кобыл, заводского конского молодняка, полевого инвентаря всего хутора, материальных и хлебных амбаров у хутора