42Bestandteile eines IKS:
Damit das IKS wirksam ist, ist es erforderlich, dass die erheblichen Risiken, die die Unternehmensziele negativ beeinflussen könnten, erkannt und fortlaufend neu bewertet werden. Hierbei müssen sowohl interne Faktoren als auch externe Einflüsse betrachtet werden. Es werden beispielsweise folgende Kontrollen durchgeführt:
 | Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit eingegebener Daten | |||
| manuelle Soll-Ist-Vergleiche | |||
| Überwachung von Funktionstrennungen der genehmigenden, ausführenden, verwaltenden, abrechnenden und auszahlenden Stellen | |||
| Einrichtung von programmierten Plausibilitätsprüfungen in der Software | |||
2.2 Beleg und Belegwesen
43Merkmale eines Beleges:
Beleg-Mindestangaben
Wie unter Tz. 25 dargestellt können Belege sowohl in Form von Fremdbelegen als auch in Form von Eigenbelegen vorliegen. Ein Beleg sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
| Bezeichnung des ausstellenden Unternehmens | |||
| Art des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Dienstleistung) | |||
| Datum des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Materialentnahme) | |||
| Beträge (z. B. Einzelpreis, Gesamtsumme, Mehrwertsteuer, Preisnachlässe) | |||
| Unterschrift des Belegerstellers | |||
| Unterschrift des Mitarbeiters, der die Buchungsanweisung veranlasst hat | |||
| Kontierung | |||
| Datum der Erfassung in der Buchhaltung | |||
Bei Fremdbelegen sollte zusätzlich gewährleistet sein, dass die nach § 14 UStG erforderlichen Angaben vorhanden sind.
44Belegfluss im Unternehmen:
Belegfluss
Der Belegfluss ist eine Abbildung der im System aufeinander folgenden Belege, die direkt zu einem Geschäftsvorgang gehören. Die einzelnen Belege bilden hierbei Belegketten. So kann sich im Vertriebsbereich folgende Belegkette ergeben:
| 1. | Angebot an den Kunden | |||
| 2. | Auftrag des Kunden | |||
| 3. | Warenentnahme aus dem Lager | |||
| 4. | Lieferung an den Kunden | |||
| 5. | Rechnungsstellung | |||
| 6. | Zahlungseingang | |||
45Belegarchivierung:
Archivierung
Buchhaltungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO). Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (Tz. 8.0 der Anlage zum BMF-Schreiben v. 7. 11. 1995, BStBl 1995 I S. 738).
3. Buchführungsverfahren
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doppelte Buchführung
Die Buchführungsverfahren werden in die einfache und die doppelte Buchführung unterteilt. Nachfolgend sind die entscheidenden Merkmale beider Verfahren dargestellt:
Lediglich die doppelte Buchführung erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer handels- und steuerrechtlich ordnungsgemäßen Buchführung.
4. Kontenrahmen und Kontenplan
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Kontenrahmen
Der Kontenrahmen ist eine Übersicht über alle im betrieblichen Rechnungswesen der Unternehmen möglicherweise auftretenden Konten. Für verschiedene Wirtschaftszweige gibt es eigene Kontenrahmen:
| Industriekontenrahmen (IKR) | |||
| Kontenrahmen nach dem Produktionsablauf (GKR) | |||
| Gastronomiekontenrahmen | |||
| Kontenrahmen für den Kfz-Handel | |||
Kontenplan
Der Kontenplan wird aus dem Kontenrahmen vom jeweiligen Unternehmen in Orientierung an die unternehmensspezifischen Anforderungen entwickelt. Der Kontenplan enthält nur die Konten, die in der Buchführung tatsächlich Verwendung finden. Im Kontenplan werden für bereits vorhandene Konten individuelle Beschriftungen vorgenommen. Außerdem wird der Kontenplan um zusätzlich (zu den im Kontenrahmen bereits vorhandenen Konten) benötigte Konten ergänzt.
Weitere Einzelheiten können dem Kapitel III „Kontenpläne aufbauen, einrichten und pflegen“ entnommen werden.
5. Aufbewahrungspflichten
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Aufbewahrungsfristen
Gemäß § 257 HGB und § 147 AO ist jeder Unternehmer zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich auch auf die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Kontenplan).
ABB. 3: Aufbewahrungsfristen