Área productiva
El asistente mostrará habilidades de conocimientos del proceso productivo en empresas fabriles: gestiones con proveedores de materias primas, medios usados en la producción, tiempo de ejecución del proceso y conocimientos de contabilidad de costes para el posterior diseño de precios. Una de sus funciones podría ser establecer comunicaciones con los proveedores o hacer informes sobre gastos.
Si la empresa es comercial, el asistente tendrá ciertos conocimientos de marketing y publicidad y realizará funciones de gestión de clientes e informes de ventas, entre otras.
Área científica
El área científica hace alusión al departamento de I+D de algunas empresas. El asistente no es científico y no se le requerirán conocimientos tan técnicos, pero sí los que están relacionados con la calidad o el cumplimiento de normativa medioambiental. Una de las funciones específicas de esta área sería la gestión y la inscripción de patentes.
Área jurídica
Está formada por abogados y da apoyo legal a toda la organización. El asistente demostrará conocimientos sobre procesos judiciales, organización judicial y tipos de normativa. Un ejemplo de función específica sería la actualización normativa, estando pendiente de modificaciones o derogaciones, así como la realización de los correspondientes informes.
Área de Administración Pública
Normalmente, a este tipo de secretariado se accede a través de oposición pública, donde se exige que la persona aspirante tenga conocimientos sobre jerarquía de normas, organización de las administraciones públicas y procedimientos administrativos. Las funciones realizadas se van a centrar en dar apoyo a órganos superiores, aportar documentación y hacer de intermediarios entre los usuarios y la Administración.
Actividades
20.¿Qué tipos de habilidades debe reunir el personal de asistencia a la dirección?
21.Enumerar varias tareas específicas del secretariado de las áreas económica y productiva.
7.Resumen
Las empresas son entes económicos necesarios para la sociedad, su fin se concreta en la satisfacción de necesidades a través de la creación de bienes y servicios y en actuar como ente generador de empleo y riqueza. Internamente están constituidas por varios elementos como son los medios productivos, los recursos naturales, los financieros, los factores humanos, los derechos de cobro y las obligaciones de pago.
Inicialmente, la empresa posee una estructura simple, sus elementos no son muy variados y no es necesario determinar departamentos pues cada integrante conoce y asume sus tareas. Cuando la empresa adquiere tamaño, necesita más recursos, materiales y humanos, y una estructura que defina las actividades de la empresa. El diseño de esta estructura se define en función de unos principios organizacionales. Centralización, delegación de autoridad, amplitud de dirección, centralización y unidad de mando son algunos de estos principios.
Una vez asimilados los principios, la organización es ordenada por departamentos, y para ello se usan varios criterios de departamentalización. Uno de los más implantados es el funcional, que agrupa departamentos según la función que asuman (contable, administrativa, recursos humanos, producción, etc.). También pueden usarse otros como el de productos, áreas geográficas o matriciales. La herramienta usada para representar la departamentalización es el organigrama, donde se ve gráficamente la posición de cada departamento y la relación de este con el resto.
Una de las funciones más importantes en la organización es la dirección. Esta función conlleva hacer que los miembros de la organización se impliquen con el proyecto y consigan los objetivos de la empresa. Esta labor es desempeñada por los directivos, de los cuales hay varios tipos según la posición jerárquica que ocupen. Los de alto nivel forman la cúspide directiva, después están los mandos intermedios y, en último lugar, los directivos operativos.
Para desempeñar el cargo de director es necesario tener una serie de habilidades y características entre las que destacan la autoridad y el liderazgo. La autoridad se define como el poder que tiene el directivo sobre su subordinado en base a la relación jerárquica que los une. El liderazgo va más allá, haciendo que sus subordinados los sigan porque verdaderamente creen en él. Estas características también determinan el estilo de liderazgo del directivo. Hay varios tipos: autocrático, paternalista, participativo, burocrático y laissez faire.
El asistente a la dirección lleva a cabo labores de apoyo administrativo a la dirección. La relación entre ambos debe ser de plena confianza. Al igual que en otras profesiones, el secretariado tiene un código deontológico que establece los principios éticos propios de su trabajo.
Para desempeñar el puesto de asistencia a la dirección, el aspirante debe reunir una serie de cualidades administrativas, técnicas, comunicativas y personales que lo hagan acto para dicho puesto.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1.De las siguientes afirmaciones, indique cuál es verdadera o falsa.
a.La generación de valor para accionistas y empleados es uno de los fines perseguidos por la empresa.
b.La función de dirección tiene como finalidad buscar al candidato que mejor se implique en la consecución de los objetivos de la empresa.
c.En la sociedad comanditaria por acciones hay dos tipos de socios, capitalistas y comanditarios. Los socios capitalistas aportan capital y asumen funciones de administración y los socios comanditarios tan solo aportan capital sin asumir más cargos.
2.La clasificación de empresas según su tamaño viene determinada por...
a.... el volumen de negocios y el número de empleados.
b.... el número de empleados, el balance anual y el volumen de negocios.
c.... el número de empleados, el balance anual y la cuenta de pérdidas y ganancias.
d.... tres tipos de empresas: pequeñas, medianas y grandes.
3.El sector terciario...
a.... incluye actividades industriales y comerciales.
b.... también se llama sector servicios.
c.... implica obtención de recursos naturales.
d.... incluye actividades ganaderas.
4.La comunidad de bienes...
a.... tiene personalidad jurídica propia.
b.... es una sociedad mercantilista.