Дипломатиялық құжаттардың мазмұны негізінен дипломатиялық құжаттың өзін дайындаудан бұрын айқындалып, бекітіледі. Сондықтан да, тәжірибе жүзінде негізгі міндет осы мазмұнды толық, ашық, сенімді түрде жазу, әр сөзге өте мұқият болу. Өйткені тіл өте нәзік дүние, оны орнымен пайдаланған жөн. Әр сөзді тауып жазу – көп тер төгуді, еңбектенуді, сезімталдықты қажет етеді. Қажетті таза, жаңа сөзді тауып жазу оңай шаруа емес. Дипломатиялық қызмет қалыптасқаннан бері дипломатиялық құжаттарда сөздерді пайдалана білу өнері өте жоғары бағаланып келді. Ежелгі кезеңнің өзінде-ақ дипломатиялық хат алмасу, жалпы дипломатиялық іс-әрекеттің мақсаты ел басшыларына арналып, соларға, жақын маңындағыларға әсер етуге бағытталған. Халықаралық қатынастар тарихында кейбір сөздер, сөз тіркестері тіпті бүтін бір саяси дәуірді айқындайды: “қырғи-қабақ соғыс”, “бейбіт қатар өмір сүру”, “бәсеңдеушілік”, “жалпы қауіпсіздік” және т.б.
Егер дипломатиялық құжаттарды тілдік тұрғыдан қарайтын болсақ, онда олар көп жағынан саяси деректі басылымға жақын тұрады. Саяси деректі басылымдарда, дипломатиялық құжаттарда көркем әдебиеттен алынған сөз орамдары кеңінен қолданылады. Көркем әдебиеттегідей салыстырмалы түрде, мазмұндау әдісін пайдалану дипломатиялық құжатты жан-жақты толықтырып, оған айқындылық, тартымдылық берері сөзсіз. Әрине, көркем әдебиеттің әдіс-тәсілдерін орынды пайдалана білу керек. Тілдік құралды дипломатиялық құжаттарда ұтымды пайдалана білуіңіз құжаттың жазылу құндылығын арттыра түсіп, мазмұнын нақты түсінуге мүмкіндік туғызады. Дипломатиялық құжаттарды дайындау барысында бұл құжаттың кімдер үшін, қай елге бағытталатындығын бір сәт те естен шығармау керек. Кей жағдайларда сол елде кең етек алған ұғымдар мен нақысты сөздерді дипломатиялық құжаттарда қолдануы мүмкін. Егер дипломатиялық құжаттар өте айқын, жүйелі, тартымды тілде жазылған болса, оған көңіл бөлушілік те арта түсері хақ. Ал ресми құжат сайқымазақ, кекесінді, өткір мысқылмен жазылса ондай құжаттар мемлекетаралық қатынастарды негізінен қайшылықты жағдайларға әкеліп тірейді. Дипломатиялық құжаттарды дайындау барысында ақиқат пен жалғандықтың аражігін ажырата білуге талпыну қажет.
Халықаралық қатынастар жүйесінде көптеген ұсыныстар мен тілектер жарияланады. Бұл ұсыныстар шарттар, келісімдер, қарарлар жобаларының тармақтарына таралып тасталуына байланысты бұл саладан бейхабар жанға оларды толық қабылдап дұрыс түсінуі қиынға соғады. Сол себепті ол тармақтардың мазмұнын әлемдік қоғамға түсінікті, жалпыға бірдей ашық түрде болуын қамтамасыз ету дипломатиялық құжаттардың маңызды жақтарының бірі болып табылады.
Мәселені тек баяндау күйінде ғана хабарлау дипломатиялық құжаттардың мәнін ашпайды. Өйткені мұнда баршаға баспа бетінен, радио, телеарналардан немесе бұған дейінгі дипломатиялық құжаттарда келтірілген мәліметтерден белгілі