Un ejemplo de variables clave, en el caso de una tienda que vende bicicletas, será el número de unidades vendidas por unidad de tiempo, es decir, número de bicicletas vendidas al mes. Si se quiere detallar la variable para obtener mayor información se puede tomar de forma más concreta: en el ejemplo de la tienda de bicicletas, una variable podría ser las unidades vendidas de bicicletas tipo A, otra de bicicletas tipo B, y así tantas variables como puntos de control se asocien a la gestión empresarial.
Las variables clave deben ser:
1 Claras: de manera que puedan identificarse y diferenciarse claramente a la hora de hacer mediciones y valoraciones.
2 Fiables: deben responder a criterios de medición creíbles y capaces de ser contrastados.
3 Cuantificables: se han de medir a través de una determinada magnitud (euros, unidades de producto, puntuaciones de encuestas, etc.).
4 Estables a largo plazo: de nada serviría utilizar una variable que sirviera para un año y al año siguiente no tuviera sentido (ejemplo: gastos de constitución).
5 Organizados: de manera que su colocación lógica en el CMI haga más fácil su interpretación e inclusión con la estrategia empresarial.
6 Actualizadas: de nada serviría tener claves claras y cuantificadas si sus datos no estuvieran actualizados.
Ejemplo sobre identificación de variables clave
Bellido Formación, S. L. decide introducirse en el mercado laboral con la venta de cursos de formación a empresas. Va a trabajar tres líneas de cursos: presenciales, a distancia y teleformación. Se establecen los siguientes objetivos para el primer año:
| MODALIDAD | TRIM.1 | TRIM.2 | TRIM.3 | TRIM.4 | TOTALES |
| PRESENCIAL | 1.500 | 2.000 | 2.500 | 2.300 | 8.300 |
| TELEFORMACIÓN | 2.550 | 3.000 | 3.200 | 2.500 | 11.250 |
| DISTANCIA | 700 | 800 | 850 | 600 | 2.950 |
| TOTALES | 4.750 | 5.800 | 6.550 | 5.400 | 22.500 |
Del análisis resumido de esta tabla de objetivos se considera que la empresa pretende obtener un beneficio de facturación anual de 22.500 €, de los cuales 8.300 € son de cursos presenciales, 11.250 € de teleformación y 2.950 € a distancia.
De igual forma se tienen unos objetivos trimestrales de 4.750, 5.800, 6.550 y 5.400 € respectivamente para cada uno de los trimestres.
En este ejemplo las variables clave se corresponden con la facturación/trimestre, facturación/modalidad. De esta forma, para controlar la evolución de los objetivos, la empresa no debe esperar a final de año.
Continuando con el ejemplo, la empresa a 1 de abril presenta los siguientes resultados:
| MODALIDAD | TRIM.1 |
| PRESENCIAL | 1.920 |
| TELEFORM. | 2.010 |
| DISTANCIA | 700 |
| TOTALES | 4.630 |
Si se comparan las cifras reales con las previstas en el CMI:
| MODALIDAD | TRIM.1 | MODALIDAD | TRIM.1 |
| PRESENCIAL | 1.500 | PRESENCIAL | 1.920 |
| TELEFORM. | 2.550 | TELEFORM. | 2.010 |
| DISTANCIA | 700 | DISTANCIA | 700 |
| TOTALES | 4.750 | TOTALES | 4.630 |
Se obtiene el siguiente análisis:
1 El negocio entra dentro de los márgenes de tolerancia de lo previsto, ya que la diferencia total/trimestre es de tan solo 120 €. Supone un 2,5 % sobre lo previsto.
2 A pesar de tener un resultado global, la línea “Presencial” está superando los objetivos. Se superan en un 28 % más de lo previsto.
3 La línea “Teleformación” está considerablemente por debajo de lo prefijado en el CMI. Supone un 21,2 % menos de lo previsto.
4 La línea “Distancia” se ajusta completamente a lo objetivado.
Este análisis lleva a realizar las siguientes medidas de control:
1 Sabiendo que cada modalidad de formación la lleva un agente comercial se habría de felicitar al de formación presencial haciéndole partícipe de sus resultados y consiguiendo en él una mayor motivación.
2 Estudiar con el agente comercial de teleformación el porqué de sus bajos resultados, cuáles son sus carencias, qué necesita para reconducir sus resultados hacia los objetivos, etc.
3 Motivar al agente de la línea “Distancia” por su cumplimiento de los objetivos e incentivar su trabajo hacia la mejora y superación de sus resultados.
Este ejemplo es muy básico, pero lo suficientemente ilustrativo como para dar a entender la utilidad de las variables clave, puesto que serán estas las que permitan establecer comparaciones y medidas que sirvan para detectar deficiencias a muy corto plazo para, corrigiéndolas, evitar fracasos en el medio y largo plazo que de haber sido detectadas antes, hubieran podido tener solución.
3.2. Establecimiento de los objetivos iniciales
Los objetivos pretendidos por la entidad empresarial serán los que marquen las guías básicas de la estrategia empresarial y de esa manera, la de todos los componentes que conforman la organización de los recursos para conseguirlos.
Una vez que está clara la idea de negocio, el segundo paso es definir la meta del mismo: ¿Dónde se quiere llegar con el negocio? ¿A qué se aspira?
Aunque la mayoría de los casos sea imposible quitar de la mente el beneficio económico, no siempre es así, o dicho de otra forma, no siempre es lo único que se pretende de un negocio.
Definición
Objetivo
Es el sentido de causa final, o sea, relativo a los fines o propósitos de algún objeto, algún ser, alguna institución o alguna organización, o bien, literalmente, a la doctrina filosófica de las causas finales o a la atribución de una finalidad u objetivo a un proceso concreto o a una estructura institucional.
Más concreta es la definición de Byars (1984): “resultado que se desea lograr”.
Si bien es cierto que existen innumerables definiciones de objetivos, en la parte que incumbe a la pequeña empresa se puede definir objetivo como aquel estado, situación o punto donde se quiere llegar con el conjunto de negocio en un horizonte determinado.
La utilidad de los objetivos es la siguiente:
1 Identificar los fines perseguidos en la actividad.
2 Servir de base para la evaluación y control.
3 Guiar y coordinar las decisiones en la organización.
4 Motivar e incentivar a los miembros de la empresa hacia su consecución.
5 Información a agentes exteriores del negocio, proveedores y clientes.
Las características de los objetivos son:
1 Concretos: referidos a horizontes claros que no lleven a confusión.
2 Factibles: han de ser posibles para mantener su utilidad