Es así que, aunque parezca algo evidente, es necesario tomarse el tiempo para definir de forma clara y precisa cuál es el objeto que se persigue. Además, es indispensable ponerlo por escrito y darlo a conocer a todos los que integran la organización, con la intención de que sepan la dirección a la cual deben encaminarse sus esfuerzos.
Una vez que todos en la organización saben el lugar hacia donde deben dirigirse, la alta dirección requiere realizar un diagnóstico lo más exacto posible de la organización y del entorno que la rodea, que permita conocer aquellos aspectos positivos y utilizarlos en favor del cumplimiento de las metas, y aquellas cosas que puedan resultar negativas para tratar de modificarlas, o bien buscar la forma en que afecten lo menos posible.
En el caso del análisis que se realiza de la propia organización, hay que considerar las instalaciones y los equipos, el factor humano, los recursos económicos, así como los elementos administrativos. Así es como se hacen las cosas. En cuanto al diagnóstico del entorno, se debe realizar estudiando la competencia, los mercados que existen, además de todos los aspectos políticos, sociales, climáticos, entre otros muchos que afectan a la organización.
Una vez que sabemos quiénes somos y qué está sucediendo a nuestro alrededor, teniendo claro adónde queremos llegar, es fundamental establecer los caminos que debemos seguir para lograrlo.
Hoy por hoy, los avances tecnológicos hacen que tanto las empresas como su entorno cambien de manera muy rápida. Es por ello que este proceso de planeación debe ser flexible y dinámico para que pueda adaptarse con facilidad a las circunstancias que se presentan cada día. Para lograrlo debemos revisar aquello que se ha decidido ayer, porque mañana puede ser inadecuado o incluso contraproducente, de tal forma que sea necesario volver a decidir.
CAPÍTULO 6
El PROCESO DE ORGANIZACIÓN
El primer elemento del proceso administrativo radica en la correcta asignación de los recursos de la agrupación, desde las instalaciones y los equipos, pasando por el factor humano y los aspectos financieros hasta llegar a las materias primas; de tal manera que en ningún caso escaseen o falten provocando retrasos o diferencias en los procesos, pero tampoco sobren, porque esto también es negativo al generar desperdicios o pérdidas.
Para lograr asignar los recursos de manera eficiente se requiere cubrir distintos aspectos. En el caso del factor humano, algunos de los más importante son: definir la estructura de los distintos puestos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos, mediante la realización de un diagrama al cual se le conoce como organigrama y que sirve para describir todos y cada uno de los puestos de la organización, las jerarquías, establecer quién es el jefe y quiénes son los subalternos.
De igual manera, hay que garantizar que la persona que ocupe cada puesto cuente con los conocimientos, habilidades y experiencias necesarios para realizar las tareas que le correspondan de manera correcta; que cada puesto que se cree o que exista cuente con las actividades que justifiquen su existencia. Para conjuntar toda esta información existe el manual de organización.
También es necesario definir de forma clara todos los procesos que se realizan dentro de la organización, estableciendo cada una de las actividades, quién las realiza, dónde se realizan, qué materiales, equipos e instalaciones se requieren y el tiempo que tarda cada una de ellas, las cuales se integran en un documento al cual se le denomina manual de procedimientos.
En este capítulo busco mostrar paso a paso las acciones que se deben realizar para elaborar tanto el manual de organización como el manual de procedimientos, de tal forma que podamos contar con lo que podríamos decir de manera más simple que se requiere hacer para que funcione la organización deportiva en la cual estamos colaborando.
CAPÍTULO 7
DIRECCIÓN
Pongo una muy especial atención en este capítulo debido no sólo a que la palabra dirección es parte del título, sino porque se trata de un proceso extremadamente complejo que debe resolver todos los problemas que enfrenta la organización; y no sólo resolver aquellos que se generan dentro de ella, sino también atenuar o eliminar las dificultades que se presentan a causa de lo que sucede en su entorno. Hablamos de una actividad que es dinámica, ya que requiere de constantes ajustes debido a diversos factores, como la velocidad con la que cambia el mundo por la influencia de la tecnología, así como por los ajustes en los gustos y necesidades de nuestros clientes.
A lo largo de sus páginas pretendo no sólo describir el proceso de dirección para que pueda ser comprendido, sino que brindo los principales elementos que requiere una persona para ejercer la dirección, así como los ajustes en los gustos y necesidades de nuestros clientes.
De esta manera inicio por definir el perfil que requiere el encargado de dirigir, esto es, el cúmulo de conocimientos, habilidades, experiencias e incluso escolaridad que se requieren para poder asumir las distintas y complejas tareas que debe cumplir aquel que se encuentra al frente de cualquier agrupación.
Como responsable del proceso administrativo y del éxito de la organización, el director debe enfrentar enormes retos. Entre los que considero más complejos se encuentra el lograr que el factor humano se comprometa, asuma su responsabilidad y realice las actividades que le corresponden de manera óptima, incluso superando lo que se espera de ellos.
Para lograrlo existen diversas herramientas que se deben conocer y aplicar de la mejor manera. Para ello describo a continuación de forma sencilla temas como la comunicación, la motivación, el liderazgo, el poder y la autoridad, así como el manejo de la información.
El otro aspecto que implica una enorme complejidad es el proceso de toma de decisiones, pues es aquí donde se elige el rumbo que deberá seguir la organización, siendo el elemento de mayor responsabilidad y motivo por el cual un director puede ser reconocido en caso de elegir correctamente, o destituido en caso de alguna decisión que comprometa a la organización. Por ello brindo distintos puntos que seguramente ayudarán a que reciban más felicitaciones que regaños por aquello que elijan.
CAPÍTULO 8
RECURSOS HUMANOS
Sin duda el elemento fundamental de todas las organizaciones es el factor humano, las personas que hacen posible que las cosas sucedan, para bien o para mal. Es por ello que consideré indispensable presentar en esta obra un apartado que ayude a los lectores a realizar las acciones que les permitan obtener los mejores dividendos de cada uno de los integrantes de su agrupación.
Este capítulo está íntimamente ligado al apartado del proceso de organización, ya que, como se mencionó en este último, es fundamental garantizar que la persona que ocupe cada puesto cuente con el perfil necesario para realizar de manera correcta las tareas que le correspondan.
Sin embargo, no es suficiente conocer el perfil que requiere un determinado puesto para garantizar que la persona que lo ocupe cumpla con las características deseadas. Además se requiere buscar entre muchos candidatos a quien cuente con el mayor número de elementos que lo acerquen a aquello que se requiere.
Es un hecho que, aunque se haya elegido a la persona más conveniente para ocupar el puesto, carecerá tanto de conocimientos como de habilidades y experiencias para cumplir al ciento por ciento con lo que requiere para desarrollar las distintas actividades que tiene como responsabilidad, por lo que le corresponde a la organización brindarle aquello que le falte.
De igual manera, deberá trabajar con aquellos empleados que tienen ya un buen tiempo dentro de la organización y que en su momento cumplían con el perfil, pero que debido a los cambios que realiza la organización para adaptarse