Mälujälg käitumisest hägustub, tagasiside sisu ja andmise viisi võivad hakata mõjutama hilisemad asjaolud. Seetõttu õpetavad paljud juhtimisõpikud, et tagasisidet tuleks anda võimalikult ruttu.
Siiski on minevikku puudutaval tagasisidel mitmed eelised. Nimelt saab seda andes paremini arvestada kontekstiga ja eri teguritega, mis suunasid inimese käitumist. Tagantjärele tarkusega teame me olukorrast rohkem ja oskame seetõttu paremini valida sõnu ja lähenemist. Olevikku puudutav tagasiside ei pruugi seevastu nii selgelt välja tuua käitumise paiknemist suures pildis.
Minevikku suunatud tagasiside tundub inimestele vähem ohtlik kui antud hetke kajastav tagasiside. Viimane pakub küll suurepärast õppimisvõimalust käitumisest tingitud reaktsioonide viivitamatu avaldamise näol, kuid suurendab oluliselt pettumise, pahameele või solvumise riski.
M. Goldsmith (2004) kasutab sellist mõistet nagu “edasiside”, viidates tehnikale, kus ei räägita mitte minevikust või olevikust, vaid hoopis tulevikust. Ehk siis partnerile soovitatakse tõhusamaid käitumisviise edaspidiseks ega kritiseerita tema senist käitumist. Ehkki ka edasiside puhul võib lugeda ridade vahelt varjatud tagasisidet varasemale sooritusele, ei mõju see piinlikkust või häbitunnet tekitavalt, mida negatiivne tagasiside pahatihti teeb.
Goldsmith ütleb, et edasiside on kiirem, sest jääb ära vajadus tõestada ja põhjendada oma sõnumit. Selle asemel võib öelda midagi seesugust: “Mul on paar mõtet, mis võivad sulle tulevikus kasulikud olla. Võta neid soovitusi täiesti neutraalselt – minu eesmärk pole hinnangut anda. Isegi kui sa saad neist vaid paari ideed kasutada, on juba hästi. See, mida sa ei vaja, lase kõrvust mööda.”
Edasiside sobib hästi tarkadele, edukatele ja endast heal arvamusel olevatele inimestele, kellel võib eriti raske olla kriitikat taluda. Siiski seab see ka piirid meetodi kasutatavusele. Vastasel juhul ei peaks me tagasisidest üldse enam rääkimagi! Mitte kõik inimesed ei võta edasisidet vastu. Ning häiriva või ebakohase käitumise muutmisel võib edasisides sisalduv sõnum jääda tähelepanuta.
Spontaanne või planeeritud tagasiside
Tagasiside võib olla spontaanne või planeeritud ja ette valmistatud tegevus. Spontaanse, hetke ajel antava tagasiside suureks eeliseks on väike ajaline viivis ning tagasiside andja ehe emotsionaalne reaktsioon, mis muudab sõnumi võimsamaks ja mõjusamaks. Samal ajal võib sõnum osutuda vastuvõtja jaoks ülemäära võimsaks. Emotsionaalselt pingelises olukorras kontrollivad inimesed vähem oma sõnu ja võivad öelda asju, mis ei ole vähemalgi määral abistavad, küll aga lammutavad usaldussuhet. Kui sõnum ületab tagasiside saaja vastuvõtuvõimet, siis seda ignoreeritakse või tõrjutakse.
Niikaua, kuni tagasiside andmise oskused ei ole kinnistunud, oleks otstarbekas tagasiside andmiseks varem valmistuda. Oskuste suurenedes võib suureneda ka spontaansus. Kuid ikkagi jäävad olukorrad, milleks ka kogemustega tagasisidestaja end ette valmistab. Kas või juba oma emotsioonide kontrolli alla saamiseks enne vestlust.
Ühest või mitmest allikast pärinev tagasiside
Ühest allikast pärinev tagasiside on ühe inimese suust või sulest tulev informatsioon, arvamus või hinnang. Isegi kui tagasiside andja viitab teistele allikatele: “Madli ja Kalle ütlesid ka, et…”, on tegemist ikkagi üheallikalise tagasisidega, sest tõena saab võtta vaid tagasiside andja enda seisukohta ja sõnumit. Kõik muu tema jutus on vahendatud ja seetõttu paratamatult filtreeritud.
Ühe inimese arvamust on kergem tõrjuda või eitada. Mitmest allikast pärineva tagasiside iseärasuseks ongi see, et on keerulisem tõrjuda tagasisidet, kui see tuleb mitmelt inimeselt korraga. Isegi kui tegemist on negatiivse või ebasoovitava tagasisidega. Tüüpilised mitmeallikalise tagasiside jagamise meetodid on kliendiuuringud, töörahulolu uuringud, 360° tagasiside-uuringud, grupiviisilised tagasiside-sessioonid ja koolitused.
