Предлагается немедленно заменить правило от 28 сентября 1909 г. правилом 5а от 1 июня 1911 г. Прочтите новое правило внимательно, отметьте все изменения и пришлите в главную контору расписку о получении»[147].
Все вышеописанные моменты актуальны не только для бизнес-процессов, но и для другой документации, которая создается в компании.
Что же получается? Мы начали создавать систему, а получилась какая-то бюрократия с «кучей бумажек»? И да, и нет.
В моей практике некоторые сильные харизматичные руководители компаний, задавшись однажды этим вопросом, бросали систематизацию своего бизнеса и оставляли все как есть. Но это тупик[148].
Получается дилемма. С одной стороны, без формальных документов нельзя: именно в них описана архитектура вашей компании. С другой – это лишает бизнес мобильности. Раньше руководитель принимал решение – и тут же оно воплощалось в жизнь. А теперь надо сначала все обдумать, согласовать, внести изменения в документацию. Для многих ярких лидеров – это как серпом по самому важному месту. ☺
Выход – в создании максимально компактной документации, которую всегда поддерживают в актуальном состоянии. Руководители и сотрудники действительно используют ее в своей повседневной работе.
Например, на рабочем месте каждого сотрудника находятся краткие (в 1–2 страницы), понятные, актуальные схемы тех процессов, в которых он участвует. И все – никаких тебе должностных инструкций![149]
Если же описание вашего бизнеса – это многотомный труд, лежащий в сейфе у директора, то грош ему цена. Именно так часто происходит с документацией, которая разрабатывается в компании при создании системы менеджмента качества (СМК) на базе стандарта ИСО 9001. В итоге полезнейшая вещь оказывается пустой формальностью.
Для создания и ведения в компании документации перво-наперво надо определить, кто в компании будет за это отвечать. Такой человек нужен и в том случае, если в выстраивании системного бизнеса вам помогают внешние консультанты. В наших проектах с клиентами я всегда настаиваю на его назначении. Без него данная работа раньше-позже сходит на нет[150].
По сути, этот специалист держит в своих руках архитектуру вашего бизнеса. Да-да, это не «просто бумажки», а модель вашего бизнеса! И как качество автомобиля зависит от его конструкции, так и успешность бизнеса зависит от того, как он спроектирован.
В