Ejemplo
Cuando se compran caramelos en un kiosco (referido a compra/venta de productos) o cuando un limpiabotas saca brillo a los zapatos de una persona (como ejemplo de servicios).
Pero no todas las operaciones son así de sencillas. De este modo, se podría pensar en la compra de una vivienda, en la construcción de un parque temático o en una prestación de servicios de mantenimiento de una refinería por un largo periodo de tiempo.
En estos casos, debido a la imposibilidad de saber qué acontecerá en un futuro más o menos próximo, a los múltiples factores que pueden afectar y variar las condiciones del acuerdo y a los distintos intereses personales y profesionales que pueden tener las partes, se hace estrictamente necesaria la redacción de un contrato que compile los detalles y características del acuerdo obtenido y establezca los marcos legales que regulen las situaciones no previstas inicialmente.
Contrato por volúmenes
Sabía que...
En función de la complejidad del asunto que se quiera regular en un contrato, este puede llegar a estar dividido en tomos, con cientos e incluso miles de páginas.
Desde el momento del acuerdo para la compra de bienes o prestación de servicios hasta la finalización del mismo, habrá una serie de acontecimientos, como por ejemplo la entrega de los materiales acordados o el pago de estos, que serán soportados mediante una serie de documentos para un mejor entendimiento y seguimiento por parte de las empresas y que permitirán a los departamentos de contabilidad reflejar en sus cuentas el estado en que ese contrato se encuentra en un momento determinado.
Se puede de este modo establecer que los documentos mercantiles son la constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella y que permiten:
1 Probar la realización de una operación desde un punto de vista legal.
2 Definir las características y detalles del acuerdo obtenido.
3 Establecer el marco jurídico que regule los imprevistos de la operación.
4 Facilitar su seguimiento.
5 Dar soporte al departamento de contabilidad para reflejar en sus cuentas la situación en la que se encuentra la transacción.
Recuerde
Una de las misiones más importantes de los documentos mercantiles es precisar la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.
Se puede vislumbrar la estrecha relación que existe entre la documentación mercantil y la contabilidad, que también establecerá vínculos y de la cual se desprenderá documentación contable, generando en su conjunto un complejo y armonizado sistema de información financiera.
3.1. Documentos-justificantes mercantiles tipo y su interpretación
La transacción económica principal sobre la que gira el entramado empresarial es la operación de compraventa, tanto de bienes como de servicios. De ahí que sea interesante describir brevemente cómo es el proceso completo, permitiendo encuadrar en él una serie de documentos mercantiles esenciales que se estudiará a continuación.
Una vez la empresa demandante de bienes o servicios percibe la necesidad de compra, contacta con varios posibles vendedores, solicitándoles precios y características de los productos/servicios que está interesada en adquirir. Estos posibles vendedores envían ofertas al potencial cliente, que valorará las distintas opciones creando un documento interno en el que se puedan apreciar las distintas alternativas de que dispone, el comparativo de compras. Evaluado y decidido cuál será el suministrador, se emite un pedido de compra, que, en ocasiones, constituye en sí mismo un contrato y, en otras, será la base para la redacción de un acuerdo más detallado. Según lo estipulado en el pedido/ contrato, comenzará el envío de materiales o la prestación de servicios, que el cliente recibirá con albaranes de entrega o partes de servicios, que constituyen el soporte de la factura que posteriormente emitirá el suministrador. El ciclo se completaría con el pago de la factura en las condiciones y fechas pactadas.
Con este proceso de compraventa, se tienen una serie de documentos que serán una parte importante del trabajo de cualquier departamento de contabilidad. Se pasa a detallar los más relevantes.
La factura
Una factura es un documento mercantil en el que se refleja la información detallada de una operación de compraventa.
Además, constituye un justificante fiscal de la entrega de bienes y/o servicios, generando obligaciones tributarias tanto al emisor y como al receptor de la misma, siendo en sí misma prueba de la deuda contraída por el adquirente.
Al ser un documento de suma importancia en las relaciones comerciales, se exige una información mínima que debe incluir a efectos de que tenga plena validez:
1 Código de identificación fiscal (CIF) de la empresa emisora.
2 Razón social (nombre) y dirección de la empresa emisora.
3 Código de identificación fiscal (CIF) de la empresa receptora.
4 Razón social (nombre) y dirección de la empresa receptora.
5 Fecha de la operación (será la fecha de devengo de la operación).
6 Número de factura.
7 Detalle de los materiales/servicios afectos a la compraventa, especificando las unidades, el precio unitario y el total de la compraventa.
8 Detalle del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) aplicado, especificando el porcentaje, la base a la que se le aplica y la cuota resultante. Actualmente, estos tipos son: tipo general (21 %), tipo reducido (10 %) y tipo superreducido (4 %).
Definición
Devengo
Momento en el que tiene lugar el nacimiento o adquisición de los derechos y obligaciones de una transacción.
Siendo esta la información mínima que debe especificarse, es práctica habitual incluir también los datos bancarios de la empresa suministradora, los términos de pago de la operación (según se haya pactado), la fecha en la que el pago debe hacerse efectivo (fecha de vencimiento), la existencia de seguros aplicados a la factura, etcétera.
Tipos de factura
Existen diversos tipos de factura, en función de su uso o de la forma en que estas sean elaboradas.
En función de su uso, se pueden considerar:
1 Factura ordinaria: es la factura a la que se hace referencia habitualmente, con valor contable y jurídico, detallando una entrega efectiva de bienes y/o servicios en el momento en que se devenga (que se hace efectiva).
2 Factura rectificativa: documenta correcciones de una o varias facturas anteriores por errores, devoluciones de productos, etcétera.
3 Factura proforma: constituye una