VI. Unterrichtung über die Nichtabhilfe i.R.d. Rechtewahrnehmung (Abs. 4)
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Zur Erleichterung bildet der Abs. 4 ein Gegenstück zu Abs. 3 und sieht eine Unterrichtungspflicht auch für den Fall vor, dass der Verantwortliche auf den Antrag des Betroffenen hin nicht tätig wird. Er hat dies sodann dem Betroffenen mitzuteilen, zu begründen und daneben auf die Beschwerde- und gerichtlichen Rechtsschutzmöglichkeiten hinzuweisen. Wie schon für die Unterrichtungen nach Abs. 3 gilt auch für die Entscheidungsmitteilung nach Abs. 4 der Maßstab des Abs. 1 entsprechend[89]:
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Die Unterrichtung hat der Verantwortliche „ohne Verzögerung“, jedenfalls aber innerhalb eines Monats ab Eingang des Antrages zu übermitteln (Fristberechnung s. Rn. 53). Die Formulierung „ohne Verzögerung“ unterscheidet sich insoweit von Abs. 3. Damit soll wohl die unspezifische Wertung zum Ausdruck gebracht werden, der Verantwortliche solle im Falle einer ablehnenden Entscheidung strenger behandelt werden, als im Fall einer stattgebenden[90]. Praktische Unterschiede zwischen einem „unverzüglichen“ Handeln und einem solchen „ohne Verzögerung“ sind jedoch nicht ersichtlich[91].
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Abs. 4 knüpft an den Zeitpunkt an, in dem die Entscheidung, nicht tätig zu werden, gefallen ist[92]. Denn der Verantwortliche kann erst dann mitteilen, dass er auf Antrag des Betroffenen nicht tätig wird, wenn er diesen Entschluss selbst gefasst hat.
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Diskutiert wird, ob auch die Frist für die Unterrichtung gem. Abs. 4 entsprechend des Abs. 3 S. 2 verlängert werden kann, sofern dies im Einzelfall erforderlich ist[93]. Die Diskussion ist insoweit irreführend, als dass Abs. 4 ohnehin erst ab dem Zeitpunkt gilt, in dem der Verantwortliche die Entscheidung getroffen hat, nicht tätig zu werden. Wenn sich der Verantwortliche also aufgrund Anzahl und rechtlicher Komplexität der Anträge nach Abs. 3 S. 2 eine Fristverlängerung für eine weitere Prüfung ausbedingt, um zu prüfen, ob die Voraussetzungen für einen Anspruch des Betroffenen erfüllt sind, gilt zu diesem Zeitpunkt Abs. 3. Erst wenn sich der Verantwortliche daraufhin entscheidet, nicht tätig zu werden, gilt Abs. 4. Andernfalls könnte die Frist nach Abs. 3 S. 2 nur dann verlängert werden, wenn der Verantwortliche sich bereits zu diesem Zeitpunkt festlegt, dem Antrag stattzugeben. Die Fristverlängerung selbst wäre dann ein Präjudiz für die Entscheidung des Verantwortlichen. Dies wäre jedoch mit dem Sinn der Fristverlängerung, eine angemessene Prüfung zu ermöglichen, nicht vereinbar. Eine Fristverlängerung zu einem Zeitpunkt, in dem der Verantwortliche bereits abschließend entschieden hat, nicht tätig zu werden, ist hingegen ausgeschlossen, in der Praxis aber wohl in aller Regel auch nicht erforderlich.
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Die Unterrichtung hat eine Rechtsbehelfsbelehrung zu enthalten, d.h. einen Hinweis auf die Möglichkeit zur Einlegung einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 sowie gerichtliche Rechtsbehelfe nach Art. 79.
VII. Unentgeltlichkeit (Abs. 5)
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Im Unterschied zur bisherigen Rechtslage[94] muss die Information des Betroffenen bzw. die Versendung von Mitteilungen an diesen nunmehr grundsätzlich unentgeltlich erfolgen. Bisher war es möglich, die tatsächlich entstandenen Kosten von dem Betroffenen einzufordern, auch wenn von dieser Möglichkeit häufig kein Gebrauch gemacht wurde[95]. Insbesondere darf die Bereitstellung von Informationen nicht von einer Zahlung bzw. dem Kauf von Gütern oder Dienstleistungen abhängig gemacht werden.[96] Eigene Aufwendungen, die der Betroffene zur Geltendmachung seiner Rechte tätigt, muss er dagegen selbst tragen.[97]
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Allerdings sieht Abs. 5 von diesem Grundsatz in S. 2 Ausnahmen vor, um missbräuchliche und leichtfertig gestellte Anträge bereits von vornherein zu unterbinden[98]. Informationen nach Art. 13, 14 und 34 bleiben daher für den Betroffenen stets kostenfrei. Im Übrigen sind die Ausnahmen des S. 2 eng auszulegen, damit der Grundsatz der Unentgeltlichkeit wie auch die in Art. 15–22 genannten Rechte des Betroffenen selbst nicht praktisch unterlaufen werden.[99]
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Liegt ein offenkundig unbegründeter oder exzessiver Antrag vor, kann der Verantwortliche entweder ein angemessenes Entgelt verlangen oder sich weigern, aufgrund des Antrages tätig zu werden.
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Offenkundig unbegründet sind Anträge, deren Voraussetzung offensichtlich nicht bestehen[100]. Es muss also für einen verständigen Laien erkennbar sein, dass der Rahmen seiner Betroffenenrechte evident überschritten ist. Dies kann bspw. dann der Fall sein, wenn ein unberechtigter Dritte die Rechte des Betroffenen geltend macht oder der Betroffene die Löschung seiner Daten verlangt, obwohl der Verantwortliche ihm zuvor mitgeteilt hat, dass er keine ihn betreffenden Daten verarbeitet.[101] Die Ausnahme schützt Verantwortliche somit vor unverhältnismäßigem Aufwand, da nach Abs. 4 offensichtlich unbegründete Anträge jedenfalls einer Benachrichtigung bedürfen und somit administrativen Aufwand auslösen können. Bei Erstanträgen wird dies allerdings regelmäßig nicht anzunehmen sein. Ebenso liegt nicht schon ein offensichtlich unbegründeter Antrag vor, wenn der Betroffene sein Anliegen unklar formuliert. Insofern sollten keine zu hohen Anforderungen an die Detailkenntnisse des