На самом деле четко организованное делопроизводство существенно экономит время, позволяет вести точный учет финансов, обеспечивает интересы клиентов и безопасность юриста в случае конфликтов с ними. Оно может включать:
1. Базу данных клиентов (стационарную)[11].
2. Базу данных клиентов (мобильную).
«Текущих» клиентов (с которыми заключено соглашение) целесообразно вносить в телефонный справочник смартфона, для удобства коммуникаций способами, обеспечивающими безопасность данных.
От этой группы особыми метками[12] нужно отделять «холодных клиентов» (впервые обратившихся за помощью, но не заключивших соглашение на ведение дел), с тем чтобы интересоваться их проблемами, движением дела, причем не навязчивыми звонками, а перепиской в мессенджерах. Клиент, получающий такого рода внимание, возможно, примет решение в будущем воспользоваться услугами юриста, либо, по крайней мере, расскажет о практике.
3. Досье необходимо не только для работы по делу, но и для решения спорных вопросов во взаимоотношениях с клиентами, обобщения накопленного опыта.
Для ведения досье в бумажном виде удобно использовать пластиковые папки-скоросшиватели. Распечатывать в досье все материалы нет никакой необходимости, так как работу с документами можно осуществлять с помощью планшета. В бумажное досье помещаются доверенности, оригиналы документов, личные записи по делу. Сразу же после каждой операции, а не по окончании дела, целесообразно заполнять акт оказанных услуг.
Досье в полном виде формируется мной в электронной форме, путем фотокопирования всех без исключения материалов дела, с сохранением в отдельную папку файлов печатных документов (жалоб, заявлений и пр.). В обязательном порядке в составе досье по конкретному делу я веду электронный «Дневник»[13], в котором описываю план защиты, делаю пометки по каждым своим действиям в хронологическом порядке, вкратце излагаю содержание исследованных доказательств, а впоследствии использую эти заготовки для составления речи в письменном виде или процессуальных документов. Здесь же я анализирую сам ход дела, свои успехи и неудачи, поведение клиентов, спорные вопросы применения законодательства.
Электронную папку с делом я называю по фамилии клиента и наименованию дела, например: «ИВАНОВ О ВЫСЕЛЕНИИ».
Каждую папку я размещаю в более общую папку с наименованием категории спора. В рассмотренном случае – в папку «СПОРЫ О ВЫСЕЛЕНИИ», которая находится в общей папке «ЖИЛИЩНЫЕ СПОРЫ». Такое подробное сегментирование архива позволит в дальнейшем, когда накопится очень много информации, быстрее находить нужные документы, отрабатывать тактические приемы и методы профессиональной защиты по определенным категориям дел.