1 сентября 1920 года нарком иностранных дел Г.П.Чичерин написал письма наркому финансов Н.Н. Крестинскому о направлении в НКИД сотрудников для работы в шифровальном отделении: «Наши шифровальщики были и раньше перегружены работой, а теперь создалось полное несоответствие между их составом и работой. Увеличение состава наших шифровальщиков является теперь заданием первостепенной важности».
А 16 сентября 1920 года он написал письма В.И. Ленину о введении «предосторожностей по вопросу о персонале, связанном с шифровками», и предлагал ему, чтобы все сотрудники шифровального отделения или шифровальщики «были одобрены Оргбюро и Особым отделом ВЧК». По его мнению, было особенно необходимо тщательным образом подбирать «самокатчиков», которые бы развозили шифровки. В других письмах В.И. Ленину Г.П. Чичерин затронул такие вопросы, как правила рассылки шифротелеграмм, их хранения, охраны НКИД, особенно охраны шифровального отдела, для чего нарком предлагал назначить курсантов, «как это практикуется в Кремле».
В тот же месяц Политбюро российской коммунистической партии (далее – РКП) рассмотрело «предложение т. Ленина принять меры к усложнению шифров и к более строгой охране шифрованных сообщений». Политбюро постановило поручить наркому по военным и морским делам Л.Д.Троцкому, «организовать комиссию из представителей Наркомвоена, Наркоминдела, ЦК РКП и Наркомпочтеля». В.И.Ленин, досконально изучив вопрос, зная мнение НКИД и других заинтересованных ведомств, поручил найти пути наведения порядка в шифровальном деле руководству ВЧК, хотя шифровальные службы имелись и в других наркоматах.
Сразу же начала работать Государственная комиссия по вопросу «постановки шифровального дела в Республике». В связи с этим Г.П.Чичерин 25 сентября 1920 года докладывал в СНК, что «с понедельника у нас начнет работать т. Голубь, задача которого будет заключаться в превращении шифровок в официальные бумаги для рассылки их в таком совершенно изменённом виде обычным получателям».
А уже в конце 1920 года в НКИД был разработан «Циркуляр о шифрах». 1 марта 1921 года заведующим шифровальной частью был назначен И.М.Михель, бывший заведующий канцелярией НКИД.
2. Специальный отдел ВЧК
В десятых числах января 1921 года Коллегия ВЧК приняла решение о созыве совещания представителей заинтересованных ведомств для подготовки соответствующих предложений по созданию единой