Selgesõnaline või vihjav tagasiside
Igapäevaelus saame suure osa tagasisidet mitte otsesõnu, vaid kodeeritult. See käib vihjete ja viidete kaudu, mis tuleb meil kõigepealt lahti mõtestada selleks, et kätte saada selles peituv teade. Partneri kehakeel, tema näoilme, hääletoon ja mitteverbaalsed signaalid – näiteks ohkamine – on informatsiooniallikad, mis kannavad endas tagasisidet meile.
Kohtumise lõpus kella vaatava ja istmel niheleva partneri kehakeelne vihje on enamasti üheselt mõistetav: “Mu aeg on läbi, lõpeta nüüd kähku, ära hoia mind kauem kinni”.
Kuid enamasti on vihjavat tagasisidet palju keerukam dekodeerida. Töötaja on esitanud juhile ettepanekud tööprotsessi muutmiseks. Järgmisel koosolekul ei tule sellest juttu, kuid koosoleku alguses vaatab juht töötajale pikemalt otsa, noogutab ja naeratab kergelt. Mida see tähendab? Töötaja võib seda tõlgendada kui tunnustust oma tööle. Mida see aga tegelikult tähendas, ei saa me teada enne, kui küsime juhilt endalt.
Sageli annabki just kehakeel sõnumile selle tegeliku tähenduse. Kui kehakeeles antav sõnum läheb vastuollu verbaalse sõnumiga, kaldume me uskuma mitteverbaalset. Sõnad: “Suurepärane töö!”, öelduna iroonilise hääletooniga, pilku kõrvale pöörates ja kulmu kortsutades, ei ole kindlasti näide positiivsest tagasisidest.
Üks remondilukksepp rääkis mulle loo oma väljaõppest ja juhendajast, kellel oli kasutusel vaid üks tagasiside andmise meetod – mutrivõti. Mil iganes juhendatav mootori kallal pusides tegi vale liigutuse, sai ta mutrivõtmega vastu näppe. Laksud jätkusid niikaua, kuni õpilane leidis üles õige koha ja sooritas õige liigutuse. Ta õppis töövõtted ära, eriti selle, mida EI TOHI teha, kuid kas see oli kõige efektiivsem koolitusmeetod?
Vihjava tagasisidega kaasnevadki paljud probleemid:
• Inimene peab vaatlema, otsima ja märkama tagasisidele viitavaid signaale partneri kehakeeles ja sõnades. Vahel võivad need signaalid jääda märkamata.
• Inimene peab aru saama, kas märgatud signaal käis tema kohta või mõne teise inimese või sündmuse kohta.
• Inimene peab aru saama sõnumi tähendusest.
• Inimene peab otsustama, milline tema käitumise nüanss põhjustas saadud tagasiside.
Seega tuleb inimesel kõvasti pingutada, et vihjavast tagasisidest sotti saada ning vahel võib see põhjustada rohkem segadust ja kahju, kui meile meeldiks. Ometigi otsime me pidevalt neid signaale enda ümber. Seda eriti olukorras, kus selgesõnalist otsest tagasisidet napib.
Selgelt verbaliseeritud tagasiside peaks jätma vähe ruumi ülalloetletud probleemide jaoks ja olema seega parim viis sõnumi edastamiseks.
See on parim viis, mis meie käsutuses on, kuid kas see on ikka piisav sõnumi kohale viimiseks?
Tagasiside vastuvõtmine
Väljend “tagasiside andmine” on iseenesest juba mõnevõrra eksitav ja eelarvamusi tekitav lausung. See loob mulje, nagu oleks olemas kaks inimest, kellest üks omab tagasisidet ja teine mitte. Ning et see esimene inimene siis annab teisele oma varudest natuke tagasisidet. Või hoopis manustab, nagu ravimit? Seega on tagasiside kibe, kuid kasulik pill, mida tervise huvides aeg-ajalt sisse võtta tuleb?
Väljendid “tagasiside andmine” ja “tagasiside saamine” võivad luua ka mulje, nagu oleks tegemist mingi kompaktse asjaga, mis ulatatakse ühe inimese poolt teisele. See teine inimene, tagasiside saaja siis, kas võtab kogu selle kompsu vastu, või lükkab tagasi.
Tegelikkuses on asi palju keerulisem. Tagasiside puhul on harva tegemist ühe üksiku sõnumiga. Enamasti sisaldab sõnum informatsiooni rohkem kui ühe käitumusliku aspekti kohta, hõlmates lisaks ka teadlikkust iseendast, olukorrast ja vastaspoole reaktsioonidest. Nii tagasiside andja – sõnumi edastaja – kui ka kuulaja-vastuvõtja saavad aru (mõistavad):
• oma